alstria: Einladung zur ordentlichen Gesellschafterversammlung

alstria office Prime Portfolio GmbH & Co. KG

Hamburg

Einladung zur ordentlichen Gesellschafterversammlung
am 5. Juni 2024

Hiermit lädt die alstria office REIT-AG als geschäftsführende Kommanditistin gemäß § 6 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrags der alstria office Prime Portfolio GmbH & Co. KG in der Fassung vom 8. Juni 2022 (Gesellschaftsvertrag) (alstria office REIT-AG nachfolgend Geschäftsführende Kommanditistin) die Gesellschafter der alstria office Prime Portfolio GmbH & Co. KG (Gesellschaft) ein zur ordentlichen Gesellschafterversammlung am

Mittwoch, den 5. Juni 2024, 14:00 Uhr (MESZ), Einlass ab 13:30 Uhr (MESZ),
im Haus der Patriotischen Gesellschaft, 1. OG, Reimarus-Saal,
Eingang: Trostbrücke 6, 20457 Hamburg.

Tagesordnung der Gesellschafterversammlung

Teilnahme an der Gesellschafterversammlung, Ausübung des Stimmrechts und weitere Rechte der Gesellschafter

Kommanditisten, die im Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung in der Gesellschafterliste oder im Handelsregister der Gesellschaft namentlich eingetragen sind, sind gemäß § 8 Abs. 4 des Gesellschaftsvertrags zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung und zur Ausübung ihres Stimmrechts berechtigt.

Ehemalige Aktionäre der DO Deutsche Office AG bzw. ihre Rechtsnachfolger, die nicht in der Gesellschafterliste oder im Handelsregister eingetragen sind, sind zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung und zur Ausübung ihres Stimmrechts nur berechtigt, sofern sie der Komplementärin oder der Geschäftsführenden Kommanditistin (nachfolgend: Geschäftsführung) unter der folgenden Adresse nachweisen, dass und in welchem Umfang sie oder ihre Rechtsvorgänger zum Zeitpunkt des Formwechsels am 9. Dezember 2016 Aktien an der DO Deutsche Office AG hielten:

Der Nachweis muss der Geschäftsführung gemäß § 8 Abs. 4 Satz 2 des Gesellschaftsvertrags spätestens am siebten Tag vor der Gesellschafterversammlung (Nachweisstichtag), d.h. spätestens bis zum Ablauf des Mittwochs, 29. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), unter der vorgenannten Adresse zugehen. Der Nachweis bedarf der Textform (§ 126b BGB). Im Falle der Erbfolge ist der Nachweis durch Erbschein zu erbringen. Zudem ist zu erklären, dass eine zwischenzeitliche Veräußerung der Festkommanditanteile und ein Ausscheiden aus der Gesellschaft gegen Barabfindung gemäß § 207 UmwG nicht erfolgt ist. Ein Formular für den Nachweis und die Erklärung steht im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung zur Verfügung und kann über die E-Mail-Adresse GV@alstria-prime-portfolio.de angefordert werden.

Kommanditisten, die gemäß § 8 Abs. 4 des Gesellschaftsvertrags zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung berechtigt sind und an der Gesellschafterversammlung teilnehmen möchten, werden zur Vereinfachung des organisatorischen Ablaufs der Gesellschafterversammlung gebeten, der Geschäftsführung ihre Teilnahmeabsicht unter Angabe einer E-Mail-Adresse rechtzeitig, möglichst bis zum Ablauf des Mittwochs, 29. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), mitzuteilen. Die Mitteilung kann postalisch oder per E-Mail an folgende Adresse gerichtet werden:

Vollmachtserteilung

Kommanditisten, die gemäß § 8 Abs. 4 des Gesellschaftsvertrags zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung berechtigt sind, können sich in der Gesellschafterversammlung vertreten lassen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 8 Abs. 6 Satz 2 des Gesellschaftsvertrags i.V.m. § 126b BGB).

Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Gesellschafterversammlung durch den Bevollmächtigten vorgelegt werden oder im Vorfeld der Gesellschafterversammlung (bis zum Dienstag, 4. Juni 2024, 18:00 Uhr MESZ) durch Erklärung gegenüber der Geschäftsführung an folgende Adresse erfolgen:

Ein Vollmachtsformular steht im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung zur Verfügung und kann über die E-Mail-Adresse GV@alstria-prime-portfolio.de angefordert werden.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Als besonderen Service bieten wir den Gesellschaftern an, einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts auf der Gesellschafterversammlung zu bevollmächtigen. In diesem Fall müssen mit der Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Der Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Ein Vollmachts- und Weisungsformular steht im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung zur Verfügung und kann über die E-Mail-Adresse GV@alstria-prime-portfolio.de angefordert werden. Im Übrigen gelten die gleichen Form- und Fristerfordernisse wie bei der Bevollmächtigung einer anderen Person. Insbesondere müssen die Kommanditisten, die den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bevollmächtigen wollen, gemäß § 8 Abs. 4 des Gesellschaftsvertrags zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung berechtigt sein und dies entsprechend gegenüber der Gesellschaft nachweisen.

Kommanditisten, deren Festkapitalanteile zusammen 5% des Festkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können gemäß § 9 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrags verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an die Geschäftsführung zu richten. Es muss der Geschäftsführung mindestens 24 Tage vor der Gesellschafterversammlung zugehen. Dabei ist der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen, d.h. das Verlangen muss der Geschäftsführung bis spätestens zum Samstag, 11. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

Etwaige Ergänzungsverlangen sind schriftlich (§ 126 BGB) an folgende Adresse zu übermitteln:

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung veröffentlicht.

Jeder Kommanditist ist berechtigt, Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen zu den Punkten der Tagesordnung zu übersenden. Sollen die Gegenanträge von der Geschäftsführung bekannt gemacht werden, müssen sie der Geschäftsführung mit Begründung mindestens 14 Tage vor der Gesellschafterversammlung zugehen. Dabei ist der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen, d.h. die Gegenanträge müssen der Geschäftsführung bis spätestens zum Dienstag, 21. Mai 2024, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen.

Etwaige Gegenanträge sind schriftlich (§ 126 BGB) an folgende Adresse zu übermitteln:

Vorbehaltlich § 9 Abs. 2 Satz 2 des Gesellschaftsvertrags i.V.m. § 126 Abs. 2 und Abs. 3 AktG werden bekanntzumachende Gegenanträge von Kommanditisten einschließlich des Namens des Kommanditisten und der Begründung sowie etwaiger Stellungnahmen der Geschäftsführung hierzu im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung veröffentlicht.

Den Kommanditisten steht in den Angelegenheiten der Gesellschaft gemäß § 13 Abs. 2 Satz 1 des Gesellschaftsvertrags in der Gesellschafterversammlung ein Auskunftsrecht gegenüber der Geschäftsführung zu. Auf dieses Auskunftsrecht sowie die Voraussetzungen, unter denen eine Auskunft verweigert werden darf, findet § 131 AktG gemäß § 13 Abs. 2 Satz 2 des Gesellschaftsvertrags entsprechende Anwendung. Demnach ist jedem Kommanditisten auf Verlangen in der Gesellschafterversammlung von der Geschäftsführung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht der Geschäftsführung erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der alstria office Prime Portfolio GmbH & Co. KG zu den mit ihr verbundenen Unternehmen.

Entnahmen zu Lasten des Verrechnungskontos eines Gesellschafters

Gemäß § 14 Abs. 4 des Gesellschaftsvertrags kann jeder Gesellschafter von seinem Verrechnungskonto Entnahmen bis zur Grenze des darauf vorhandenen positiven Saldos tätigen. Entnahmen zu Lasten des Verrechnungskontos sind einmal jährlich zum 30. September oder, wenn dieses Datum auf einen Samstag, einen Sonntag oder einen gesetzlichen Feiertag in Hamburg fällt, am nächsten darauffolgenden Bankarbeitstag in Hamburg möglich.

Eine Entnahme ist demnach in diesem Jahr zum Montag, 30. September 2024, möglich. Die Entnahme ist mit einer Frist von einem Monat, d.h. spätestens bis zum Freitag, 30. August 2024, 24:00 Uhr, durch den jeweiligen Gesellschafter gegenüber der Komplementärin schriftlich unter Angabe eines Kontos zur Gutschrift des Entnahmebetrags anzukündigen (vgl. § 14 Abs. 4 Satz 2 des Gesellschaftsvertrags).

Der Ankündigung bedarf es nicht, wenn der Gesellschafter die Komplementärin schriftlich beauftragt hat, den jeweils auf seinen Festkapitalanteil entfallenden, entnahmefähigen Gewinnanteil zum 30. September bzw. am darauffolgenden Bankarbeitstag in Hamburg auf ein von ihm angegebenes Konto zu überweisen (vgl. § 14 Abs. 4 Satz 3 des Gesellschaftsvertrags).

Ein Formular für die Ankündigung der Entnahme bzw. den Auftrag der Überweisung gemäß § 14 Abs. 4 Satz 2 und Satz 3 des Gesellschaftsvertrags steht im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung zur Verfügung und kann über die E-Mail-Adresse GV@alstria-prime-portfolio.de angefordert werden.

Hinweise zum Datenschutz

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Kommanditisten und ihrer Bevollmächtigten sowie Gäste, die sich für die Gesellschafterversammlung der alstria office Prime Portfolio GmbH & Co. KG („wir, uns, Gesellschaft“) anmelden und/​oder an dieser teilnehmen (Versammlungsteilnehmer) ist uns sehr wichtig. Nachfolgend finden Versammlungsteilnehmer Informationen zu der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Gesellschafterversammlung.

Verantwortliche Stelle im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) ist:

Versammlungsteilnehmer können sich bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz gerne direkt an dataprotection@alstria.de oder unter den anderen oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Gesellschafterversammlung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten der Kommanditisten verarbeitet:

Haben Kommanditisten einen Dritten zur Ausübung ihres Stimmrechts benannt, werden zusätzlich die personenbezogenen Daten des Bevollmächtigten (insbesondere dessen Vor- und Nachname sowie dessen Wohnort und Kontaktdaten und die Höhe des vertretenen Kommanditanteils) verarbeitet.

Wir bitten die Kommanditisten, die Bevollmächtigten ausdrücklich darauf hinzuweisen und den Bevollmächtigten diese Datenschutzhinweise zur Verfügung zu stellen.

Von ggf. zur Gesellschafterversammlung zugelassenen Gästen werden Informationen zu Vor- und Nachnamen, Kontaktdaten (z.B. Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) sowie ggf. die Firma des Unternehmens, für das sie tätig sind, verarbeitet.

Personenbezogene Daten werden verwendet, um die Anmeldung und Teilnahme der Versammlungsteilnehmer (z.B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Kommanditisten die Ausübung ihrer Rechte (z.B. Wortmeldung und Stimmabgabe) im Rahmen der Gesellschafterversammlung (einschließlich der Erteilung, des Widerrufs und des Nachweises von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen.

Gemäß § 8 Abs. 7 des Gesellschaftsvertrags ist über den Verlauf der Gesellschafterversammlung und die gefassten Beschlüsse ein schriftliches Protokoll zu fertigen, das Ort und Tag der Gesellschafterversammlung, die Teilnehmer, die Gegenstände der Tagesordnung sowie die gefassten Beschlüsse wiedergibt. Vor diesem Hintergrund wird in der Gesellschafterversammlung ein Teilnehmerverzeichnis der erschienenen oder vertretenen Kommanditisten und der Bevollmächtigten von Kommanditisten mit Angabe ihres Namens und Wohnorts sowie der Höhe des vertretenen Kommanditanteils aufgestellt. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten der Versammlungsteilnehmer ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie beispielsweise registerrechtlicher Vorgaben sowie handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Versammlungsteilnehmer ist daher für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Gesellschafterversammlung zwingend erforderlich und erfolgt nur in dem zur Erreichung des jeweiligen Zwecks zwingend erforderlichen Maße. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Gesellschafterversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses, die Vorgaben des Gesellschaftsvertrages einzuhalten. Unter den oben genannten Kontaktdaten können Sie weitere Informationen zu der Interessenabwägung unter Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erhalten.

Die Daten der Versammlungsteilnehmer werden von Mitarbeitern der Geschäftsführenden Kommanditistin verarbeitet, soweit diese mit der Organisation der Gesellschafterversammlung befasst sind. Daneben bedienen wir uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Gesellschafterversammlung unterschiedlicher externer Dienstleister (Gesellschafterversammlungs- und Investor Relations Dienstleister und Berater), die ihren Sitz in dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) haben oder die Voraussetzungen der Vorschriften des Kapitel 5 DSGVO zur Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer erfüllen.

Verlangt ein Kommanditist, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, wird die Gesellschaft diese Gegenstände unter Angabe des Namens des Kommanditisten bei Vorliegen der im Gesellschaftsvertrag beschriebenen Voraussetzungen auf der Internetseite der Gesellschaft bekannt machen (vgl. § 9 des Gesellschaftsvertrags). Gleichfalls wird die Gesellschaft Gegenanträge von Kommanditisten bei Vorliegen der im Gesellschaftsvertrag beschriebenen Voraussetzungen unter Angabe des Namens des Kommanditisten auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich machen, d.h. veröffentlichen (vgl. im Einzelnen auch die vorstehende Erläuterung zu den Rechten der Kommanditisten).

Die Daten des Teilnehmerverzeichnisses können von anderen Kommanditisten und Versammlungsteilnehmern während der Versammlung eingesehen werden. Zudem wird das Teilnehmerverzeichnis als Teil der Niederschrift an Gesellschafter versendet, die eine Abschrift der Niederschrift verlangen (§ 8 Abs. 7 des Gesellschaftsvertrags). Darüber hinaus übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten der Versammlungsteilnehmer an Behörden, die die Daten in eigener Verantwortlichkeit verarbeiten (z.B. an Aufsichtsbehörden aufgrund gesetzlicher Vorschriften), Gerichte, Schiedsgerichte oder Rechtsberater.

Eine Übermittlung in das außereuropäische Ausland (d.h. außerhalb des EWR) ist nicht beabsichtigt.

Soweit personenbezogene Daten von den Versammlungsteilnehmern im Rahmen der Anmeldung zur Gesellschafterversammlung angegeben wurden, erhalten wir bzw. die von uns beauftragten Dienstleister die personenbezogenen Daten direkt von den Versammlungsteilnehmern selbst. Im Falle der Bevollmächtigung erhalten wir die personenbezogenen Daten des Bevollmächtigten von dem Versammlungsteilnehmer.

Die Gesellschaft muss personenbezogene Daten der Versammlungsteilnehmer verarbeiten, um ihnen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Gesellschafterversammlung zu ermöglichen. Stellt ein Versammlungsteilnehmer seine personenbezogenen Daten nicht bereit, kann ihm die Ausübung der gesellschafterversammlungsbezogenen Rechte ggf. nicht ermöglicht werden.

Grundsätzlich werden personenbezogenen Daten gelöscht, sobald sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, soweit uns nicht gesetzliche oder europarechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO)) zu einer weiteren Speicherung verpflichten. Für die im Zusammenhang mit Gesellschafterversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Weitere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem HGB und der AO, nach denen die Aufbewahrungsdauer bis zu zehn Jahre betragen kann.

Rein automatisierte Entscheidungsverfahren gemäß Art. 22 DSGVO oder ein Profiling werden nicht eingesetzt.

Versammlungsteilnehmer können sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung an dataprotection@alstria.de wenden, um ihre Rechte gemäß DSGVO auszuüben. Sofern jeweils die Voraussetzungen nach dem anwendbaren Recht vorliegen, haben Versammlungsteilnehmer das Recht auf:

Sonstige Hinweise

Zum Zwecke der Einlasskontrolle werden Kommanditisten bzw. ihre gesetzlichen Vertreter oder Bevollmächtigten gebeten, einen amtlichen Lichtbildausweis bereitzuhalten.

Die Einladung zur Gesellschafterversammlung sowie weitere Dokumente, insbesondere der Jahresabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2023 und etwaige Anträge von Kommanditisten, stehen alsbald nach der Einberufung der Gesellschafterversammlung bzw. nach Zugang bei der Gesellschaft im Internet unter www.alstria-prime-portfolio.de → Gesellschafterversammlung zur Verfügung.

Die Einberufung der Gesellschafterversammlung wurde im Bundesanzeiger vom 23. April 2024 bekannt gemacht. Ohne dass dies eine Voraussetzung für die Wirksamkeit oder die Rechtmäßigkeit der Einberufung der Gesellschafterversammlung ist, werden gemäß § 8 Abs. 3 Satz 4 des Gesellschaftsvertrags die in der Gesellschafterliste der Gesellschaft oder im Handelsregister eingetragenen Kommanditisten zusätzlich durch die Komplementärin mit einer Frist von zwei Wochen per E-Mail unter der der Komplementärin zuletzt mitgeteilten E-Mail-Adresse und unter Mitteilung der Tagesordnung zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung eingeladen.