Bekanntmachung „Datenaustausch mit den Zulassungsbehörden – Standards für die Datenübermittlung an das Kraftfahrt-Bundesamt“ – Version 1.0

1 Inhaltsverzeichnis

2 Verzeichnisse

2.1 Abkürzungsverzeichnis

2.2 Mitgeltende Dokumente

3 Allgemeines

4 Zulassung zum Verfahren

5 Grundsätze der Datenübermittlung

6 Übermittlung durch File-Transfer

7 Übermittlung durch Direkteinstellung und Abruf im automatisierten Verfahren (Online-Zugriff)

8 Plausibilitätsprüfung von Nachrichten, Fehlerbehandlung

9 Überwachung

10 Verantwortlichkeiten bei Datenübermittlungen

11 Gebührenabrechnung

12 Datenschutz und Datensicherung

13 Schlussbestimmungen

2.1 Abkürzungsverzeichnis

2.2 Mitgeltende Dokumente

[1] Antragsformular zu den Datenaustauschverfahren

[2] Beschreibung des Webservice „ZFZR-Mitteilung“

[3] Beschreibung des Webservice Anfragen und Auskünfte für Zulassungsbehörden

[4] Übermittlung von Mitteilungen an die Zentralen Register beim Kraftfahrt-Bundesamt (hier: Zentrales Fahrzeugregister) – Beschreibung der Elemente sowie der Arbeitsgänge

[5] Verfahrenshandbuch Datenübermittlung Kraftfahrzeugsteuer

[6] Verfahrenshandbuch eVB-Verfahren

[7] Verpflichtungserklärung für autonome Datenübermittlung (Eigenbetrieb) oder des Betreibers einer Kopfstelle

[8] Verpflichtungserklärung der abrufberechtigten Stelle zur Datenkommunikation über eine Kopfstelle

[9] System für asynchronen, behördenübergreifenden Informations- und Nachrichtenaustausch – Beschreibung des Webservice

[10] i-Kfz-Webservice – Beschreibung des Webservice

[11] Gebührenabrechnung¹

[12] Übermittlung durch File-Transfer

[13] Übermittlung von Mitteilungen an die Zentralen Register beim Kraftfahrt-Bundesamt (hier: Zentrales Fahrzeugregister) – Referenzdateien und Ausgaben des KBA

Der Zugang zu den mitgeltenden Dokumenten kann in der Anwenderbetreuung der GKS im KBA erfragt werden: gks-anwenderbetreuung@kba.de

Heute wird in öffentlichen Bereichen – wie auch beim Kraftfahrt-Bundesamt – auf gendergerechte Sprache geachtet. Es kann jedoch vorkommen, dass vor allem ältere Dokumente nicht diesem Anspruch genügen. Wir bitten dies im Hinblick auf den damit verbundenen redaktionellen Aufwand zu entschuldigen. Bei zukünftiger inhaltlicher Über­arbeitung werden diese Dokumente ebenfalls auf gendergerechte Sprache überprüft und gegebenenfalls angepasst.

3.1 Diese Standards regeln die Art und Weise der Durchführung der Datenübermittlung zwischen den Zulassungsbehörden und dem Kraftfahrt-Bundesamt

–

für die Übermittlungen nach § 60 Absatz 1 und 2 sowie § 65 Absatz 1 bis 4 FZV,

–

für die Übermittlungen der Zulassungsbehörden an das KBA nach § 8 Absatz 2 FZV und die Mitteilungen des KBA an die Zulassungsbehörden nach § 15 Absatz 7 FZV (REGINA),

–

für die Übermittlungen des KBA nach § 64 Absatz 2 FZV,

–

für den Abruf im automatisierten Verfahren nach § 66 FZV und

–

für die Bekanntgabe der Zulassungsentscheidung an den Großkunden nach § 39 FZV.

3.2 Diese Standards regeln außerdem die Übermittlung von Daten zwischen den ZulB und der für die Ausübung der Verwaltung der Kraftfahrzeugsteuer zuständigen Behörde zur Durchführung des Kraftfahrzeugsteuerrechts gemäß § 63 FZV.

3.3 Das KBA tritt hierbei als zentrale Kopf- und Verteilstelle zwischen den ZulB und der zuständigen Behörde zur Durchführung des Kraftfahrzeugsteuerrechts auf (siehe [5]).

3.4 Einzelheiten zu den zu übermittelnden Daten, deren Aufbau, Inhalt, Form und Format sind in den mitgeltenden Dokumenten (siehe Nummer 2.2) festgelegt. Änderungen können vom KBA vorgenommen werden, wenn sich der nach den rechtlichen Bestimmungen zu übermittelnde Datenumfang ändert oder andere Gründe eine geänderte Darstellung der Einzeldaten erfordern.

3.5 Das KBA hat die ZulB rechtzeitig über bevorstehende Änderungen zu unterrichten und – soweit rechtlich zu­lässig – sicherzustellen, dass für eine Übergangszeit Datensätze der jeweils vorherigen Fassung übermittelt werden können.

4.1 Die ZulB zeigen dem KBA die Absicht, am Datenübermittlungsverfahren teilzunehmen, mindestens drei Monate vor voraussichtlicher Aufnahme des Betriebs schriftlich unter Verwendung von [1] an. Es sind entsprechende Verpflichtungserklärungen abzugeben, siehe [7] und [8].

4.2 Die ZulB zeigen dem KBA die Absicht, das Fachverfahren zu wechseln, mindestens drei Monate vor voraussichtlicher Aufnahme des Betriebs schriftlich an.

4.3 Die ZulB hat sicherzustellen, dass eine E-Mail-Adresse für ein Supportpostfach sowie eine Support-Telefonnummer des Fachverfahrensanbieters im KBA bekannt ist. Diese Daten sind im Self-Service-Portal² oder per E-Mail an das KBA stets aktuell zu halten.

4.4 Nach § 34 Absatz 1 Satz 2 FZV dürfen Fachverfahrensanbieter sich nicht als Großkunden registrieren.

4.5 Das KBA erteilt vor Aufnahme des Echtbetriebs einen schriftlichen Bescheid über die Zulassung der ZulB zur Datenübermittlung, der folgende Angaben enthält:

–

Bezeichnung des Teilnehmenden, gegebenenfalls auch der beauftragten Stelle,

–

die Teilnahmeberechtigung, gegebenenfalls auch über die beauftragte Stelle,

–

Art der Datenfernübertragung (File-Transfer beziehungsweise die Möglichkeit eines Online-Zugriffs),

–

Beginn der Datenübermittlung,

–

die für die Datenübermittlung per File-Transfer vom KBA zugeteilte fünfstellige Anwendernummer beziehungsweise die für die Datenübermittlung per Direkteinstellung vom KBA zugeteilte zehnstellige Benutzerkennung.

4.6 Der Antrag auf Zulassung der ZulB ist vom KBA durch schriftlichen Bescheid abzulehnen, wenn der Antragstellende oder die von ihm beauftragte Stelle nicht die rechtlichen oder technischen Voraussetzungen für die Datenübermittlung erfüllt oder nicht die Gewähr für eine ordnungsgemäße Abwicklung bietet. Die Ablehnung ist zu be­gründen.

4.7 Die Benutzerkennung kann jederzeit aus wichtigem Grund gesperrt werden, insbesondere, wenn Mängel festgestellt werden, die zu einer erheblichen Störung des Arbeitsablaufs führen oder die IT-Sicherheit gefährden.

5.1 Die Datenübermittlung ist – je nach Zweck der Datenübermittlung – auf dem Wege der Direkteinstellung, dem Abruf im automatisierten Verfahren oder der Dateienübertragung (File-Transfer) möglich.

5.2 Die zu übermittelnden Daten von den ZulB sind dem KBA im Wege der Direkteinstellung oder der Dateienübertragung (File-Transfer) unverzüglich zu übermitteln (§ 60 Absatz 3 FZV).

5.3 Für die vollständige, rechtzeitige und richtige Übermittlung der Daten ist jeweils die übermittelnde Stelle verantwortlich.

6.1 Für die Übermittlung der Daten an das KBA ist eine oder sind bei Bedarf mehrere Datei(en) gemäß [12] zu erstellen.

6.2 Für den Abruf durch die ZulB stellt das KBA mindestens arbeitstäglich eine oder bei Bedarf mehrere Datei(en) gemäß [12] zum Abruf bereit. Die bereitgestellten Dateien sind arbeitstäglich abzurufen.

7.1 Die Übermittlung von Nachrichten im Online-Dialogbetrieb kann unter Berücksichtigung der oben genannten Voraussetzungen sowie der technischen Rahmenbedingungen für Webservices vorgenommen werden. Die Einzelheiten sind [2], [3] und [10] zu entnehmen.

7.2 Die Übermittlung von Nachrichten im Rahmen der Großkundenschnittstelle kann über SABRINA vorgenommen werden. Dabei sind die oben genannten Voraussetzungen sowie die technischen Rahmenbedingungen für Webservices zu berücksichtigen. Die Einzelheiten sind [9] zu entnehmen. Bei den in SABRINA einzustellenden PDF sind personenbezogene Metadaten untersagt.

8.1 Zur Fehlervermeidung sind die ZulB verpflichtet, nur gegen die Schemata entsprechend [9], [10] und [12] validierte Nachrichten zu übermitteln.

8.2 Die Anforderungen des [4] und [6] sind zu beachten.

8.3 Das KBA unterzieht die Nachrichten der ZulB einer Plausibilitätsprüfung.

8.4 Werden durch das KBA Fehler bei der Verarbeitung der Nachricht festgestellt, werden diese in nicht verarbeitbare und verarbeitbare Fehler kategorisiert und mit passendem Fehlercode entsprechend [13] der übermittelnden Stelle bereitgestellt.

8.5 Können Datenlieferungen der ZulB wegen erheblicher Mängel nicht verarbeitet werden, so kann innerhalb der in der Nummer 12.2 genannten Frist eine erneute Übermittlung angefordert werden.

9.1 Das KBA behält sich vor, auf Basis sämtlicher Verarbeitungsvorgänge mittels anonymisierter Datensätze unter Beachtung des Datenschutzes Kennzahlen für die Überwachung der Qualität der Verarbeitung zu erheben.

10.1 Die ZulB ist für die Vollständigkeit und inhaltliche Korrektheit der Datenübermittlungen an das Zentrale Fahrzeugregister, die Kfz-Steuerverwaltung und die Versicherungswirtschaft verantwortlich.

10.2 Das i-Kfz-Portal stellt für jeden positiv geprüften Antrag, unabhängig von der automatisierten Bescheidung oder einer erforderlichen Weiterbearbeitung durch einen Sachbearbeiter, die Antragsnachricht über den i-Kfz-Webservice des KBA der jeweils zuständigen ZulB in deren Fachverfahren als File-Transfer bereit.

10.3 Übermittelt das i-Kfz-Portal nach automatisierter Entscheidung unvollständige oder fehlerhafte Daten an die oben genannten Stellen, hat die Korrektur mit Hilfe des Fachverfahrens zu erfolgen.

11.1 Die Abrechnung von durch die ZulB an das KBA zu entrichtenden Gebühren erfolgt nach der Maßgabe des [11].

12.1 Bei der Aufnahme des Datenaustauschs gibt die ZulB an, ob sie die Datenübermittlung im Eigenbetrieb oder mit Hilfe einer Kopfstelle vornimmt. Sofern die Kopfstelle noch keinen Antrag auf Datenaustausch mit dem KBA gestellt hat, wird diese dazu vom KBA aufgefordert. Neben dem Antrag auf Datenaustausch muss die Kopfstelle ein Sicherheitskonzept vorlegen. Die ZulB kann den Datenaustausch erst aufnehmen, wenn auch die Kopfstelle die Berech­tigung zum Datenaustausch durch das KBA erhält.

12.2 Die übermittelten Daten sind von der ZulB zu protokollieren und für die Dauer von sechs Monaten auf­zubewahren.

12.3 Soweit zur Beseitigung von Fehlern im Einzelfall eine längere Protokollierungsfrist erforderlich wird, ist diese zwischen den übermittelten Stellen und dem KBA zu vereinbaren.

12.4 Absender und Empfänger der Daten sind für die Datenschutz- und Datensicherungsmaßnahmen im jeweiligen Bereich verantwortlich.

13.1 Diese Standards für die Datenübermittlung zum Datenaustausch mit den Zulassungsbehörden werden mit dieser Erstveröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger und im Verkehrsblatt bekanntgemacht und treten in dieser Version zum 1. September 2023 in Kraft.

13.2 Darüber hinaus werden sie und ihre Änderungen auf der Internetseite des KBA veröffentlicht. Auf die Änderungen wird im Verkehrsblatt hingewiesen (§ 8 Absatz 4 FZV).

13.3 Diese Standards ersetzen die SDÜ-ZFZR-MIT und setzen diese zum 1. September 2023 außer Kraft.