Bekanntmachung „Datenaustausch mit i-Kfz-Portalen – Standards für die Datenübermittlung an das Kraftfahrt-Bundesamt“ – Version 1.0

1 Inhaltsverzeichnis

2 Verzeichnisse

2.1 Abkürzungsverzeichnis

2.2 Mitgeltende Dokumente

3 Einleitung

4 Zulassung zur Teilnahme am Verfahren der Großkundenschnittstelle

4.1 Teilprozesse zur Zulassung zur Teilnahme am Verfahren

4.2 Einhaltung der Mindestsicherheitsanforderungen an die internetbasierte Fahrzeugzulassung

5 Anforderungen an den Betrieb der i-Kfz-Portale

5.1 Selbstverpflichtungen

5.1.1 Ansprechpersonen nennen

5.1.2 Verfügbarkeit

5.1.3 Wartungs- und Störungsmitteilungen

5.1.4 Meldung von Datenschutzverstößen und Informationssicherheitsvorfällen

5.1.5 Korrektheit und fortlaufende Aktualisierung der relevanten Daten

5.2 Anforderungen an den Support für den Betrieb des i-Kfz-Portals

5.3 Einsatz einer abgenommenen Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

6 Anforderungen an die Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

6.1 Selbstverpflichtungen

6.1.1 Ansprechpersonen nennen

6.1.2 Korrektheit und fortlaufende Aktualisierung der relevanten Daten

6.1.3 Anforderungen an den Support für die Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

6.1.4 Protokollierung der handelnden Personen

6.2 Anforderungen an die Verarbeitung der Zulassungsanträge

6.3 Nutzung von XKfz

6.4 Anforderungen an die Einrichtung und Anbindung des i-Kfz-Webservice

6.5 Anforderungen an den Abruf der Zulassungsanträge

6.6 Verfügbarkeit der beteiligten Systeme

6.7 Anforderungen an die Einrichtung und Nutzung von SABRINA

6.8 Abnahme der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

7 Überwachung und Sanktionen durch das KBA

8 Schlussbestimmungen

2.1 Abkürzungsverzeichnis

2.2 Mitgeltende Dokumente

[1] i-Kfz-Webservice – Beschreibung des Webservice

[2] Übermittlung von Mitteilungen an die Zentralen Register beim Kraftfahrt-Bundesamt (hier: Zentrales Fahrzeugregister) – Referenzdateien und Ausgaben des KBA

[3] Übermittlung von Mitteilungen an die Zentralen Register beim Kraftfahrt-Bundesamt (hier: Zentrales Fahrzeugregister) – Beschreibung der Elemente sowie der Arbeitsgänge

[4] System für asynchronen, behördenübergreifenden Informations- und Nachrichtenaustausch – Beschreibung des Webservice

[5] Großkundenschnittstelle – Festlegungen zum Support

[6] Software-Abnahme zur Anbindung an die GKS

[7] Verfahrenshandbuch Datenübermittlung Kraftfahrzeugsteuer

[8] Automatisierte Verfahren der GDV DL – Gesamt-Verfahrenshandbuch

Der Zugang zu den mitgeltenden Dokumenten kann in der Anwenderbetreuung der Großkundenschnittstelle im Kraftfahrt-Bundesamt erfragt werden: gks-anwenderbetreuung@kba.de

Heute wird in öffentlichen Bereichen – wie auch beim Kraftfahrt-Bundesamt – auf gendergerechte Sprache geachtet. Es kann jedoch vorkommen, dass vor allem ältere Dokumente nicht diesem Anspruch genügen. Wir bitten dies im Hinblick auf den damit verbundenen redaktionellen Aufwand zu entschuldigen. Bei zukünftiger inhaltlicher Über­arbeitung werden diese Dokumente ebenfalls auf gendergerechte Sprache überprüft und gegebenenfalls angepasst.

Gemäß § 18 Absatz 3 Fahrzeug-Zulassungsverordnung (FZV) ist das Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) berechtigt, für die Nutzung der Großkundenschnittstelle (GKS) Standards für die Datenübermittlung zu erlassen.

Die vorliegenden Standards der Datenübermittlung beschreiben insbesondere die Rahmenbedingungen und Voraussetzungen an die Portale für internetbasierte Fahrzeugzulassung (i-Kfz-Portale) im Sinne des § 19 FZV und deren Datenaustausch mit der GKS im Sinne des § 33 FZV sowie die daraus resultierenden Anforderungen. Damit richtet sich dieses Dokument an die i-Kfz-Portalbetreiber, an die Hersteller von Anwendungssoftware für i-Kfz-Portale und die Zulassungsbehörden (ZulB) als beauftragende Stelle.

Das vorliegende Dokument wird um die in Nummer 2.2 aufgeführten mitgeltenden Dokumente ergänzt, die als Bestandteil der vorliegenden Standards zur Datenübermittlung anzusehen und damit verbindlich umzusetzen sind.

4.1 Teilprozesse zur Zulassung zur Teilnahme am Verfahren

Die Zulassung zur Teilnahme am Verfahren der GKS kann i-Kfz-Portalen nur erteilt werden, wenn folgende An­forderungen erfüllt sind:

1.

Der i-Kfz-Portalbetreiber authentifiziert sich mittels seines ELSTER-Unternehmenskontos an einem Self-Service-Portal¹ des KBA oder, sofern der i-Kfz-Portalbetreiber seinen Sitz im Ausland und kein ELSTER-Organisationszertifikat hat, per E-Mail beim KBA. Dabei sind alle geforderten Angaben wahrheitsgemäß auszufüllen. Insbesondere ist zu bestätigen, dass die Anforderungen des vorliegenden Dokuments (insbesondere Nummer 4.2 und 5) erfüllt sind. Nur die Umsetzung der Anforderungen und damit der Vorschriften über die internetbasierte Fahrzeugzulassung (Stufe 4 i-Kfz) führt zur Zulassung zur Teilnahme am Verfahren als i-Kfz-Portal im Sinne des § 19 FZV.

2.

Der Hersteller der Anwendungssoftware authentifiziert sich mittels seines ELSTER-Unternehmenskontos an einem Self-Service-Portal¹ des KBA oder, sofern der Hersteller seinen Sitz im Ausland und kein ELSTER-Organisationszertifikat hat, per E-Mail beim KBA. Dabei sind alle geforderten Angaben wahrheitsgemäß auszufüllen. Insbesondere ist zu bestätigen, dass die Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals die Vorgaben des vorliegenden Dokuments (insbesondere Nummer 6) erfüllt. Die Anwendungssoftware muss zusätzlich vom KBA abgenommen sein.

Sofern die Einhaltung der MSA-i-Kfz von der ZulB im vorliegenden Fallszenario gefordert ist (siehe Nummer 4.2), muss die ZulB zur Teilnahme am Verfahren zugelassen werden. Die Zulassung zur Teilnahme am Verfahren der GKS kann der ZulB nur erteilt werden, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:

1.

Die ZulB muss die Einhaltung der MSA-i-Kfz nachweisen.

2.

Die ZulB muss sich mittels eines vom KBA zur Verfügung gestellten Antrags per E-Mail unter Angabe des zu nutzenden i-Kfz-Portals melden. Alle im Antrag geforderten Angaben sind wahrheitsgemäß auszufüllen.

Ein i-Kfz-Portal kann für das Verfahren der GKS nur in Betrieb genommen werden, wenn sowohl das i-Kfz-Portal als auch, sofern relevant, die jeweilige Zulassungsbehörde zum Verfahren zugelassen sind.

Die ZulB als verantwortliche Stelle muss die Umsetzung und Einhaltung der fachlichen und technischen Anforderungen für ihr i-Kfz-Portal sicherstellen.

4.2 Einhaltung der Mindestsicherheitsanforderungen an die internetbasierte Fahrzeugzulassung

Die Einhaltung der Mindestsicherheitsanforderungen an die internetbasierte Fahrzeugzulassung (MSA-i-Kfz) nach § 18 Absatz 3 Nummer 2 FZV ist für die Handelnden des für den jeweiligen Fall zutreffenden Fallszenarios, die in den MSA-i-Kfz beschrieben sind, verpflichtend.

Zum Zeitpunkt des Antrags zur Zulassung des i-Kfz-Portals zur Stufe 4 i-Kfz muss zwingend der Nachweis der Einhaltung der MSA-i-Kfz zur Stufe 4 i-Kfz erbracht worden sein (Status „gültig“ oder „eingeschränkt gültig“ im Sinne der MSA-i-Kfz).

5.1 Selbstverpflichtungen

5.1.1 Ansprechpersonen nennen

Der i-Kfz-Portalbetreiber benennt Ansprechpersonen für Rücksprachen mit dem KBA unter Angabe von: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

5.1.2 Verfügbarkeit

Der i-Kfz-Portalbetreiber sichert eine ununterbrochene Verfügbarkeit für die GKS mit einer jährlichen Mindest­verfügbarkeit von 99,5 % außerhalb von Wartungsfenstern zu.

Abzugszeiten sind die Zeiten, in denen das Gesamtsystem nicht zur Verfügung steht aufgrund von Störungen, die dem i-Kfz-Portalbetreiber nicht zuzurechnen sind, insbesondere aufgrund von höherer Gewalt, Störungen verursacht durch Komponenten außerhalb des Verantwortungsbereichs des i-Kfz-Portalbetreibers oder Missbrauch der Software.

Ausfallzeiten sind die Zeiten, in denen das Angebot aufgrund von dem i-Kfz-Portalbetreiber zuzurechnenden Störungen nicht zur Verfügung steht.

Der i-Kfz-Portalbetreiber erbringt Wartungsleistungen an Hardware-, Software- und Netzwerkkomponenten nur Montag bis Donnerstag zwischen 21 Uhr und 22 Uhr mitteleuropäische Zeit (MEZ).

Wartungsleistungen dürfen dabei nur mit mindestens fünf Tagen Abstand zum Monatswechsel und maximal zwei Mal im Monat erbracht werden.

5.1.3 Wartungs- und Störungsmitteilungen

Wartungsleistungen sind dem KBA mindestens 14 Kalendertage vorab über eine Mitteilungsfunktion im Self-Service-Portal² des i-Kfz-Portalbetreibers beziehungsweise bei i-Kfz-Portalbetreibern mit Sitz im Ausland und ohne ELSTER-Organisationszertifikat per E-Mail an das KBA anzukündigen. Dabei ist anzugeben, welche Komponenten betroffen sind und wie lange der Ausfall voraussichtlich dauern wird. Der i-Kfz-Portalbetreiber ist verpflichtet, Störungen, bei denen absehbar ist, dass sie einen Zeitraum von einer Stunde überschreiten, unverzüglich über die Mitteilungs­funktion im Self-Service-Portal² beziehungsweise bei i-Kfz-Portalbetreibern mit Sitz im Ausland und ohne ELSTER-Organisationszertifikat per E-Mail an das KBA zu melden und dort auch eine Aussage über die erwartete Dauer der Störung zu machen.

5.1.4 Meldung von Datenschutzverstößen und Informationssicherheitsvorfällen

Der i-Kfz-Portalbetreiber verpflichtet sich, Datenschutzpannen und IT-Sicherheitsvorfälle von Systemen, die mit der GKS interagieren, unverzüglich an den externen Service-Desk des KBA (Telefonnummer: +49 461/​316 1400) zu melden.

Die Zulassungsbehörden verpflichten sich, Verstöße der i-Kfz-Portalbetreiber gegen datenschutzrechtliche Vor­schriften unverzüglich per E-Mail zu melden, an die Verfahrensbetreuung im Sachgebiet 211 unter:

211-verfahrensbetreuung@kba.de

5.1.5 Korrektheit und fortlaufende Aktualisierung der relevanten Daten

Der i-Kfz-Portalbetreiber verpflichtet sich, alle bei Antrag zur Zulassung zur Nutzung der GKS geforderten Angaben an das KBA fortlaufend zu aktualisieren und zu pflegen. Der i-Kfz-Portalbetreiber ist für die korrekte Angabe der ge­forderten Daten verantwortlich.

Die Daten können im Self-Service-Portal² bzw. bei i-Kfz-Portalbetreibern mit Sitz im Ausland und ohne ELSTER-Organisationszertifikat per E-Mail an das KBA gepflegt werden.

5.2 Anforderungen an den Support für den Betrieb des i-Kfz-Portals

Der i-Kfz-Portalbetreiber hat Supportdienstleistungen entsprechend den Vorgaben in [5] bereitzustellen.

5.3 Einsatz einer abgenommenen Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

Das KBA nimmt Anwendungssoftware für i-Kfz-Portale nach den Vorgaben der Nummer 6.8 ab und veröffentlicht diese in einer Liste. Nicht abgenommene Versionen der Anwendungssoftware sind für i-Kfz-Portalbetreiber nicht wählbar.

Änderungen an der Anwendungssoftware oder ein Wechsel der Anwendungssoftware für das i-Kfz-Portal sind dem KBA mitzuteilen.

6.1 Selbstverpflichtungen

6.1.1 Ansprechpersonen nennen

Der Hersteller der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals benennt Ansprechpersonen für Rücksprachen mit dem KBA unter Angabe von: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

6.1.2 Korrektheit und fortlaufende Aktualisierung der relevanten Daten

Der Hersteller der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals verpflichtet sich, alle bei Antrag zur Zulassung zur Nutzung der GKS geforderten Angaben an das KBA fortlaufend zu aktualisieren und zu pflegen. Der Hersteller der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals ist für die korrekte Angabe der geforderten Daten verantwortlich.

Die Daten können im Self-Service-Portal³ bzw. bei Herstellern der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals mit Sitz im Ausland und ohne ELSTER-Organisationszertifikat per E-Mail an das KBA gepflegt werden.

6.1.3 Anforderungen an den Support für die Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

Der Anbieter der Anwendungssoftware eines i-Kfz-Portals hat Supportdienstleistungen mindestens entsprechend den Vorgaben in [5] bereitzustellen.

6.1.4 Protokollierung der handelnden Personen

Der Hersteller der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals bestätigt, dass mindestens folgende Daten protokolliert werden:

–

Eindeutige Benutzerkennung, Vorname, Nachname,

–

IP-Adresse als eindeutige Kennung des genutzten Gerätes,

–

Umfang des Zugriffs (Zeitstempel, abgesandter Zulassungsantrag als XKfz-Nachricht).

Die Archivierung der Protokolldaten ist für sechs Monate sicherzustellen und im Falle einer Überprüfung an das KBA zu übergeben. Bei Sicherheitsvorfällen sind die Protokolldaten – auch über diesen Zeitraum hinaus – bis zum Abschluss der Untersuchungen oder bis zur Übergabe an die Strafverfolgungsbehörden aufzubewahren.

6.2 Anforderungen an die Verarbeitung der Zulassungsanträge

Die ZulB ist dafür verantwortlich, dass ihr i-Kfz-Portal Anträge entsprechend der Regelungen der FZV vollständig und korrekt prüft.

Bei Anträgen, die zuvor durch die GKS angereichert und validiert wurden, sind zwingend nachfolgende Funktionen wiederholt durchzuführen:

1.

Abruf und Prüfung des Sicherheitscodes der ZB II,

2.

Abruf und Prüfung der Versicherungsdaten anhand der eVB-Nummer.

Unabhängig vom Automatisierungsgrad hat das i-Kfz-Portal jeden positiv geprüften Antrag über den i-Kfz-Webservice (siehe [1]) an das Fachverfahren der zuständigen ZulB zu senden.

Im Falle einer automatisierten Bescheidung muss das i-Kfz-Portal eine Mitteilung an das ZFZR entsprechend [2] und [3] senden. Diese umfasst ebenfalls die an die Kfz-Steuerverwaltung und die Versicherungswirtschaft zu sendenden Daten entsprechend [7] und [8].

Bei einer Verarbeitung von Anträgen der GKS sind der vorläufige Zulassungsbescheid und ggfs. weitergehende Daten an den Großkunden zu übermitteln (Nachricht 0709). Hierfür hat das Portal die Kommunikationsplattform SABRINA [4] zu verwenden.

Dokumentennummern und Sicherheitscodes können bei einer automatisierten Bescheidung nicht übermittelt werden. Diese sind nach Ausfertigung der Dokumente von der ZulB nachzumelden.

6.3 Nutzung von XKfz

Für die Übermittlung von Anträgen an und von den i-Kfz-Portalen (innerbehördliche Verarbeitung) wird ausschließlich die im XKfz-Standard vorgegebene Nachrichtenstruktur des elektronischen Antrags verwendet (Nachricht 0707). Die Spezifikation des XKfz-Standards ist im XRepository unter folgender Adresse einsehbar:

https:/​/​www.xrepository.de/​details/​urn:xoev-de:kba:standard:xkfz

Das KBA kommuniziert über die Verfahrensbetreuung des ZFZR, wann welche Version des XKfz-Standards produktiv zu verwenden ist.

Anträge der GKS sind immer durch eine XKfz-konforme Quittung zu bestätigen, welche zwingend die Angaben der zuständigen Supporteinheit (siehe 6.1.3) umfasst.

Quittungen sind so zu gestalten, dass sie für den Empfänger spezifisch und eindeutig sind. Hierzu ist gegebenenfalls der Freitextzusatz zu nutzen.

6.4 Anforderungen an die Einrichtung und Anbindung des i-Kfz-Webservice

Der i-Kfz-Webservice bietet den i-Kfz-Portalen relevante Dienste, welche zur Durchführung der Prüfung von Zu­lassungsanträgen benötigt werden. Die Modalitäten zur Einrichtung und Nutzung des i-Kfz-Webservice sind [1] zu entnehmen.

Ist für die zuständige ZulB kein zugelassenes i-Kfz-Portal der Stufe 4 i-Kfz beim KBA hinterlegt oder ist dieses nicht erreichbar, wird der Antrag durch die Bereitstellung durch den i-Kfz-Webservice im Postfach der ZulB an das Fachverfahren zur weiteren Entscheidung übermittelt.

Neue Funktionalitäten des i-Kfz-Webservice werden durch die Verfahrensbetreuung des ZFZR bekanntgegeben und sind zeitnah nach Bekanntgabe durch die i-Kfz-Portale zu nutzen.

6.5 Anforderungen an den Abruf der Zulassungsanträge

Jede i-Kfz-Portalinstanz muss zyklisch (Richtwert: alle zwei Sekunden) die vom KBA bereitgestellte Schnittstelle zum Abruf von Zulassungsanträgen aufrufen (siehe [1]). Die Schnittstelle gibt eine Sammelnachricht zurück, welche Anträge enthält.

Erfolgt ein Abruf eines Antrags nicht binnen 30 Sekunden, wird der Antrag an das Fachverfahren der zuständigen ZulB ausgesteuert.

Die Bearbeitung und Entscheidung soll durch die i-Kfz-Portalinstanz binnen 30 Sekunden (ab Abruf) fertiggestellt sein. Jede Entscheidung muss die i-Kfz-Portalinstanz dem KBA quittieren. Quittungen dürfen gesammelt übermittelt werden. Jede Quittung bringt dabei die positive oder die begründete, negative Entscheidung über die Zulassung zum Ausdruck.

Wird eine Verarbeitungszeit von 30 Sekunden überschritten, ist eine synchrone Weiterverarbeitung nicht möglich. Der Großkunde erhält die Möglichkeit zur späteren Statusabfrage. Wird eine Bearbeitungszeit von 300 Sekunden nach Abruf überschritten, wird davon ausgegangen, dass die Verarbeitung aus technischen Gründen in der i-Kfz-Portalinstanz abgebrochen ist. In einem solchen Fall wird der Antrag an das Fachverfahren der zuständigen Zulassungsbehörde geleitet. Quittungen zu diesen Anträgen werden abgelehnt.

6.6 Verfügbarkeit der beteiligten Systeme

Anhand des zyklischen Aufrufs (siehe Nummer 6.5) nimmt das KBA regelmäßig zur Kenntnis, dass das i-Kfz-Portal aktiv und technisch erreichbar ist. Bleibt der Aufruf für 30 Sekunden aus, wird von einer Störung ausgegangen.

Informationen zum Status der i-Kfz-Portalinstanz werden durch das KBA gespeichert und beteiligten Stellen bekanntgegeben.

6.7 Anforderungen an die Einrichtung und Nutzung von SABRINA

Nach § 39 FZV wird die Entscheidung der ZulB dem Großkunden in Form eines elektronischen Bescheides in einem beim KBA eingerichteten Postfach oder einem für ihn eingerichteten Postfach nach § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes bereitgestellt. Dazu hat das KBA das System für asynchronen, behördenübergreifenden Informations- und Nachrichtenaustausch (SABRINA) geschaffen.

Die Modalitäten zur Einrichtung und Nutzung von SABRINA sind [4] zu entnehmen.

Die für den fachlichen Kontext zu verwendenden Nachrichten richten sich nach dem XKfz-Standard.

Bei den in SABRINA einzustellenden PDF sind personenbezogene Metadaten untersagt.

6.8 Abnahme der Anwendungssoftware des i-Kfz-Portals

Das KBA führt und veröffentlicht eine Liste der zugelassenen Anwendungssoftware für i-Kfz-Portale und Versionen. Ist eine Version der Anwendungssoftware nicht in der Liste der zugelassenen Anwendungssoftware für i-Kfz-Portale und Versionen aufgeführt, muss sie durch das KBA fachlich-technisch abgenommen werden. Die genauen Modalitäten zur Software-Abnahme können [6] entnommen werden.

Änderungen an der Anwendungssoftware sind dem KBA mitzuteilen.

Die Zulassung zur Teilnahme am Verfahren wird ohne Befristung erteilt. Nach erteilter Zulassung wird das i-Kfz-Portal der ZulB in die Überwachung einbezogen. Diese erfolgt stichprobenbasiert oder anlassbezogen durch das KBA und setzt in der Regel die Mitwirkung des i-Kfz-Portalbetreibers voraus. Sollte sich bei einer solchen Prüfung heraus­stellen, dass die Anforderungen durch den i-Kfz-Portalbetreiber nicht beziehungsweise nicht mehr erfüllt sind, kann ihm die Berechtigung entzogen werden. Das in den MSA-i-Kfz beschriebene Ermahnungsverfahren zur Behebung der Mängel gilt analog.

Auf Basis sämtlicher Prozesse inklusive der Verarbeitungsvorgänge in der GKS werden aus anonymisierten Datensätzen Kennzahlen generiert, die sowohl der Überwachung als auch der Erstellung von Geschäftsstatistiken dienen.

8.1 Diese Standards für den Datenaustausch mit i-Kfz-Portalen – Standards für die Datenübermittlung an das Kraftfahrt-Bundesamt werden mit dieser Erstveröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger und im Verkehrsblatt bekanntgemacht und treten in dieser Version zum 1. September 2023 in Kraft.

8.2 Darüber hinaus werden sie und ihre Änderungen auf der Internetseite des KBA veröffentlicht. Auf Änderungen der Hauptversionen wird im Bundesanzeiger und im Verkehrsblatt hingewiesen (§ 18 Absatz 3 FZV).