Bekanntmachung der Begründung der Verordnung über den Betrieb eines Videokommunikationssystems für notarielle Urkundstätigkeiten (NotViKoV)

Durch das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) vom 5. Juli 2021 (BGBl. I S. 3338) wird für bestimmte Fälle die Möglichkeit der notariellen Beurkundung von Willenserklärungen und der öffentlichen Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen mittels Videokommunikation geschaffen. Dazu werden in das Beurkundungsgesetz (BeurkG) unter anderem die neuen § 16a Absatz 1 und § 40a Absatz 1 Satz 1 eingefügt. Diese sehen für Zwecke der vorgenannten Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation die obligatorische Nutzung eines von der Bundesnotarkammer betriebenen Videokommunikationssystems vor. § 78 Absatz 1 Satz 1 Nummer 10 der Bundesnotarordnung in der ab dem 1. August 2022 geltenden Fassung (BNotO n. F.) weist der Bundesnotarkammer dementsprechend die Aufgabe zu, ein entsprechendes Videokommunikationssystem zu betreiben, während § 78p BNotO n. F. nähere Regelungen dazu enthält, wie diese Aufgabe erfüllt werden soll.

Das Bundesministerium der Justiz hat nach § 78p Absatz 3 der Bundesnotarordnung (BNotO) im Einvernehmen mit dem Bundesministerium des Inneren und für Heimat die näheren Einzelheiten zu dem von der Bundesnotarkammer zu betreibenden Videokommunikationssystem durch Rechtsverordnung zu regeln. Mit der vorliegenden Verordnung über den Betrieb eines Videokommunikationssystems für notarielle Urkundstätigkeiten (NotViKoV) wird von dieser Ermächtigung Gebrauch gemacht.

Diese Verordnung trifft die näheren Bestimmungen über die Einrichtung des Videokommunikationssystems, den ­technischen Betrieb des Videokommunikationssystems, die für die Funktionen des Videokommunikationssystems erforderlichen Datenverarbeitungen, die Datensicherheit und die Erteilung und Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zu dem Videokommunikationssystem.

Keine.

Der Erlass der NotViKoV beruht auf der Ermächtigung aus § 78p Absatz 3 BNotO. Es ist das Einvernehmen mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat erforderlich.

Die Verordnung dient der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/​1151 des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 20. Juni 2019 zur Änderung der Richtlinie 2017/​1132 im Hinblick auf den Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht (ABl. L 186 vom 11.7.2019, S. 80) (im Folgenden: Digitalisierungsrichtlinie). Die Umsetzung dieser Richtlinie ist für die Bundesrepublik Deutschland infolge der Ausübung der Verlängerungsoption mit Erklärung gegenüber der Europäischen Kommission vom 27. Oktober 2020 größtenteils bis spätestens zum 1. August 2022 sowie in Teilen bis zum 1. August 2023 verpflichtend vorgeschrieben.

Die Verordnung ist auch im Übrigen mit dem Recht der Europäischen Union sowie mit völkerrechtlichen Verträgen, die die Bundesrepublik Deutschland abgeschlossen hat, vereinbar.

1. Rechts- und Verwaltungsvereinfachung

Die Regelungen der Verordnung fördern den elektronischen Rechtsverkehr.

Die neu eingeführten Regelungen dienen der Bereitstellung eines Videokommunikationssystems, das zur Online-Beurkundung von Bargründungen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung sowie zu Online-Beglaubigungen von bestimmten Registeranmeldungen erforderlich ist. Sie tragen zu einer Vereinfachung für den Rechts- und Geschäftsverkehr bei, da die vorgenannten Urkundstätigkeiten zukünftig ohne Präsenztermin bei Notarinnen und Notaren ­mittels Online-Verfahren durchgeführt werden können.

2. Nachhaltigkeitsaspekte

Die Verordnung steht im Einklang mit den Leitgedanken der Bundesregierung zur nachhaltigen Entwicklung im Sinne der Deutschen Nachhaltigkeitsstrategie, die der Umsetzung der UN-Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung dient.

Indem die geplanten Regelungen die Digitalisierung und den elektronischen Rechtsverkehr bei der Inanspruchnahme notarieller Urkundstätigkeiten im Handels- und Gesellschaftsrecht fördern, leisten sie einen Beitrag zum Nachhaltigkeitsziel 16 „Friedliche und inklusive Gesellschaften für eine nachhaltige Entwicklung fördern, allen Menschen Zugang zur Justiz ermöglichen und leistungsfähige, rechenschaftspflichtige und inklusive Institutionen auf allen Ebenen ­aufbauen“, insbesondere zur Leistungsfähigkeit von Institutionen (Unterziel 16.6). Indem die Einführung des Videokommunikationssystems dazu führt, dass physische Präsenztermine entfallen und somit unnötige Wegstrecken für die Beteiligten eingespart werden können, ermöglicht die Verordnung zudem eine Reduzierung von Treibhausgasemissionen und Ressourcennutzung. Sie leistet hierdurch einen Beitrag zu den Nachhaltigkeitszielen 12 „Nachhaltige Konsum- und Produktionsmuster sicherstellen“ und 13 „Umgehend Maßnahmen zur Bekämpfung des Klimawandels und seiner Auswirkungen ergreifen“.

Die Verordnung folgt damit dem Prinzip 1 „Nachhaltige Entwicklung als Leitprinzip konsequent in allen Bereichen und bei allen Entscheidungen anwenden“ sowie dem Prinzip 4 „Nachhaltiges Wirtschaften stärken“ der Prinzipien einer nachhaltigen Entwicklung der Deutschen Nachhaltigkeitsstrategie.

3. Haushaltsausgaben ohne Erfüllungsaufwand

Keine.

4. Erfüllungsaufwand

Der Erfüllungsaufwand, der im Zusammenhang mit der Einführung notarieller Online-Verfahren einschließlich der Einrichtung des Videokommunikationssystems nach § 78p BNotO n. F. durch die Bundesnotarkammer und dessen Nutzung durch Amtspersonen, Bürgerinnen und Bürger sowie die Wirtschaft entsteht, wurde bereits umfassend im Regierungsentwurf des DiRUG (Bundestagsdrucksache 19/​28177, S. 67 bis 83) dargestellt. Darüber hinaus entsteht durch die NotViKoV kein zusätzlicher Erfüllungsaufwand.

5. Weitere Kosten

Die im Zusammenhang mit der Einführung notarieller Online-Verfahren entstehenden weiteren Kosten wurden bereits umfassend im Regierungsentwurf des DiRUG (Bundestagsdrucksache 19/​28177, S. 83 f.) dargestellt. Darüber hinaus entstehen durch die NotViKoV keine zusätzlichen weiteren Kosten für die Wirtschaft oder für soziale Sicherungssysteme. Auch sind keine Auswirkungen auf Einzelpreise und das Preisniveau, insbesondere auf das Verbraucherpreisniveau, zu erwarten.

6. Weitere Regelungsfolgen

Sonstige Auswirkungen auf die Verbraucherinnen und Verbraucher oder gleichstellungspolitisch relevante oder ­demografische Auswirkungen sind ebenfalls nicht zu erwarten. Insbesondere betrifft die NotViKoV die Belange von Notarinnen und Notaren in gleichem Maße. Soweit in der NotViKoV insbesondere die Bezeichnungen „Notar“ oder „Notariatsverwalter“ in der männlichen Form verwendet werden, sind hiermit Männer und Frauen gleichermaßen angesprochen. Eine geschlechtergerechte Formulierung ist nicht erfolgt, weil die der NotViKoV zugrundeliegenden Normen der BNotO und des BeurkG durchgehend nur die männliche Form verwenden. Dies wurde in der NotViKoV fortgeführt, um einen Widerspruch zwischen gesetzlicher Regelung und daran jeweils anknüpfender Verordnung zu vermeiden.

Eine Befristung der NotViKoV ist nicht angezeigt. Die Einführung von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation nach den §§ 16a bis 16e, 40a des Beurkundungsgesetzes in der ab dem 1. August 2022 geltenden Fassung (BeurkG n. F.) ist auf Dauer angelegt. Diese Regelungen erfordern eine stabile rechtliche Grundlage für das Videokommunikationssystem.

Eine eigenständige Evaluierung der NotViKoV ist nicht erforderlich. In Artikel 3 der Digitalisierungsrichtlinie ist eine Evaluierung der in die Richtlinie (EU) 2017/​1132 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2017 über bestimmte Aspekte des Gesellschaftsrechts (ABl. L 169 vom 30.6.2017, S. 46) eingefügten Bestimmungen durch die Europäische Kommission vorgesehen, die überwiegend bis spätestens 1. August 2025 sowie teilweise bis 1. August 2026 durchzuführen ist. Zusätzlich zum nationalen Beitrag zur Evaluierung der Vorgaben der Digitalisierungsrichtlinie soll unter anderem überprüft werden, ob sich die technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für das mit dem DiRUG eingeführte notarielle Online-Verfahren bewährt haben (vergleiche hierzu im Einzelnen Bundestagsdrucksache 19/​28177, S. 84 f.).

§ 1 NotViKoV definiert für diese Verordnung zentrale Begriffe.

Zu Nummer 1

Nummer 1 definiert den Begriff des Vorgangs als einen in dem Videokommunikationssystem gespeicherten Datensatz zu einer Urkundstätigkeit. Welche Daten in einem Vorgang zusammengefasst werden dürfen und wer Zugriff auf einen Vorgang hat, bestimmt im Einzelnen § 5 NotViKoV.

Zu Nummer 2

Nummer 2 definiert den Begriff der Amtsperson. Als solche kommen Notarinnen und Notare, Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter sowie Notarvertretungen in Betracht.

Zu Nummer 3

Nummer 3 definiert den Begriff des Beteiligten und unterscheidet hierbei zwischen dem Fall der Beurkundung von Willenserklärungen (Buchstabe a) und dem Fall der Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur (Buchstabe b).

Zu Buchstabe a

Für den Fall der Beurkundung von Willenserklärungen mittels Videokommunikation nach den §§ 16a bis 16e BeurkG n. F. wird wegen des Begriffs des Beteiligten auf § 6 Absatz 2 BeurkG verwiesen. Beteiligte in diesem Sinne sind demnach die Erschienenen, deren im eigenen oder fremden Namen abgegebene Erklärungen beurkundet werden sollen.

Zu Buchstabe b

Im dritten Abschnitt des BeurkG, der Regelungen betreffend sonstige Beurkundungen einschließlich der Beglaubigung qualifizierter elektronischer Signaturen enthält, hat der Gesetzgeber bewusst auf die Verwendung des Begriffs des Beteiligten verzichtet (vergleiche Bundestagsdrucksache V/​3282, S. 37). Für den Fall der Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur mittels Videokommunikation nach § 40a BeurkG n. F. ist eine Verweisung auf eine entsprechende Begrifflichkeit des BeurkG daher nicht möglich. In Buchstabe b wird der in dieser Verordnung verwendete Begriff des Beteiligten für diesen Fall daher eigenständig bestimmt, nämlich als eine Person, welche die qualifizierte elektronische Signatur anerkennt.

Zu Nummer 4

Nummer 4 definiert den Begriff der hinzugezogenen Person. Dies sind Personen, deren Zuziehung zu einer Urkundstätigkeit nach dem BeurkG vorgesehen ist. Zu den hinzugezogenen Personen zählen Dolmetscherinnen und Dolmetscher, Verständigungspersonen sowie Zeuginnen und Zeugen.

Zu Nummer 5

Nummer 5 definiert den Begriff des Dritten als eine Person, die eine Urkundstätigkeit auf Veranlassung eines Beteiligten begleitet, ohne selbst Beteiligter oder hinzugezogene Person zu sein.

Als Dritte kommen unter anderem Rechtsberaterinnen und Rechtsberater sowie Steuerberaterinnen und Steuerberater in Betracht, die nicht im Sinne der Nummer 3 an dem Urkundsgeschäft beteiligt sind, aber im Rahmen der Vorbereitung der Durchführung oder des Vollzugs hinzugezogen werden. Da diese Personen nicht Beteiligte im Sinne der Nummer 3 sind, kann von einer Identifizierung dieser Personen durch die Amtsperson sowie von der Erstellung eines Signaturzertifikats für diese Personen abgesehen werden. Dies hat zur Folge, dass in Bezug auf Dritte im Regelfall weniger Daten zur Person erhoben und verarbeitet werden müssen.

Zu Nummer 6

Nummer 6 definiert den Begriff des Nutzers. Es handelt sich um einen Oberbegriff für Personen, die das Videokommunikationssystem als Beteiligte (Nummer 3), hinzugezogene Personen (Nummer 4) oder Dritte (Nummer 5) nutzen.

Nutzer des Videokommunikationssystems können ausschließlich natürliche Personen sein. Hinsichtlich der Beteiligten und der hinzugezogenen Personen ergibt sich dies bereits aus den Vorgaben des BeurkG. Für andere Nutzer, ­namentlich Dritte, folgt die Beschränkung auf natürliche Personen unmittelbar aus den Begriffsbestimmungen nach Nummer 5 beziehungsweise Nummer 6, denn nur natürliche Personen können eine Urkundstätigkeit „begleiten“ oder das Videokommunikationssystem „nutzen“. Juristische Personen und andere Personenvereinigungen können das System indirekt über eine Vertreterin oder einen Vertreter nutzen und so an Online-Verfahren teilnehmen.

Zu Nummer 7

Nummer 7 definiert den Begriff „Nutzerdaten“. Dieser Begriff umfasst die Daten zu einem Nutzer, die in der Bestimmung im Einzelnen aufgezählt werden. Es handelt sich um personenbezogene Daten zu Nutzern, die zur Anbahnung, zur Vorbereitung, zur Durchführung oder zum Vollzug einer Urkundstätigkeit von Bedeutung sein können. Inwieweit Nutzerdaten mittels des Videokommunikationssystems verarbeitet werden dürfen, bestimmt sich nach § 13 NotViKoV.

Zu Nummer 8

Nummer 8 definiert den Begriff „Sachverhaltsdaten“. Er bezeichnet sämtliche Daten zu den Einzelheiten einer Urkundstätigkeit einschließlich der dafür relevanten oder zu prüfenden personenbezogenen Daten und Verfahrensinformationen. Mit Blick auf die notarielle Willenserforschungs- und Sachverhaltsermittlungspflicht nach § 17 Absatz 1 BeurkG ist der Begriff weit zu verstehen. Die in Bezug auf Urkundstätigkeiten zu ermittelnden Informationen lassen sich nicht abschließend beschreiben. Die Amtsperson muss in der Lage sein, sich ein umfassendes Bild vom Willen der Beteiligten und dem zugrundeliegenden Sachverhalt machen zu können. Spiegelbildlich müssen die rechtsuchenden Bürger die Möglichkeit haben, der Amtsperson mittels des Videokommunikationssystems auch solche Informationen zur Prüfung zu übermitteln, die sich im Rahmen der notariellen Prüfung letztlich als unbeachtlich herausstellen. Erfasst sind daher sämtliche Angaben und Informationen, die zu der betreffenden Urkundstätigkeit mittels des Videokommunikationssystems ausgetauscht werden.

§ 2 NotViKoV orientiert sich an § 55 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) und regelt, welche Personen eine technische Zugangsberechtigung zum Videokommunikationssystem erhalten ­können oder müssen. Das bedeutet, dass das technische System den Zugang ermöglichen muss, und dass alle notwendigen Mitwirkungen durch die beteiligten Stellen erfolgen müssen. In der Rechtsfolge beschreibt § 2 NotViKoV daher vor allem Realakte. Die Einräumung einer technischen Zugangsberechtigung bedeutet, dass die tatsächlichen Voraussetzungen dafür geschaffen werden, dass eine bestimmte natürliche Person das Videokommunikationssystem nutzen kann.

Zu Absatz 1

Absatz 1 zählt die Personen auf, denen eine technische Zugangsberechtigung zu dem Videokommunikationssystem zu gewähren ist.

Nach den Nummern 1 bis 3 ist Notarinnen und Notaren, Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern sowie Notarvertretungen eine technische Zugangsberechtigung zu gewähren. Die grundlegende Voraussetzung für die Gewährung einer technischen Zugangsberechtigung an diese Amtspersonen ist die Eintragung im Notarverzeichnis. Diese wird von den Notarkammern vorgenommen und verpflichtet die Bundesnotarkammer, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, dass der im Notarverzeichnis eingetragenen Amtsperson die technischen Zugangsberechtigungen zum Videokommunikationssystem erteilt werden können.

Nach Nummer 4 ist auch solchen Personen eine technische Zugangsberechtigung zu gewähren, die beabsichtigen, das Videokommunikationssystem als Beteiligter, hinzugezogene Person oder Dritter zu nutzen. Die Zugangsberechtigung kann nur einer natürlichen Person erteilt werden. Eine juristische Person kann indirekt über eine Vertreterin oder einen Vertreter, die oder der sich als Nutzer registriert, an einem Online-Verfahren teilnehmen.

Zu Absatz 2

Nach Absatz 2 soll Personen, die bei Notarinnen oder Notaren oder Notariatsverwalterinnen oder Notariatsverwaltern beschäftigt sind, eine technische Zugangsberechtigung zum Videokommunikationssystem eingeräumt werden können. Die jeweilige beschäftigende Amtsperson soll die Möglichkeit erhalten, weitere, abgeleitete Zugangsberechtigungen zu erteilen, wobei diese erforderlichenfalls in ihrem Umfang eingeschränkt werden können sollen. Auf diese Weise kann es eine Amtsperson den bei ihr beschäftigten Personen ermöglichen, die Vorbereitung und den Vollzug von Urkundstätigkeiten ebenso zu unterstützen wie in Präsenzverfahren. Da auch Personen, die der Amtsperson zur Ausbildung zugewiesen sind, wie etwa die Notarassessorin oder der Notarassessor, in die Vorbereitung und Vollzug der Urkundstätigkeit einbezogen sein sollen, sind sie ebenfalls unter den Begriff der bei der Amtsperson beschäftigten Personen zu fassen.

Zu Absatz 3

Absatz 3 bestimmt durch einen Verweis auf § 5 Absatz 3 bis 5 NotAktVV, dass Personen nach § 2 Absatz 1 und 2 NotViKoV, denen eine technische Zugangsberechtigung gewährt wird, körperliche Zugangsmittel und Wissensdaten, die sie für den Zugang zum Videokommunikationssystem nutzen, dritten Personen nicht überlassen beziehungsweise preisgeben dürfen, und weiter durch geeignete Vorkehrungen sicherstellen müssen, dass Gleiches nicht durch die bei ihm beschäftigten Personen geschieht.

§ 3 NotViKoV ist § 58 NotAktVV nachgebildet und bestimmt, durch welche Personen die Überleitung oder Einräumung von technischen Zugangsberechtigungen zum Videokommunikationssystem faktisch veranlasst werden darf. Durch diese parallele Regelung wird für Amtspersonen und bei diesen beschäftigten Personen die Möglichkeit einer einheitlichen Nutzerverwaltung für das Elektronische Urkundenarchiv und das Videokommunikationssystem eröffnet. Die Vorschrift regelt im Wesentlichen die Möglichkeiten zur Gestaltung des Systems und enthält Einschränkungen hinsichtlich des Vorgangs der Einräumung und der Überleitung von technischen Zugangsberechtigungen. Die Bundesnotarkammer hat dabei das System so zu gestalten, dass die Notarkammern an der Überleitung und der Einräumung der technischen Zugangsberechtigungen mitwirken können.

Zu Absatz 1

Absatz 1 betrifft die technische Zugangsberechtigung der Notarinnen und Notare sowie der Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 und 2 NotViKoV. Danach ist diesen die technische Zugangsberechtigung durch die jeweilige Notarkammer einzuräumen. Die Notarkammern haben somit dafür zu sorgen, dass Notarinnen und Notare sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern stets die ihrer Amtstätigkeit korrespondierende technische Zugangsberechtigung offensteht. Ein Vorstandsbeschluss ist hierzu nicht erforderlich. Die Mitwirkung der Notarkammer beschränkt sich auf die Eintragung der Amtsperson im Notarverzeichnis, die die Grundlage für die Einräumung der technischen Zugangsvoraussetzung bildet.

Zu Absatz 2

Nach Absatz 2 Satz 1 soll Notarvertretungen die technische Zugangsberechtigung im Regelfall durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt werden. Das führt nicht zu einer Beeinträchtigung der technischen Zugangsberech­tigung der zu vertretenden Amtsperson, diese besteht vielmehr unverändert fort. Die zu vertretende Amtsperson muss bei der Einräumung der technischen Zugangsberechtigung mitwirken und die Berechtigung der Notarvertretung im System freischalten.

Nach Satz 2 sollen die Notarkammern einer Notarvertretung die technische Zugangsberechtigung einräumen können, wenn dies nicht durch die zu vertretende Amtsperson geschieht. Erfasst sind Fälle, in denen die zu vertretende Amtsperson zur Mitwirkung bei der Einräumung nicht bereit oder in der Lage ist. Die Notarkammern haben somit dafür zu sorgen, dass der Notarvertretung stets die ihrer Amtstätigkeit korrespondierende technische Zugangsberechtigung offensteht.

Zu Absatz 3

Nach Absatz 3 Satz 1 ist die technische Zugangsberechtigung solchen Personen, die beabsichtigen, das Videokommunikationssystem als Beteiligter, hinzugezogene Person oder Dritter zu nutzen, durch die Bundesnotarkammer einzuräumen. Mit Blick auf den Urkundsgewährungsanspruch nach § 15 Absatz 1 BNotO ist die Einräumung einer technischen Zugangsberechtigung, soweit eine Nutzung für ein notarielles Online-Verfahren in Betracht kommt, an keine weiteren Voraussetzungen geknüpft. Sie steht daher auch nicht im Ermessen der Bundesnotarkammer. Die Bundesnotarkammer kann festlegen, dass die technische Zugangsberechtigung in der Regel automatisiert erteilt wird.

Nach Absatz 3 Satz 2 setzt die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung bei Beteiligten und hinzugezogenen Personen eine Registrierung unter Nachweis der Identität mittels eines elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels voraus. Hierdurch wird sichergestellt, dass die genannten Nutzer mit authentischen (Nutzer-)Daten im System registriert sind und auch der Amtsperson für die Vorbereitung der Urkunde authentische (Nutzer-)Daten zur Verfügung stehen. Davon abgesehen ist die Registrierung technisch notwendig um zu gewährleisten, dass die für die technische Abwicklung der Identitätsfeststellung nach § 10 Absatz 2 NotViKoV sowie die Ausstellung des Signaturzertifikats nach § 12 Absatz 3 Satz 4 NotViKoV benötigten Daten rechtzeitig im System zur Verfügung stehen. Zudem kann die befasste Amtsperson auf der Grundlage der Registrierung das Ablaufdatum des verwendeten elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels prüfen. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass der elektronische Identitätsnachweis oder das Identifizierungsmittel im Zeitpunkt des Beurkundungstermins noch gültig sein werden. Dies ist erforderlich, weil in einem notariellen Online-Verfahren – anders als in einem Präsenzverfahren – stets nur gültige elektronische Identitätsnachweise und Identifizierungsmittel verwendet werden können, um eine qualifizierte elektronische Signatur auszulösen. Die Registrierung dient somit der reibungslosen Vorbereitung und Durchführung der Urkundstätigkeiten. Für Anmeldungen im Videokommunikationssystem durch registrierte Nutzer, die lediglich etwa der Einsichtnahme in Dokumente oder dem Austausch von Dokumenten oder Nachrichten dienen können, ­bedarf es keiner erneuten Identifizierung mittels elektronischen Identitätsnachweises. Vielmehr erhalten registrierte Nutzer zu diesen Zwecken mittels Benutzername und Passwort Zugang zum Videokommunikationssystem.

Bei Personen, die beabsichtigen, das Videokommunikationsystem als Dritte zu nutzen, ist für die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung keine Identifizierung mittels elektronischen Identitätsnachweises vorgeschrieben. Im Rahmen der Registrierung sind Benutzername und Passwort anzugeben. Dritte werden allerdings nur auf Veranlassung eines Beteiligten zum Urkundsvorgang hinzugezogen (§ 1 Nummer 5 NotViKoV), um etwa als Angehörige oder Berater teilzunehmen. Damit kann ein Dritter nur an Videokonferenzen teilnehmen, zu denen er eingeladen wird. Die Erhebung und Speicherung von (Nutzer-)Daten Dritter ist zur Durchführung der Beurkundung nicht notwendig. (Nutzer-)Daten dieser Personen werden zur Vorbereitung der Urkunde durch die Amtsperson typischerweise nicht benötigt. Anders als Beteiligte oder hinzugezogene Personen sind Dritte im Rahmen der Beurkundung auch nicht zu identifizieren. Sie benötigen auch kein Signaturzertifikat, weil ein Signieren von Dokumenten durch diese Personen beurkundungsrechtlich nicht vorgesehen ist. Mangels Erforderlichkeit soll daher auf eine Identifizierung dieser Personen mittels elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels verzichtet und Dritten so ein möglichst niederschwelliger Zugang ermöglicht werden.

Für die unterschiedlichen Zugriffsrechte wird ein Rollen- und Berechtigungskonzept erstellt. Nach § 6 NotViKoV hat die Bundesnotarkammer geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung der missbräuchlichen Ausübung von technischen Zugangsberechtigungen sowie von Zugriffsmöglichkeiten auf Vorgänge zu treffen. Diese ­Maßnahmen sind nach § 15 Absatz 2 Satz 2 NotViKoV in einem Funktions- und Sicherheitskonzept festzulegen und umzusetzen. Wegen der laufenden Weiterentwicklung der Technik und den damit verbundenen ständig neuen Bedrohungen und Risiken für die Integrität der technischen Zugangsberechtigungen kann zukünftig eine Anpassung des Anmeldeverfahrens für Nutzer erforderlich werden. Die Erforderlichkeit einer Anpassung hat die Bundesnotarkammer im Rahmen der regelmäßigen Überprüfung des Funktions- und Sicherheitskonzepts zu bewerten.

Die Sätze 3 und 4 bestimmen, welche Daten im Rahmen der Registrierung unter Verwendung eines elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels auszulesen und als Nutzerdaten zu speichern sind. Es handelt sich hierbei um die Daten, die auch für die technische Abwicklung der Identitätsfeststellung nach § 10 Absatz 2 NotViKoV sowie die Ausstellung von Signaturzertifikaten und das Erstellen von qualifizierten elektronischen Signaturen nach § 12 Absatz 3 NotViKoV benötigt werden.

Nach Satz 3 sind dies bei Verwendung eines elektronischen Identitätsnachweises nach § 16c Satz 1 Nummer 1 BeurkG n. F. der Familienname, gegebenenfalls der Geburtsname, der Vorname oder die Vornamen, gegebenenfalls ein Doktorgrad, der Tag der Geburt, der Ort der Geburt, die Anschrift, die Staatsangehörigkeit, die Dokumentenart, der letzte Tag der Gültigkeitsdauer sowie das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen. Damit enthält die Bestimmung für die Zwecke der Registrierung von Beteiligten oder hinzugezogenen Personen im Videokommunikationssystem eine Festlegung, welche nach § 18 Absatz 3 Satz 2 des Personalausweisgesetzes (PAuswG) potentiell übermittelbaren Daten für dieses Verfahren konkret benötigt werden. Insoweit werden aus dem Kreis der dort aufgezählten Daten diejenigen Daten benannt, die bei Verwendung eines elektronischen Identitätsnachweises zur Registrierung zu übermitteln sind. Hiervon unberührt bleibt § 18 Absatz 3 Satz 1 PAuswG (gegebenenfalls in Verbindung mit § 12 Absatz 3 Satz 2 des eID-Karte-Gesetzes beziehungsweise § 78 Absatz 5 Satz 2 des Aufenthaltsgesetzes), wonach zur Überprüfung, ob ein gesperrter oder abgelaufener elektronischer Identitätsnachweis vorliegt, immer das Sperrmerkmal und die Angabe, ob der elektronische Identitätsnachweis gültig ist, zu übermitteln sind. Diese Daten sind damit bereits aufgrund der genannten ausweisrechtlichen Vorschriften zwiFngend bei der Durchführung eines elektronischen Identitätsnachweises auszulesen, ohne dass es hierzu einer gesonderten Regelung in der NotViKoV bedürfte. Entsprechendes gilt, soweit in § 10 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 und § 12 Absatz 3 Satz 4 Nummer 1 NotViKoV auf Satz 3 verwiesen wird.

Nach Satz 4 sind die genannten Daten auch bei Verwendung eines elektronischen Identifizierungsmittels eines anderen Mitgliedstaates der Europäischen Union nach § 16c Satz 1 Nummer 2 BeurkG n. F. auszulesen und als Nutzerdaten zu speichern, soweit sie in dem Datensatz des Identifizierungsmittels enthalten sind. Nach Artikel 11 Absatz 1 in Verbindung mit Nummer 1 des Anhangs der Durchführungsverordnung (EU) 2015/​1501 der Kommission vom 8. September 2015 über den Interoperabilitätsrahmen gemäß Artikel 12 Absatz 8 der Verordnung (EU) Nr. 910/​2014 des Europäischen Parlaments und des Rates über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (ABl. L 235 vom 9.9.2015, S. 1) muss der Mindestdatensatz einer natürlichen Person Familienamen, Vornamen, das Geburtsdatum und eine eindeutige Kennung als obligatorische Merkmale enthalten. Bei elektronischen Identifizierungsmitteln ist daher anstelle des dienste- und kartenspezifischen Kennzeichens diese eindeutige Kennung auszulesen und zu speichern.

Die technischen Einzelheiten des Auslesevorgangs werden in dieser Verordnung bewusst nicht abschließend festgelegt. Grund hierfür ist zum einen, dass eine flexible Fortentwicklung des Videokommunikationssystems sowie eine Anpassung an neue technische Lösungen in der Zukunft ermöglicht werden soll. Der Verzicht auf technische Detailfestlegungen beruht außerdem darauf, dass sich insbesondere das Auslesen eines von einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ausgestellten elektronischen Identifizierungsmittels nach § 16c Satz 1 Nummer 2 BeurkG n. F. nach ausländischem Recht richtet und unterschiedliche Ausleseverfahren in Betracht kommen.

Wenn sich die Bundesnotarkammer darauf beschränkt, ihre gesetzlichen Aufgaben nach § 78 Absatz 1 Satz 1 Nummer 10 und § 78p BNotO n. F. als Teil der mittelbaren Staatsverwaltung wahrzunehmen, ist eine Berechtigung auf der Grundlage eines Organisationszertifikats als Diensteanbieter nach § 21 in Verbindung mit § 2 Absatz 3 PAuswG ausreichend. Auf der Grundlage einer solchen Berechtigung kann die Bundesnotarkammer die erforderlichen Auslesevorgänge zum Zwecke der Registrierung sowie für die weiteren in dieser Verordnung genannten Zwecke (Identitätsfeststellung, Ausstellung von Signaturzertifikaten, Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen aufgrund eines Fernauslösevorgangs) vornehmen.

Zu Absatz 4

Nach Absatz 4 Satz 1 kann die Amtsperson den bei ihr beschäftigten Personen die technischen Zugangsberech­tigungen nach § 2 Absatz 2 Satz 1 NotViKoV einräumen. Die beschäftigten Personen können nach Satz 2 von der Amtsperson ermächtigt werden, ihrerseits anderen bei der Amtsperson beschäftigten Personen eine technische ­Zugangsberechtigung einzuräumen, sodass nicht jede Zugangsberechtigung direkt von der Amtsperson erteilt werden muss. Dies ermöglicht es etwa Notarinnen und Notaren sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern die Einräumung der technischen Zugangsberechtigungen an die Mitarbeitenden, an die Bürovorsteherin oder den Bürovorsteher zu delegieren. Wie die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 2 Satz 2 NotVikoV kann auch die Befugnis nach Satz 2, weitere Zugangsberechtigungen zu erteilen, von der Amtsperson eingeschränkt werden (Satz 3).

Satz 4 ordnet an, dass der beschäftigenden Amtsperson im Sinne der Sätze 1 und 2 deren Notarvertretung gleichsteht. Damit kann auch die Notarvertretung den bei der vertretenen Amtsperson beschäftigten Personen eine technische Zugangsberechtigung erteilen und die Befugnis einräumen, weitere technische Zugangsberechtigungen zu erteilen.

Zu Absatz 1 und 2

In § 4 Absatz 1 und 2 NotViKoV soll in der Rechtsfolge ein Realakt geregelt werden: Endet die technische Zugangsberechtigung, sind die tatsächlichen Voraussetzungen dafür zu beseitigen, dass die bisher berechtigte Person weiterhin auf das Videokommunikationssystem zugreifen kann. Absatz 1 sieht keine weiteren Voraussetzungen für die Entziehung vor, so dass das System so ausgestaltet werden kann, dass die technische Zugangsberechtigung in den in Absatz 1 beschriebenen Situationen automatisch endet. Die Verpflichtung, den Wegfall der technischen Zugangsberechtigung sicherzustellen, trifft die Bundesnotarkammer.

Absatz 1 Nummer 1 knüpft das Ende der technischen Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 und 2 NotViKoV an das Erlöschen des Amtes oder die Verlegung des Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk an.

Nach Absatz 1 Nummer 2 soll die Zugangsberechtigung enden, wenn die Eigenschaft wegfällt, die nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 NotViKoV die Grundlage für die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung bildete. Die ständige Vertretung nach § 39 Absatz 1 Satz 2 BNotO endet dabei im Sinne der Nummer 2 erst nach Ablauf des Zeitraums, für den sie für alle Vertretungsfälle bestellt wurde. Während dieses Zeitraums gilt für die ständige Vertretung die Regelung nach Absatz 3.

Nach Absatz 1 Nummer 3 sollen alle abgeleiteten Zugangsberechtigungen im Sinne des § 2 Absatz 2 NotViKoV, die bei der vorher zugangsberechtigten Amtsperson den Beschäftigten dieser Person erteilt wurden, ebenfalls zu dem Zeitpunkt enden, in dem die originäre technische Zugangsberechtigung der bislang zugangsberechtigten Amtsperson endet. Die neue zugangsberechtige Amtsperson soll selbst bestimmen können, welche technischen Zugangsberechtigungen nach § 2 Absatz 2 NotViKoV sie erteilt.

Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 NotViKoV endet nach § 4 Absatz 2 NotViKoV, sobald die zu dem Nutzer gespeicherten Nutzerdaten nach § 14 Absatz 2 Satz 5 NotViKoV zu löschen sind, namentlich wenn die Speicherfrist für die Nutzerdaten abgelaufen ist oder der Nutzer die Löschung seiner Nutzerdaten verlangt. Dies ist zwingend, weil die Nutzung des Systems nach § 3 Absatz 3 Satz 3 und 4 NotViKoV eine Registrierung mit Nutzerdaten voraussetzt.

Zu Absatz 3

Nach Absatz 3 soll einer ständigen Vertretung im Sinne des § 39 Absatz 1 Satz 2 BNotO die technische Zugangsberechtigung für die Zeiträume vorübergehend entzogen werden, in denen keine Amtsbefugnis nach § 44 Absatz 1 Satz 1 BNotO besteht. Die Entscheidung über die vorübergehende Entziehung der technischen Zugangsberechtigung steht im Ermessen der vertretenen Amtsperson.

Zu Absatz 4

Nach Absatz 4 Satz 1 soll eine Zugangsberechtigung, die einer bei einer Notarin, einem Notar, einer Notariatsverwalterin oder einem Notariatsverwalter beschäftigten Person erteilt wurde (§ 2 Absatz 2 NotViKoV), von der jeweils zuständigen Amtsperson auch wieder widerrufen werden können. Entsprechend der Befugnis zur Einräumung weiterer Zugangsberechtigungen kann die Amtsperson bestimmte bei ihr beschäftigte Personen zudem zur Entziehung derartiger Zugangsberechtigungen ermächtigen.

Nach Satz 2 kann auch die Notarvertretung den bei der vertretenen Amtsperson beschäftigten Personen jederzeit eine technische Zugangsberechtigung entziehen.

Zu Absatz 5

Vorläufig ihres Amtes enthobene Notarinnen und Notare haben sich nach § 55 Absatz 3 BNotO jeder Amtshandlung zu enthalten. Daher soll diesen nach Satz 1 die technische Zugangsberechtigung entzogen werden.

Nach Satz 2 sollen die nach § 2 Absatz 2 NotViKoV erteilten technischen Zugangsberechtigungen sowie Befugnisse nach § 3 Absatz 4 Satz 2 NotViKoV bei einer vorläufigen Amtsenthebung bestehen bleiben, um die Handlungsfähigkeit der Notarstelle zu erhalten. Die Regelung entspricht insoweit § 19 Absatz 2 Satz 1 der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung (NotVPV) für das besondere elektronische Notarpostfach und § 59 Absatz 4 Satz 2 NotAktVV für das elektronische Urkundenarchiv. Entsprechend § 19 Absatz 2 Satz 2 NotVPV und § 59 Absatz 4 Satz 3 NotAktVV sollen nach Satz 3 vorläufig ihres Amtes enthobene Notarinnen und Notare auch bereits erteilte technische Zugangsberechtigungen und Befugnisse nach § 3 Absatz 4 Satz 2 NotViKoV nicht mehr ändern oder widerrufen können.

Zu Absatz 6

Absatz 6 regelt die Voraussetzungen der vorübergehenden Sperrung einer technischen Zugangsberechtigung. Der Wegfall der technischen Zugangsberechtigung ist durch die Gefahr der missbräuchlichen Verwendung gerechtfertigt und muss daher in zeitlicher Hinsicht auf den Zeitraum des Bestehens einer solchen Gefahr beschränkt sein. Die Anwendung der Vorschrift setzt das Bestehen von konkreten Anhaltspunkten voraus, nach denen eine technische Zugangsberechtigung zu Zwecken verwendet wurde oder werden könnte, die nicht im Zusammenhang mit der Anbahnung, Vorbereitung, Durchführung oder dem Vollzug von Urkundstätigkeiten stehen. Stellen sich diese Anhaltspunkte als unzutreffend heraus, muss die technische Zugangsberechtigung wieder gewährt werden.

Zu Absatz 1

Absatz 1 zählt auf, welche Daten in einem Vorgang zusammengefasst werden dürfen und konkretisiert damit die Begriffsbestimmung des § 1 Nummer 1 NotViKoV.

Durch die Regelung soll insbesondere sichergestellt werden, dass die befasste Amtsperson in die Lage versetzt wird, ihre gesetzliche Amtspflicht zur Erforschung des Willens der Beteiligten und zur Klärung des Sachverhalts (§ 17 Absatz 1 Satz 1 BeurkG) erfüllen zu können. Notarinnen und Notare sowie andere Amtspersonen sind danach zur umfassenden Sachverhaltsermittlung verpflichtet. Diese gesetzliche Kardinalpflicht bildet die Grundlage für die weiteren notariellen Pflichten, insbesondere die Belehrungs- und Hinweispflichten. In notariellen Online-Verfahren können grundsätzlich alle Informationen relevant sein, die auch in einer Präsenzbeurkundung von Bedeutung sein können und dort ebenfalls erhoben und verarbeitet werden. Die Amtspflichten nach § 17 Absatz 1 BeurkG sind nach § 16b Absatz 1 Satz 1 BeurkG n. F. auch im Rahmen der Online-Verfahren uneingeschränkt zu erfüllen. Daneben gewährleistet die Regelung auch, dass alle zugriffsberechtigten Nutzer Zugang zu Informationen haben, die in Bezug auf die betreffende Urkundstätigkeit ausgetauscht werden. Die Möglichkeit des Informationsaustauschs über das Videokommunikationssystem trägt dazu bei, dass die Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung sowie Handelsregisteranmeldungen im Einklang mit der Digitalisierungsrichtlinie vollständig online durchgeführt werden können.

Nach Nummer 1 sind Bestandteil eines Vorgangs zunächst die in dem System gespeicherten Nutzerdaten solcher Nutzer, die nach Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 Zugriff auf den betreffenden Vorgang haben. Nutzerdaten sind typischerweise für die Entwurfsvorbereitung durch die Amtsperson erforderlich, weil sie für die Entwurfserstellung oder die rechtliche Prüfung benötigt werden. Außerdem kann die Amtsperson mithilfe der Nutzerdaten bei Bedarf Kontakt zu den Nutzern aufnehmen, insbesondere um ihre Amtspflichten nach § 17 Absatz 1 BeurkG zu erfüllen.

Nummer 2 bestimmt, dass auch Sachverhaltsdaten in einem Vorgang zusammengefasst werden können. Auch diese werden zur Erfüllung der notariellen Sachverhalts- und Willenserforschungspflicht benötigt. Durch die Möglichkeit, Sachverhaltsangaben in einen Vorgang aufzunehmen, soll sichergestellt werden, dass der Informationsaustausch zwischen der Amtsperson und den Beteiligten über das Videokommunikationssystem dem hohen, aus der Präsenzwelt bekannten Niveau entspricht. Entsprechend lassen sich auf dieser Grundlage über das Videokommunika­tionssystem von den Nutzern Angaben und Informationen abfragen, die für die notarielle Prüfung, Beratung und ­Urkundsgestaltung relevant sein können. Dabei dürfte es sich zur Vereinfachung der Kommunikation und der Sachverhaltsermittlung anbieten, Nutzern die Möglichkeit einzuräumen, Informationen bereits vor der Beauftragung einer bestimmten Amtsperson im Videokommunikationssystem gesichert zu speichern.

Nach Nummer 3 können auch elektronische Dokumente in einen Vorgang aufgenommen werden. Hierbei kann es sich insbesondere um Entwurfsdokumente aber auch um sonstige Dokumente handeln, die für das Urkundsgeschäft ­relevant sein können und die von Seiten der befassten Amtsperson oder durch einen zugriffsberechtigten Nutzer bereitgestellt werden. So kann die Amtsperson den Nutzern nach Abschluss der Beurkundung auch eine elektronisch beglaubigte Abschrift der elektronischen Urkunde bereitstellen.

Zu Absatz 2

§ 5 Absatz 2 NotViKoV regelt, welche Personen Zugriff auf einen Vorgang und damit die dort zusammengefassten Daten haben. Der Zugriff auf einen Vorgang ermöglicht es den zugriffsberechtigten Personen, untereinander Informationen und elektronische Dokumente in Bezug auf die betreffende Urkundstätigkeit auszutauschen, so dass diese von der Anbahnung über die Vorbereitung und die Durchführung bis zum Vollzug vollständig online über das Videokommunikationssystem durchgeführt werden kann.

Nach Nummer 1 hat die befasste Amtsperson Zugriff auf den Vorgang. Eine Amtsperson ist zum einen befasst, wenn sie den Vorgang selbst erstellt hat. Insoweit ist denkbar, dass ein Nutzer auf einem anderen Weg als über das System – etwa telefonisch, per E-Mail oder persönlich – Kontakt zu der Amtsperson aufnimmt und um Erstellung eines Vorgangs ersucht. Zum anderen kann eine Amtsperson auch in der Weise befasst werden, dass ein Nutzer den Vorgang selbst erstellt und der Amtsperson zur Anbahnung der betreffenden Urkundstätigkeit über das System den Zugriff auf den Vorgang eröffnet. In beiden Fällen ist die Amtsperson im Ergebnis mit dem Vorgang befasst.

Nummer 2 bestimmt, dass auch die bei der befassten Amtsperson beschäftigten Personen Zugriff auf den Vorgang haben, soweit ihnen eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt worden ist. Auf diese Weise können die ­Notariatsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter in die Lage versetzt werden, die beschäftigende Amtsperson insbesondere bei der Vorbereitung und dem Vollzug der Urkundstätigkeit mittels des Systems zu unterstützen.

Nummer 3 regelt, welche Nutzer Zugriff auf einen Vorgang haben. Die Buchstaben a und b stellen klar, dass der Nutzer, der den Vorgang erstellt hat oder dessen Erstellung veranlasst hat, auf diesen zugreifen kann. Hat er die Erstellung durch eine Amtsperson veranlasst, so wird ihm der Zugang durch die befasste Amtsperson eröffnet. Hat er den Vorgang dagegen selbst erstellt, so wird der Zugriff unmittelbar durch das System gewährt. Buchstabe b erlaubt es schließlich, dass Nutzern der Zugriff auf einen Vorgang auch eingeräumt werden kann.

Satz 2 ergänzt Satz 1 Nummer 3 Buchstabe b. Danach steht die Berechtigung zur Zugriffseinräumung denjenigen Personen zu, die nach Satz 1 Zugriff auf den betreffenden Vorgang haben. Das sind neben der befassten Amtsperson (Nummer 1), den bei dieser beschäftigten Personen (Nummer 2) und dem erstellenden oder die Erstellung veranlassenden Nutzer (Nummer 3 Buchstabe a) auch solche Nutzer, denen ihrerseits der Zugriff nach Satz 1 Nummer 3 Buchstabe c eingeräumt worden ist.

Aus der abschließenden Aufzählung der zugriffsberechtigten Personen in Satz 1 folgt, dass andere Personen keinen Zugriff auf die in einem Vorgang zusammengefassten Daten haben. Hierin liegt zugleich eine Abgrenzung zu den Aufgaben der Bundesnotarkammer, die grundsätzlich keinen Zugriff auf die in einem Vorgang zusammengefassten elektronischen Dokumente und sonstigen Daten haben soll und lediglich technische Betreiberin des Videokommunikationssystems ist. Dieser Grundsatz wird lediglich durch § 15 Absatz 4 Satz 2 NotViKoV zur Durchführung von Wartungsarbeiten und zur Beseitigung von Störungen des technischen Systems eingeschränkt.

Zu Absatz 3

Absatz 3 regelt die Gewährung des Zugriffs auf Vorgänge, mit denen eine Amtsperson befasst ist, im Falle der Amtsnachfolge. Die Regelung knüpft an die Übertragung der Zuständigkeit für die Verwahrung der Akten und Verzeichnisse an. Mit der Übertragung der Verwahrzuständigkeit auf die Amtsnachfolgerin oder den Amtsnachfolger nach § 51 Absatz 1 Satz 2 BNotO dürfte zugleich auch die Befugnis zum Zugriff auf sämtliche im Videokommunikationssystem gespeicherten Daten übergehen, die über die technische Zugangsberechtigung der Amtsvorgängerin oder des Amtsvorgängers zugänglich sind. Die im Videokommunikationssystem gespeicherten Daten dürften zwar selbst keine ­Nebenakten im Sinne der §§ 2 und 40 NotAktVV darstellen. Allerdings erschöpfen sich die im Videokommunikationssystem gespeicherten Daten in Nutzerdaten, Kommunikationsdaten, Urkundenentwürfen sowie der Urkunde selbst, sodass diese Daten zugleich auch Gegenstand der Urkundensammlung oder Nebenakte sind. Absatz 3 bildet dies in technischer Hinsicht ab.

Nach Satz 1 soll in den Fällen, in denen die Zuständigkeit für die Verwahrung der Akten und Verzeichnisse von einer Amtsperson auf eine Amtsnachfolgerin oder einen Amtsnachfolger übertragen wird, der Zugriff auf die Vorgänge, die die Amtsperson erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist, unmittelbar von der bisherigen Amtsinhaberin oder dem bisherigen Amtsinhaber auf die Amtsnachfolgerin oder den Amtsnachfolger übergeleitet werden. Die Überleitung der technischen Zugangsberechtigung kann technisch etwa so umgesetzt werden, dass die bisherige Amtsinhaberin oder der bisherige Amtsinhaber systemseitig die Überleitung auf die Amtsnachfolgerin oder den Amtsnachfolger auslöst.

Nach Satz 2 soll die Notarkammer den Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 einräumen können, wenn der Zugriff nicht durch die befasste Amtsperson übergeleitet wird. Erfasst sind Fälle, in denen die bisher befasste Amtsperson zur Mitwirkung bei der Überleitung nach Satz 1 nicht bereit oder in der Lage ist. Nach Satz 3 ist für die Einräumung des Zugriffs auf die Vorgänge nach Satz 1 ein Beschluss des Vorstands der Kammer erforderlich. Ist ein Zuwarten auf den Beschluss des Vorstands der Notarkammer mit der Gefahr des Rechtsverlustes für die Beteiligten verbunden, kann die Präsidentin oder der Präsident der Notarkammer die Entscheidung über die Einräumung des Zugriffs nach Satz 4 allein treffen. Sie oder er muss jedoch in diesem Fall die Entscheidung des Vorstands unverzüglich nachholen (Satz 5).

Satz 6 ordnet an, dass die Amtsnachfolgerin oder der Amtsnachfolger als die befasste Amtsperson im Sinne des § 5 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 NotViKoV gilt, sobald ihr oder ihm der Zugriff auf die Vorgänge, mit denen die Amts­vorgängerin oder der Amtsvorgänger befasst war, gewährt worden ist. Die Fiktion gilt sowohl dann, wenn die Amtsvorgängerin oder der Amtsvorgänger den Zugriff nach Satz 1 übergeleitet hat, als auch dann, wenn der Zugriff durch die Notarkammer nach den Sätzen 2 bis 5 eingeräumt worden ist.

Zu Absatz 4

Absatz 4 regelt die Gewährung des Zugriffs auf Vorgänge, mit denen eine Amtsperson befasst ist, im Falle der Notarvertretung. Die Regelung setzt das Bestehen einer technischen Zugangsberechtigung der Notarvertretung (§ 2 ­Absatz 1 Nummer 3 NotViKoV) voraus.

Nach Satz 1 soll die zu vertretende Amtsperson der Notarvertretung den Zugriff einräumen. Der Zugriff soll für die Dauer des Bestehens der technischen Zugangsberechtigung als Notarvertretung der befassten Amtsperson ein­geräumt werden. Dieser Zeitraum beginnt mit der Einräumung der technischen Zugangsberechtigung durch die ­zu vertretende Amtsperson oder die Notarkammer (§ 3 Absatz 2 NotViKoV) und endet mit dem Ende der Vertretung (§ 4 Absatz 1 Nummer 2 NotViKoV). Der Zugriff der zu vertretenden Amtsperson bleibt während dieses Zeitraums unberührt.

Wird der Zugriff nicht durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt, so ist er nach Satz 2 durch die Notarkammer einzuräumen. Erfasst sind Fälle, in denen die zu vertretende Amtsperson zur Mitwirkung bei der Einräumung nicht bereit oder in der Lage ist.

Satz 3 ordnet an, dass neben der zu vertretende Amtsperson auch die Notarvertretung als befasste Amtsperson im Sinne des § 5 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 NotViKoV gilt, solange ihr oder ihm der Zugriff auf die Vorgänge, mit denen die zu vertretende Amtsperson befasst ist, eingeräumt ist.

Zu Absatz 5

Nach Absatz 5 hat die Bundesnotarkammer der befassten Amtsperson bestimmte technische Befugnisse bereit­zustellen, mit deren Hilfe der Kreis der zugriffsberechtigten Personen gesteuert werden kann.

Erstens hat sie es der befassten Amtsperson zu ermöglichen, die Befugnis von Nutzern zur Zugriffseinräumung nach Absatz 2 Satz 2 einzuschränken (Nummer 1). Auf dieser Grundlage kann die Amtsperson bestimmten zugriffsberechtigten Nutzern die Befugnis nach Absatz 2 Satz 2 entziehen und es so unterbinden, dass diese Nutzer anderen ­Personen Zugriff auf den betreffenden Vorgang einräumen.

Zweitens hat sie es der befassten Amtsperson zu ermöglichen, Nutzern, die nach Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 Zugriff auf einen Vorgang haben, diesen zu entziehen (Nummer 2). Dies ermöglicht es der Amtsperson insbesondere in Missbrauchsfällen, einzelne Nutzer von einem Vorgang auszuschließen.

Drittens ist die Amtsperson in die Lage zu versetzen, die technischen Befugnisse nach den Nummern 1 und 2 an bei ihr beschäftigte Personen zu delegieren (Nummer 3).

Zu Absatz 6

Absatz 6 ordnet in Satz 1 an, dass die zu einem Nutzer in dem System gespeicherten Nutzerdaten grundsätzlich allein durch die befasste Amtsperson, die bei dieser beschäftigten Personen, denen eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt worden ist, und den betroffenen Nutzer selbst einsehbar sein sollen. Denn es wird regelmäßig nicht ­erforderlich sein, dass Nutzerdaten ohne weitere Veranlassung für sämtliche zugriffsberechtigten Nutzer des betreffenden Vorgangs einsehbar sind.

Nach dem Satz 2 dürfen allerdings für sämtliche zugriffsberechtigten Nutzer der Familienname, der Geburtsname, die Vornamen, die Anrede und etwaige akademische Grade und Ehrengrade sowie eine Bezeichnung als Professor der übrigen zugriffsberechtigten Nutzer erkennbar sein. Denn zugriffsberechtigte Nutzer haben ein berechtigtes Interesse daran, erkennen zu können, wer die übrigen Nutzer sind, die Zugriff auf den betreffenden Vorgang haben und diese auch bei Namensgleichheit identifizieren zu können. Von der Beschränkung des Satzes 1 ebenfalls unberührt bleibt die Möglichkeit, personenbezogene Daten über den Vorgang einzusehen, die in dort erfassten Sachverhaltsdaten oder in elektronischen Dokumenten enthalten sind. Dies gilt auch dann, wenn es sich bei den personenbezogenen Daten um solche nach § 1 Nummer 7 NotViKoV handelt. Denn die Nutzer sollen die Möglichkeit haben, der Amtsperson und anderen zugriffsberechtigten Nutzern sämtliche Daten, etwa als Nachricht oder in Form eines elektronischen Dokuments, zu übermitteln, die sie für das Urkundsgeschäft für (möglicherweise) relevant halten, auch wenn diese einen Bezug zu einem anderen Nutzer oder einer anderen Person aufweisen. Entsprechendes gilt umgekehrt für die Übermittlung von Sachverhaltsdaten und elektronischen Dokumenten durch die Amtsperson an die Nutzer.

Nach § 6 NotViKoV soll die Bundesnotarkammer angemessene Vorkehrungen treffen, um zu verhindern, dass technische Zugangsberechtigungen oder der Zugriff auf Vorgänge missbräuchlich eingeräumt, übergeleitet, entzogen oder verwendet werden. Die Bundesnotarkammer hat dabei durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ein Missbrauch insbesondere dann ausgeschlossen ist, wenn sie oder eine Notarkammer an der Einräumung, Überleitung, Entziehung oder Ausübung von technischen Zugangsberechtigungen oder des Zugriffs auf Vorgänge beteiligt ist. Diese Beteiligungen können sich etwa aus den Befugnissen der Notarkammern beziehungsweise der Bundesnotarkammer ergeben, nach § 3 Absatz 1 bis 3 NotViKoV technische Zugangsberechtigungen zum Videokommunikationssystem oder nach § 5 Absatz 3 Satz 2 NotViKoV den Zugriff auf Vorgänge einzuräumen, oder aus der jeweiligen Pflicht, beim Wegfall technischer Zugangsberechtigungen nach § 4 Absatz 1 oder Absatz 2 NotViKoV mitzuwirken. Daher werden hier insbesondere technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen erforderlich sein. Diese Sicherungsmaßnahmen haben dem Stand der Technik zu entsprechen. Die Einhaltung des Stands der Technik wird vermutet, wenn die Maßgaben der Technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik berücksichtigen werden. Wegen der laufenden Weiterentwicklung der Technik und den damit verbundenen ständig neuen Bedrohungen und Risiken für die Integrität der technischen Zugangsberechtigungen ist es nicht geboten, den Inhalt der Sicherungsmaßnahmen im Einzelnen zum Gegenstand dieser Verordnung zu machen. Es erscheint angemessen, der Bundesnotarkammer die Verpflichtung aufzuerlegen, in dem Funktions- und Sicherheitskonzept nach § 15 Absatz 2 NotViKoV diese Maßnahmen vorzusehen und eine regelmäßige Überprüfung des Funktions- und Sicherheitskonzepts vorzunehmen.

§ 7 NotViKoV orientiert sich an § 57 NotAktVV. Notwendige Voraussetzung für den Schutz des Videokommunikationssystems ist, dass der Zugang auf der Seite der Amtsperson auf vertrauenswürdige informationstechnische Netze beschränkt ist. Das Videokommunikationssystem soll daher für die Amtsperson sowie die bei ihr beschäftigten Personen grundsätzlich nur aus solchen Netzen zugänglich sein, die von einer staatlichen Stelle oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder in deren Auftrag betrieben werden und mit ihnen gesichert verbunden sind. Die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, insbesondere die Technische Richtlinie BSI TR-03116-4, sollen hierbei berücksichtigt werden.

Zu Absatz 1

Das durch die Bundesnotarkammer zu betreibende Videokommunikationssystem hat nach § 78p Absatz 1 BNotO n. F. die Vornahme von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation nach den §§ 16a bis 16e und 40a BeurkG n. F. zu ermöglichen. Hierzu muss es sämtliche im BeurkG für die Beurkundung und Beglaubigung mittels Videokommunikation vorgesehenen Anforderungen erfüllen (Bundestagsdrucksache 19/​28177, S. 110). Daher umfasst der Betrieb des Videokommunikationssystems insbesondere die technische Abwicklung der Videokommunikation zwischen Amts­personen und Nutzern, die technische Durchführung eines elektronischen Identitätsnachweises nach § 16c Satz 1 BeurkG n. F., das Auslesen eines elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmediums nach § 16c Satz 2 BeurkG n. F. sowie das Erstellen einer qualifizierten elektronischen Signatur und das Versehen der elektronischen Urkunde mit dieser. Neben diesen in § 78p Absatz 2 BNotO n. F. beispielhaft aufgezählten wesentlichen Funktionen des Videokommunikationssystems ist auch die elektronische Übermittlung von Dokumenten für Zwecke der Vornahme von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation zwingend erforderlich.

Vor diesem Hintergrund zählt § 8 Absatz 1 NotViKoV die Kern- und damit Pflichtfunktionen auf, die das Videokommunikationssystem bereitzustellen hat, um Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation gemäß den zwingenden gesetzlichen Vorgaben zu ermöglichen. Genauere Vorgaben für die Umsetzung dieser Kernfunktionen enthalten die in den §§ 9 bis 12 NotViKoV vorgesehenen Bestimmungen.

Innerhalb des durch diese Verordnung vorgegebenen Rahmens obliegt die konkrete technische und konzeptionelle Ausgestaltung des Videokommunikationssystems der Bundesnotarkammer. In diesem Rahmen verfügt sie über einen weiten Gestaltungsspielraum, den sie unter Berücksichtigung des insbesondere durch § 78p Absatz 1 BNotO n. F. in Verbindung mit den dort in Bezug genommenen Bestimmungen des BeurkG vorgegebenen Gesetzeszweckes auszufüllen hat. Dieser Gestaltungsspielraum soll es ihr auch ermöglichen, das System in Zukunft fortzuentwickeln und an den jeweiligen Stand der Technik anzupassen.

Zu Absatz 2

Absatz 2 gestattet es der Bundesnotarkammer, das Videokommunikationssystem durch ergänzende Funktionen über den durch Absatz 1 vorgegebenen Funktionsumfang hinaus zu erweitern. Durch solche ergänzenden Funktionen kann die Anbahnung, die Vorbereitung, die Durchführung oder der Vollzug von Urkundstätigkeiten unterstützt werden. Solche ergänzenden Funktionen können dazu beitragen, dass die Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung sowie Handelsregisteranmeldungen im Einklang mit der Digitalisierungsrichtlinie vollständig online durch­geführt werden können. In den Nummern 1 bis 3 werden drei mögliche Funktionen beispielhaft aufgezählt, um die das System ergänzt werden kann.

So kann das System nach Nummer 1 beispielsweise um eine Funktion zur Suche nach solchen Notarinnen und Notaren sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern ergänzt werden, in deren Amtsbereich sich einer der in § 10a Absatz 3 Satz 1 BNotO genannten Orte befindet. Es handelt sich nicht um einen notwendigen Bestandteil des Videokommunikationssystems. Sofern die Bundesnotarkammer eine solche Suchfunktion anbietet, kann sie sich auf eine vereinfachte Suchfunktion beschränken, die ausschließlich die Zuständigkeiten nach § 10a Absatz 3 BNotO n. F. berücksichtigt. Amtsbereichsfestlegungen unterhalb der Ortsebene müssen nicht berücksichtigt werden. Es ist auch nicht erforderlich, die in Ausnahmefällen in Betracht kommenden Zuständigkeiten nach § 10a Absatz 2 und § 11 BNotO n. F. abzubilden. Insgesamt besteht für die Bundesnotarkammer bei der Konzeption einer Suchfunktion ein Gestaltungsspielraum. Diesem Gestaltungsspielraum sind dadurch Grenzen gesetzt, dass die Bundesnotarkammer als Körperschaft des öffentlichen Rechts zur Neutralität verpflichtet ist. Die Wahrung dieser Grenzen des Gestaltungsspielraums überwacht das Bundesministerium der Justiz als zuständige Rechtsaufsichtsbehörde.

Nach Nummer 2 kann das System auch eine Funktion für den Austausch elektronischer Dokumente vorsehen. Der Austausch elektronischer Dokumente kann insbesondere der Vorbereitung der Urkundstätigkeit dienen. Auf diese Weise können die Nutzer einer Amtsperson beispielsweise Informationen übermitteln, die zur Entwurfserstellung benötigt werden. Umgekehrt könnte die Amtsperson den Nutzern über diese Funktion im Vorbereitungsstadium auch den Entwurf sowie im Vollzugsstadium etwaige Vollzugsnachrichten zur Verfügung stellen. Der Austausch von Dokumenten kann insbesondere über den Zugriff auf einen Vorgang ermöglicht werden (vergleiche § 5 Absatz 1 Nummer 3 NotViKoV). Bei der Ausgestaltung dieser Funktion besteht für die Bundesnotarkammer ein Gestaltungsspielraum. In jedem Fall einzuhalten sind allerdings die allgemeinen Anforderungen an den Datenschutz, die Datensicherheit und die Vertraulichkeit nach § 15 NotViKoV.

Nummer 3 sieht zudem vor, dass in das System auch eine Funktion für das Senden und Empfangen elektronischer Nachrichten implementiert werden kann. Eine solche Funktion könnte beispielsweise zur Unterstützung des mittels Videokommunikation durchgeführten Urkundstätigkeiten selbst vorgesehen werden, aber auch für Kommunikationsvorgänge im Stadium der Anbahnung oder Vorbereitung einer Urkundstätigkeit oder im Stadium des Vollzugs der­selben. Auch bei der Ausgestaltung einer solchen Kommunikationsfunktion besteht für die Bundesnotarkammer ein Gestaltungsspielraum, der seine Grenzen wiederum in den allgemeinen Anforderungen an den Datenschutz, die ­Datensicherheit und die Vertraulichkeit nach § 15 NotViKoV findet.

Nach Nummer 4 kann das System außerdem eine Funktion für das gemeinsame Betrachten von in einem Videokommunikationsvorgang angezeigten elektronischen Dokumenten bereitstellen. Dadurch kann es Nutzern beispielsweise ermöglicht werden, Änderungen an einer elektronischen Niederschrift in Echtzeit mitzuverfolgen, die eine Amtsperson im Rahmen einer Beurkundungsverhandlung vornimmt. Auch kann es Nutzern ermöglicht werden, selbst elektronische Dokumente zur gemeinsamen Betrachtung in einem Videokommunikationsvorgang bereitzustellen. Insofern geht diese ergänzende Funktion über die mit Blick auf § 16b Absatz 4 und § 40a BeurkG n. F. als Kernfunktion in § 8 Absatz 1 Nummer 3 NotViKoV zwingend vorgesehene Ermöglichung der Übermittlung von elektronischen Dokumenten zur Durchsicht hinaus.

Zu Absatz 3

Absatz 3 bestimmt in Anlehnung an § 54 Absatz 3 NotAktVV, dass der Zugang zum Videokommunikationssystem nach Möglichkeit barrierefrei ausgestaltet werden soll. Hiervon kann insbesondere abgesehen werden, soweit die Umsetzung der Vorgaben dieser Verordnung mit einer barrierefreien Ausgestaltung nicht zu vereinbaren ist. Somit kann beispielsweise die Verwendung eines Verfahrens zur technischen Abwicklung der Identitätsfeststellung unter Nutzung eines geeigneten Ausweisdokuments, der NFC-Schnittstelle eines Smartphones, einer speziellen Smartphone-App und einer Ausweis-PIN unbedenklich sein, auch wenn ein solches Verfahren den Anforderungen der Barrierefreiheit nicht vollständig entspricht.

Zu Absatz 1

§ 9 Absatz 1 Satz 1 NotViKoV bestimmt, dass das von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem die technische Abwicklung der Videokommunikation im Wege der Bild- und Tonübertragung zu ermöglichen hat. Nur die Übertragung der Beurkundungsverhandlung in Bild und Ton ermöglicht es, die Formzwecke des Beurkundungsverfahrens auch in einem digitalen Beurkundungsverfahren ohne körperliche Anwesenheit der Beteiligten weitgehend funktionsäquivalent abzubilden (vergleiche hierzu eingehend Bundestagsdrucksache 19/​28177, S. 115).

Die Bestimmung gibt die zu gewährleistende Qualität der Bild- und Tonübertragung nicht konkret vor. Die Anforderungen an die Übertragungsqualität ergeben sich vielmehr aus dem Verordnungszweck selbst. Das System ist generell in einer Weise auszugestalten, dass es die Durchführung von Beurkundungsverhandlungen im Einklang mit dem beurkundungsrechtlichen Rechtsrahmen ermöglicht. Daher muss auch eine Bild- und Tonübertragung in einer für die Zwecke der notariellen Urkundstätigkeit geeigneten Form und Qualität sichergestellt werden. So ist die verlässliche Identifikation der Beteiligten durch die Amtsperson nur bei einer hinreichend scharfen Bildübertragung gewährleistet. Außerdem können im Rahmen der Beurkundung von Willenserklärungen nach den §§ 16a ff. BeurkG n. F. die Zwecke der Verlesung der Niederschrift sowie die persönliche Beratung und Belehrung der Beteiligten nur unter der Voraussetzung einer flüssigen und möglichst klaren Bild- und Tonübertragung erreicht werden.

Satz 2 übernimmt die in § 128a Absatz 3 Satz 1 der Zivilprozessordnung für die gerichtliche mündliche Verhandlung im Wege der Bild- und Tonübertragung vorgesehene Bestimmung, wonach die Bild- und Tonübertragung nicht ­aufgezeichnet wird. Die Regelung gewährleistet den ungeschmälerten Beweiswert der mittels des Videokommuni­kationssystems errichteten Urkunden. Zudem dient sie dem Schutz des Persönlichkeitsrechts von Nutzern und ­Amtspersonen.

Zu Absatz 2

Die Verfahrensleitung hat, wie im Präsenzverfahren, bei der mit der Urkundstätigkeit befassten Amtsperson zu liegen. Daher bestimmt Absatz 2 Satz 1, dass das Videokommunikationssystem der Amtsperson die technische Leitung des Videokommunikationsvorgangs zu ermöglichen hat. Nach Satz 2 sind der Amtsperson innerhalb des Systems ­insbesondere die technischen Möglichkeiten bereitzustellen, Nutzer von dem Videokommunikationsvorgang aus­zuschließen oder den Videokommunikationsvorgang insgesamt zu beenden. Über die ausdrücklich genannten ­Funktionen hinaus soll das Videokommunikationssystem der Amtsperson weitere Funktionen bereitstellen, die der technischen Leitung des Videokommunikationsvorgangs dienen. Hierzu kommt beispielsweise eine Funktion zur ­Deaktivierung des Mikrofons von Nutzern durch die Amtsperson in Betracht.

Die Funktionen zur technischen Leitung sollen der Amtsperson auch die Erfüllung Ihrer Amtspflicht gemäß § 16a Absatz 2 BeurkG n. F. ermöglichen. Danach soll die Amtsperson die Beurkundung mittels Videokommunikation ablehnen, wenn sie die Erfüllung ihrer Amtspflichten auf diese Weise nicht gewährleisten, insbesondere wenn sie sich auf diese Weise keine Gewissheit über die Person eines Beteiligten verschaffen kann oder Zweifel an der erforderlichen Rechts- oder Geschäftsfähigkeit eines Beteiligten hat. Es kann auch Verhandlungssituationen geben, die mittels ­Videokommunikation schlechterdings nicht mehr beherrschbar sind. In solchen Fällen muss die Amtsperson eine technische Möglichkeit haben, das Online-Verfahren einseitig abzubrechen. Es muss der Amtsperson auch möglich sein, einzelne Personen von der Beurkundungsverhandlung auszuschließen. Die Beurteilung, ob im Einzelfall die ­Voraussetzungen für einen Verhandlungsabbruch oder einen Ausschluss eines Nutzers vorliegen, obliegt allein der Amtsperson.

Zu Absatz 1

§ 10 NotViKoV enthält Vorgaben für die Funktion zur technischen Abwicklung der Identitätsfeststellung. Mit der Bestimmung soll sichergestellt werden, dass der Amtsperson die notwendigen technischen Mittel für die Feststellung der Beteiligten mittels Videokommunikation nach Maßgabe des § 16c BeurkG n. F. zur Verfügung stehen. Danach hat die Identifizierung durch die Amtsperson grundsätzlich auf der Grundlage zweier Komponenten zu erfolgen, die sich zum Zwecke der Identitätsfeststellung durch die Amtsperson gegenseitig ergänzen, nämlich anhand eines elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels nach § 16c Satz 1 Nummer 1 oder Nummer 2 BeurkG n. F. und eines elektronisch übermittelten Lichtbildes nach § 16c Satz 2 BeurkG n. F.

Absatz 1 bestimmt hierzu, dass das System die für beide Komponenten erforderlichen technischen Voraussetzungen bereitzustellen hat und verweist wegen der Einzelheiten auf die in Absatz 2 (Funktion zum Auslesen eines der in § 16c Satz 1 BeurkG n. F. genannten elektronischen Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel) und Absatz 3 (Funktion zum Auslesen eines Lichtbildes) näher ausgestalteten Vorgaben.

Zu Absatz 2

Stets ist eine elektronische Identifizierung anhand eines der in § 16c Satz 1 BeurkG n. F. genannten elektronischen Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel durchzuführen. Umfasst sind nach § 16c Satz 1 Nummer 1 BeurkG n. F. die elektronischen Identitätsnachweise nach § 18 PAuswG, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes und nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes. Darüber hinaus können nach § 16c Satz 1 Nummer 2 BeurkG n. F. auch die von einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union ausgestellten elektronischen Identifizierungsmittel in einem ­notariellen Online-Verfahren verwendet werden, wenn sie für die Zwecke der grenzüberschreitenden Authentifizierung nach Artikel 6 der Verordnung (EU) Nr. 910/​2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Auf­hebung der Richtlinie 1999/​93/​EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73; L 23 vom 29.1.2015, S. 19; L 155 vom 14.6.2016, S. 44) (im Folgenden: eIDAS-Verordnung) anerkannt werden und das Sicherheitsniveau „hoch“ im Sinne des Artikels 8 Absatz 2 Buchstabe c der vorgenannten Verordnung haben.

Absatz 2 enthält hierzu die näheren Anforderungen an das Videokommunikationssystem, wobei Satz 1 zunächst die grundlegende Vorgabe enthält, wonach das System die Durchführung einer elektronischen Identifizierung anhand der in § 16c Satz 1 BeurkG n. F. genannten elektronischen Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel zu ermöglichen hat.

Satz 2 konkretisiert diese Vorgabe und bestimmt, welche Daten zu diesem Zweck durch das System auszulesen und der Amtsperson zu übermitteln sind. Die durch Verweisung auf § 3 Absatz 3 Satz 3 Nummer 1 bis 8 NotViKoV bestimmten Daten sollen in ihrer Gesamtheit gewährleisten, dass die Amtsperson die Identitätsfeststellung im Online-Verfahren genauso verlässlich durchführen kann, wie sie dies im Präsenzverfahren aufgrund eines ihr vorgelegten amtlichen Lichtbildausweises zu tun vermag. Zudem dürfen die übermittelten Daten durch die Amtsperson zu Dokumentationszwecken gespeichert werden, wobei sich die insoweit zu beachtenden Vorgaben für die Aktenführung nach der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse bestimmen.

Zu Absatz 3

Des Weiteren ist zur Identitätsfeststellung durch die Amtsperson grundsätzlich auch ein Lichtbildabgleich anhand eines nach § 16c Satz 2 BeurkG n. F. elektronisch ausgelesenen Lichtbildes erforderlich, es sei denn, der betreffende Nutzer ist der Amtsperson im Sinne von § 16c Satz 3 BeurkG n. F. bekannt. § 10 Absatz 3 NotViKoV regelt Näheres zu dem hierzu zu gewährleistenden Funktionsumfang des Videokommunikationssystems.

Satz 1 enthält zunächst die grundlegende Vorgabe, wonach das System die Durchführung eines Lichtbildabgleichs durch die Amtsperson zu ermöglichen hat.

Nach Satz 2 ist hierzu das elektronische Speicher- und Verarbeitungsmedium eines in der Bundesrepublik Deutschland ausgestellten Personalausweises, Passes oder elektronischen Aufenthaltstitels oder eines amtlichen Ausweises oder Passes eines anderen Staates, mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, elektronisch mit Zustimmung des Inhabers nach dem Stand der Technik auszulesen.

Da die Amtsperson im Rahmen des Online-Verfahrens – anders als im Präsenzverfahren – nicht die Möglichkeit hat, die Haptik des Ausweisdokuments zu prüfen und dieses einer UV-Licht-Prüfung zu unterziehen oder einen Dokumentenprüfer einzusetzen, sind nach Satz 3 die Echtheit und die Gültigkeit der zu Identifikationszwecken eingesetzten Ausweis- und Passdokumente sowie die Manipulationsfreiheit der ausgelesenen Daten durch eine systemseitige Prüfung zu gewährleisten. Die Prüfung hat nach dem Stand der Technik zu erfolgen. Die Einhaltung des Stands der Technik wird vermutet, soweit die getroffenen Maßnahmen der Technischen Richtlinien TR-03125 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beziehungsweise der Verwendung eines qualifizierten Bewahrungsdienstes im Sinne des Artikel 34 der eIDAS-Verordnung entspricht.

Das elektronische Ausleseverfahren und die durchzuführende Prüfung stellen sicher, dass das Lichtbild authentisch ist, also tatsächlich den Dokumenteninhaber zeigt. Die technischen Einzelheiten des Auslesevorgangs richten sich nach den jeweiligen ausweis- oder passrechtlichen Bestimmungen. Die von der Bundesrepublik Deutschland aus­gegebenen Pässe und elektronischen Aufenthaltstitel sowie alle seit dem 2. August 2021 ausgestellten Personal­ausweise ermöglichen es dem Dokumenteninhaber, das in dem Dokument gespeicherte Lichtbild sowie die weiteren in Satz 1 genannten Daten aufgrund einer Eingabe der Zugangsnummer oder aufgrund eines Auslesens der Zone für das automatische Lesen mittels der RFID-Technologie elektronisch zu übermitteln.

Nach Satz 4 sind in Übereinstimmung mit § 16c Satz 2 BeurkG n. F. von den ausgelesenen und geprüften Daten an die Amtsperson neben dem Lichtbild stets auch die Vornamen, der Familienname und der Tag der Geburt zu übermitteln. Diese Daten sind erforderlich, um für Zwecke der Identitätsfeststellung durch die Amtsperson einen sicheren Bezug des auf diese Weise aus dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmediums eines Personalausweises, Passes oder elektronischen Aufenthaltstitels ausgelesenen Lichtbildes zu der Inhaberin oder dem Inhaber des elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels nach Absatz 2 herstellen zu können. Darüber hinaus sind von den ausgelesenen und geprüften Daten auch der ausstellende Staat und die Dokumentenart an die Amtsperson zu übermitteln. Anhand dieser Daten kann überprüft werden, ob mit dem verwendeten Dokument die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, wie es § 16c Satz 2 BeurkG n. F. voraussetzt.

Die nach Satz 2 ausgelesenen Daten, die nicht an die Amtsperson übermittelt werden, werden für die Identitätsfeststellung nicht benötigt. Daher ordnet Satz 5 an, dass die nicht benötigten Daten unverzüglich zu löschen sind. Die Regelung ist erforderlich, weil ein zielgerichtetes Auslesen von Daten in diesem Zusammenhang – anders als beim Auslesen eines elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels nach Absatz 2 – aus technischen Gründen nicht möglich ist.

Zu Absatz 1

§ 16b Absatz 5 BeurkG n. F. sieht vor, dass der Notar den Beteiligten die elektronische Niederschrift auf Verlangen zur Durchsicht elektronisch übermitteln soll. Auch zur Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 40a BeurkG n. F. ist es erforderlich, dass die Amtsperson der die qualifizierte elektronische Signatur anerkennenden Person das betreffende elektronische Dokument übermitteln kann. Mit Blick auf diese beurkundungsrechtlichen Vorgaben bestimmt § 11 Absatz 1 NotViKoV, dass es das Videokommunikationssystem der Amtsperson ermöglichen muss, Nutzern elektronische Dokumente zur Durchsicht zu übermitteln.

Zu Absatz 2

Absatz 2 stellt klar, unter welchen Voraussetzungen ein Dokument als zur Durchsicht übermittelt gilt.

Nach Satz 1 ist dies unabhängig vom Ort der technischen Speicherung des elektronischen Dokuments dann der Fall, wenn der Nutzer den vollständigen Inhalt des elektronischen Dokuments durchsehen kann.

Nach Satz 2 gelten diese Anforderungen als erfüllt, wenn die Amtsperson den Beteiligten über das Videokommunikationssystem das elektronische Dokument zur Verfügung stellt und die Beteiligten dieses Dokument lokal speichern können. Die übermittelte elektronische Abschrift muss mit der elektronischen Niederschrift (§ 16b Absatz 5 BeurkG n. F.) oder dem Dokument, das mit der zu beglaubigenden qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird (§ 40a BeurkG n. F.), inhaltlich vollständig übereinstimmen, um dem Nutzer die Prüfung des Inhalts des Dokuments auf dieser Grundlage zu ermöglichen.

Zu Absatz 1

§ 12 Absatz 1 NotViKoV bestimmt, dass das Videokommunikationssystem es der Amtsperson, den Beteiligten und hinzugezogenen Personen ermöglichen muss, elektronische Dokumente mit qualifizierten elektronischen Signaturen zu versehen. Dies hat durch Einbindung einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit für das Erstellen von qualifizierten elektronischen Signaturen zu erfolgen. Diese Funktion ist notwendig, damit die in § 16b Absatz 4 BeurkG n. F. vorgeschriebene Signaturerstellung erfolgen kann. Auch für Zwecke der Signaturbeglaubigung nach § 40a BeurkG n. F. muss das System den Nutzern die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen ermöglichen.

Die Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen durch Dritte muss das System dagegen nicht zwingend ermöglichen, da es sich um Personen handelt, deren Mitwirkung an der Beurkundung das BeurkG nicht vorsieht.

Zu Absatz 2

Absatz 2 betrifft die qualifizierte elektronische Signatur der Amtsperson, deren Erstellung das System der Amtsperson zu ermöglichen hat. Die Vorschrift stellt klar, dass diese Signatur den berufsrechtlichen Vorgaben des § 33 BNotO genügen muss. Signaturen, die diese Vorgaben erfüllen, genügen auch den beurkundungsrechtlichen Anforderungen.

Zu Absatz 3

Absatz 3 enthält Vorgaben für die qualifizierten elektronischen Signaturen von Beteiligten und hinzugezogenen Personen.

Satz 1 bestimmt, dass qualifizierte elektronische Signaturen der genannten Nutzer auf der Grundlage eines von der Bundesnotarkammer erstellten qualifizierten Zertifikats erstellt werden müssen. Eine qualifizierte elektronische ­Signatur, die von einer anderen Stelle erstellt wird, kann danach für ein notarielles Online-Verfahren nicht verwendet werden. Dass das der qualifizierten elektronischen Signatur dieser Nutzer zugrundeliegende qualifizierte Zertifikat durch die Bundesnotarkammer als Körperschaft des öffentlichen Rechts zu erstellen ist, dient der Gewährleistung des hoheitlichen Charakters der notariellen Beurkundungsverhandlung. Dieser hoheitliche Charakter, mit dem weitreichende Beweisfolgen und Verfahrenserleichterungen im Registerverkehr verbunden sind, ist für die Sicherstellung der Funktionsfähigkeit des Rechtsverkehrs unerlässlich.

Nach Satz 2 muss die Bundesnotarkammer das qualifizierte Zertifikat wiederum auf der Grundlage eines der in § 16c Satz 1 BeurkG n. F. genannten elektronischen Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel erstellen. Durch diese Vorgabe wird sichergestellt, dass dieselben Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel, die bereits für die Identitätsfeststellung nach § 10 Absatz 2 NotViKoV benötigt werden, auch für die Erstellung des qualifizierten Zertifikats verwendet werden. Zudem stellen diese Identitätsnachweise und Identifizierungsmittel verlässliche Personendaten bereit und sind auch insofern als Grundlage für die Zertifikaterstellung besonders geeignet. Weiter bestimmt Satz 2, dass das qualifizierte Zertifikat auf Dauer prüfbar sein muss. Dies ist erforderlich, damit die durch das System bereitgestellten qualifizierten elektronischen Signaturen der beurkundungsrechtlichen Vorgabe nach § 16b Absatz 4 Satz 2 BeurkG n. F. genügen.

Nach Satz 3 muss das System die Erstellung der qualifizierten elektronischen Signaturen im Fernsignaturverfahren gewährleisten. Da die Fernsignatur der in Absatz 3 genannten Nutzer – anders als die Signatur der Amtsperson nach Absatz 2 – auch nicht den Anforderungen des § 33 Absatz 3 Satz 2 BNotO genügen muss, können diese Nutzer im Rahmen des Online-Verfahrens Fernsignaturen nach Maßgabe der eIDAS-Verordnung auch ohne Verwendung eines kryptografischen Schlüssels, der auf einem kryptografischen Hardwareelement gespeichert ist, auslösen. Dies ermöglich es den Nutzern, das Online-Verfahren ohne eine spezielle technische Ausstattung wie etwa einer Signaturkarte oder einem Lesegerät nutzen zu können.

Satz 4 enthält die Rechtsgrundlage für das Auslesen der Daten, die für die Ausstellung des qualifizierten Zertifikats und die Erstellung der qualifizierten elektronischen Signatur benötigt werden.

§ 13 NotViKoV enthält die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung durch die Bundesnotarkammer als Betreiberin des Videokommunikationssystems für notarielle Urkundstätigkeiten. Die Vorschrift räumt der Bundesnotarkammer die Befugnis ein, die mit dem Videokommunikationssystem verbundenen Datenverarbeitungsvorgänge, auch für den Zeitraum vor der Beauftragung einer Amtsperson durch einen Nutzer, durchzuführen.

Zu Absatz 1

Absatz 1 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Registrierung eines Nutzers unter Nachweis seiner Identität nach § 3 Absatz 3 NotViKoV erforderlich sind. Hierzu dürfen die nach § 3 Absatz 3 Satz 3 und 4 NotViKoV aus einem elektronischen Identitätsnachweis oder Identifizierungsmitteln ausgelesenen Daten verarbeitet werden. Die Bestimmung enthält damit die Rechtsgrundlage dafür, dass die zur Registrierung notwendigen Datenverarbeitungsvorgänge einschließlich der Speicherung der ausgelesenen Daten als Nutzerdaten durch das ­System ausgeführt werden können. Gestattet ist danach neben dem Auslesen insbesondere auch das Erfassen und Speichern der genannten Daten.

Zu Absatz 2

Absatz 2 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Verwaltung von Nutzerdaten sowie zur Information von Nutzern und zur Kommunikation mit Nutzern erforderlich sind. Hierzu dürfen Nutzerdaten verarbeitet werden. Die Verwaltung von Nutzerdaten umfasst insbesondere die Änderung oder Löschung einzelner Nutzerdaten. Die Information von Nutzern sowie die Kommunikation mit Nutzern kann beispielsweise erforderlich werden anlässlich der vorübergehenden Entziehung einer technischen Zugangsberechtigung aufgrund der Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung oder der Beendigung der Entziehung nach Wegfall der Missbrauchsgefahr (§ 4 Absatz 6 NotViKoV). Auch aus anderen Anlässen kann eine Information der Nutzer geboten sein, etwa wenn in einem Vorgang zusammengefasste Daten oder Nutzerdaten nach § 14 NotViKoV gelöscht werden (sollen) oder im Fall von Störungen des Systems.

Zu Absatz 3

Absatz 3 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung der Suche nach § 8 Absatz 2 Nummer 1 NotViKoV erforderlich sind. Danach dürfen die in das Notarverzeichnis eingetragenen Daten zu Notarinnen und Notaren sowie Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwaltern, die nach § 9 NotVPV einsehbar sind, sowie Angaben zu den in § 10a Absatz 3 Satz 1 BNotO n. F. genannten Orten verarbeitet werden, soweit dies für die Suchfunktion erforderlich ist. Gestattet sind danach insbesondere alle für die Durchführung des Datenabgleichs notwendigen Datenverarbeitungsvorgänge einschließlich etwa des Abrufs der hierfür benötigten Daten aus dem Notarverzeichnis, der Erhebung der Daten zu den in § 10a Absatz 3 Satz 1 BNotO n. F. genannten Orten, des Abgleichs der Daten und der Erstellung und Bereitstellung einer Übersicht der für die betreffende Urkundstätigkeit in Betracht kommenden Amtspersonen.

Zu Absatz 4

Absatz 4 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung einer Identitätsfeststellung durch eine Amtsperson nach § 10 NotViKoV erforderlich sind. Die Nummer 1 bezeichnet im Wege einer Verweisung auf § 10 Absatz 2 Satz 2 NotViKoV die Daten, die für Zwecke der Durchführung einer elektronischen Identifizierung anhand der in § 16c Satz 1 BeurkG n. F. genannten elektronischen Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel verarbeitet werden dürfen. In Nummer 2 werden durch Verweisung auf § 10 Absatz 3 Satz 2 die Daten bezeichnet, die für Zwecke der Durchführung eines Lichtbildabgleichs durch die Amtsperson verarbeitet werden dürfen. Gestattet sind danach insbesondere die der Identitätsfeststellung durch die Amtsperson dienenden Erfassungs-, (Zwischen-)Speicherungs-, Bereitstellungs-, Verknüpfungs- und Löschungsvorgänge.

Zu Absatz 5

Absatz 5 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Übermittlung elektronischer Dokumente durch die Amtsperson an Nutzer zur Durchsicht nach § 11 NotViKoV erforderlich sind. Hierzu dürfen die betreffenden elektronischen Dokumente mittels des Systems verarbeitet werden. Gestattet sind danach insbesondere die Erfassung und Speicherung der elektronischen Dokumente sowie die Offenlegung der Dokumente im Wege der Übermittlung durch die Amtsperson an die Nutzer im Rahmen der mittels Videokommunikation durchgeführten Urkundstätigkeiten.

Zu Absatz 6

Absatz 6 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Ausstellung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen sowie zur Ermöglichung der Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen erforderlich sind. Hierzu dürfen die nach § 12 Absatz 3 Satz 4 NotViKoV ausgelesenen Daten verarbeitet werden. Gestattet sind danach alle hierfür erforderlichen Datenverarbeitungsvorgänge, insbesondere die diesem Zweck dienenden Abfrage-, Erfassungs-, Speicher-, Bereitstellungs- und Verknüpfungsprozesse.

Zu Absatz 7

Absatz 7 enthält die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungsvorgänge, die zur Anbahnung, zur Vorbereitung, zur Durchführung oder zum Vollzug einer Urkundstätigkeit durch eine Amtsperson erforderlich sind. Hierzu dürfen die in einem Vorgang zusammengefassten Daten (§ 5 Absatz 1 NotViKoV) verarbeitet werden. Gestattet sind alle hierfür erforderlichen Datenverarbeitungsvorgänge, insbesondere die diesem Zweck dienenden Abfrage-, Erfassungs-, Speicher-, Bereitstellungs- und Verknüpfungsprozesse. Im Zusammenhang mit der Anbahnung von Urkundstätigkeit könnte über das System beispielsweise der Auftrag erfasst und an eine Amtsperson übermittelt werden. Gemeinsam mit dem Auftrag könnten zum Zwecke der Entwurfserstellung Nutzer- und Sachverhaltsdaten bereitgestellt werden. Der Zugriff auf die Daten und Dokumente, die in einem zu dieser Urkundstätigkeit erstellten Vorgang zusammen­gefasst sind, könnte anderen Nutzern eigeräumt werden. Auch könnten Amtsperson und Nutzer über das System den Entwurf abstimmen oder einen Beurkundungstermin vereinbaren. Im Zusammenhang mit der Durchführung von Urkundstätigkeiten könnten beispielsweise ergänzende elektronische Dokumente und sonstige Informationen übermittelt oder Einsicht in Daten genommen werden, die zuvor in dem Vorgang zusammengefasst wurden. Zu Vollzugszwecken käme der Austausch von elektronischen Dokumenten wie beispielsweise einer elektronisch beglaubigten Abschrift der elektronischen Urkunde oder von Vollzugsnachrichten in Betracht. Auch könnte die Amtsperson mittels des Systems über den Stand des Verfahrens informieren. Die Regelung ermöglicht es auch, zur Durchführung einer Urkundstätigkeit die Mobilfunknummer eines Nutzers zu verarbeiten. Dies ist unter anderem erforderlich, um eine persönliche Transaktionsnummer (TAN) auf das Mobilfunkgerät eines Beteiligten schicken zu können, mittels derer sich die Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur im Wege eines Fernauslösevorgangs durch einen Beteiligten nach § 7 Absatz 3 NotViKoV veranlassen lässt.

Zu Absatz 1

Nach Absatz 1 darf die Bundesnotarkammer die in einem Vorgang zusammengefassten Daten für einen Zeitraum von zwei Jahren nach dem Abschluss dieses Vorgangs speichern, um sie den zugriffsberechtigten Personen nach Maßgabe des § 5 NotViKoV zugänglich machen. Diese Vorschrift dient dazu, den berechtigten Informationsinteressen der Nutzer zu genügen. Es soll ihnen möglich sein, die in einem Vorgang zusammengefassten Dokumente und sonstigen Daten für einen Zeitraum von zwei Jahren nach der Vollzugsmitteilung der Amtsperson einzusehen. Die Mitteilung über den Vollzug eines Urkundsgeschäfts wird in der Praxis typischerweise die letzte durch die Amtsperson vorgenommene Änderung in Bezug auf einen Vorgang sein. Innerhalb von zwei Jahren können im Bedarfsfall noch ergänzende Dokumente zwischen der Amtsperson und den Nutzern gesichert ausgetauscht werden, weil die in einem Vorgang zusammengefassten Daten für diesen Zeitraum gespeichert werden. Sobald die Amtsperson über einen Zeitraum von zwei Jahren keine Änderungen in Bezug auf die vorgangsbezogenen Daten mehr vorgenommen hat, insbesondere keine Dokumente oder Nachrichten über das Videokommunikationssystem an die übrigen Nutzer geschickt hat, ist die Zusammenfassung der Daten in dem Vorgang aufzuheben und sind die Sachverhaltsdaten und elektronischen Dokumente des betreffenden Vorgangs unverzüglich zu löschen. Dasselbe gilt, wenn sämtliche nach § 5 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 NotViKoV zugriffsberechtigten Nutzer die Löschung verlangen. Für die Löschung von Nutzerdaten, die auch mit Blick auf eine fortbestehende Zugangsberechtigung des betreffenden Nutzers zum System und gegebenenfalls andere Vorgänge gespeichert sind, enthält Absatz 2 eine spezielle Regelung. Allerdings endet mit Aufhebung der Zusammenfassung in dem Vorgang auch die Möglichkeit der Nutzer, die in dem betreffenden Vorgang zuvor zusammengefassten Nutzerdaten anderer Nutzer nach Maßgabe von § 5 Absatz 6 NotViKoV einzusehen. Mit dieser Regelung wird dem datenschutzrechtlichen Erforderlichkeitsgrundsatz gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e erster Halbsatz der Verordnung (EU) 2016/​679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/​46/​EG (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; L 314 vom 22.11.2016, S. 72; L 127 vom 23.5.2018, S. 2; L 74 vom 4.3.2021, S. 35) (Datenschutz-Grundverordnung) (DS-GVO), nach dem die gespeicherten personenbezogenen Daten nach dem Ende des für die notariellen Kommunikations- und Informationszwecke notwendigen Speicherzeitraum unverzüglich zu löschen sind, Rechnung getragen.

Zu Absatz 2

Absatz 2 ermöglicht es der Bundesnotarkammer, den Nutzern ihren technischen Zugang für einen Zeitraum von zwei Jahren nach Einräumung der technischen Zugangsberechtigung beziehungsweise Löschung der vorgangsbezogenen Daten weiter zugänglich zu machen. Dies dient der Erleichterung der Beauftragung von Urkundstätigkeiten. Ins­besondere können Nutzer hierdurch im Anschluss an die erstmalige Nutzung des Videokommunikationssystems anschließend weitere Urkundstätigkeiten über das System in Auftrag geben ohne hierzu eine erneute Registrierung durchführen zu müssen.

Der Zeitraum von zwei Jahren nach Einräumung der technischen Zugangsberechtigung oder Löschung der letzten den Nutzer betreffenden vorgangsbezogenen Daten ist praxisgerecht. Typischerweise treten mit gesellschaftsrechtlichen Vorgängen befasste Nutzer nach einer gewissen Zeit wieder mit einem Notar in Kontakt, um beispielsweise eine Handelsregisteranmeldung zu veranlassen. Für solche Folgegeschäfte sollte es einen für den rechtsuchenden Bürger einfach und schnell verfügbaren Zugang zu dem Videokommunikationssystem geben, um etwa eine notarielle Signaturbeglaubigung mittels Videokommunikation in Auftrag geben zu können. Sind mehr als zwei Jahre seit Einräumung der technischen Zugangsberechtigung oder Löschung der letzten den Nutzer betreffenden vorgangsbezogenen Daten verstrichen, so ist typischerweise nicht mehr damit zu rechnen, dass dieser kurzfristig eine Urkundstätigkeit veranlassen wird. In diesem Fall sind die in Bezug auf den Nutzer verarbeiteten Daten unverzüglich zu löschen, sofern der Nutzer einer Verlängerung der Speicherfrist nicht ausdrücklich zustimmt, um den technischen Zugang weiternutzen zu können. Außerdem sind Nutzerdaten zu löschen, sobald der betreffende Nutzer die Löschung verlangt. Mit Löschung der Nutzerdaten endet nach § 4 Absatz 2 NotViKoV die technische Zugangsberechtigung des Nutzers. Mit dieser differenzierten Regelung ist sichergestellt, dass die personenbezogenen Daten eines Nutzers nur verarbeitet werden, solange typischerweise mit der zeitnahen Veranlassung von Urkundstätigkeiten durch diesen zu rechnen ist.

§ 15 NotViKoV trifft in Anlehnung an § 61 NotAktVV nähere Bestimmungen über den Datenschutz, die Datensicherheit und die Vertraulichkeit.

Zu Absatz 1

Absatz 1 listet die Mindestanforderungen auf, die die Bundesnotarkammer zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie der Vertraulichkeit zu erfüllen hat. Diese Anforderungen sollen sich dabei nicht nur auf die Kommunikation und die damit verbundene Datenübermittlung beschränken, sondern auch die gespeicherten Daten umfassen. Diese und etwaige weitere zum Zweck der Datensicherheit ergriffenen Maßnahmen sollen in dem Funktions- und Sicherheitskonzept nach Absatz 2 näher ausgestaltet werden. Diese flexible Gestaltung soll es der Bundesnotarkammer ermöglichen, auf technische Entwicklungen im Bereich der Datensicherheit zügig zu reagieren.

Nach Nummer 1 soll in Anlehnung an § 61 Absatz 1 Nummer 1 NotAktVV beziehungsweise § 16 Absatz 1 NotVPV die Anmeldung der zugangsberechtigten Amtspersonen und bei diesen beschäftigten Personen beim Videokommunikationssystem mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erfolgen. Insoweit ist gegenwärtig vorgesehen, dass die zugangsberechtigte Person über eine Smartcard (kryptographisches Hardwareelement) mit einem darauf gespeicherten kryptographischen Schlüssel verfügt und bei der Anmeldung eine PIN eingibt (Wissenselement). ­Dadurch soll sichergestellt werden, dass der Zugang zum Videokommunikationssystem nur durch den jeweils ­Zugangsberechtigten erfolgt. Diese Sicherungsmittel werden in Nummer 1 jedoch nicht ausdrücklich festgeschrieben, so dass die Bundesnotarkammer flexibel auf zukünftige technische Entwicklungen reagieren und die Sicherungsmittel dem Stand der Technik entsprechend anpassen kann. Die Nutzung eines kryptographischen Hardwareelements für die Anmeldung wird durch Nummer 1 allerdings nicht zwingend vorgeschrieben. Hinsichtlich der Verwendung von Kommunikationsprotokollen zur sicheren Verbindung über das Videokommunikationssystem soll die Bundesnotarkammer die Technische Richtlinie BSI TR-03116-4 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik angemessen berücksichtigen.

Nummer 2 konkretisiert die Anforderungen an die technische Abwicklung der mittels des Videokommunikations­systems abgewickelten Datenübermittlung. Zum Schutz der Vertraulichkeit der Kommunikationsinhalte sind diese Datenübermittlungsvorgänge nach dem Stand der Technik zu verschlüsseln. Die Bundesnotarkammer soll geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um diese Vorgabe umzusetzen. Bei der Ausgestaltung der Verschlüsselung soll sie die Technische Richtlinie BSI TR-02102 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik angemessen berücksichtigen.

Nummer 3 dient dem Schutz der Vertraulichkeit der mittels des Videokommunikationssystems erfolgenden Datenübermittlung sowie der in dem System gespeicherten Daten. Die Bundesnotarkammer muss trotz des hohen Interesses an einer strengen Vertraulichkeit in bestimmten Ausnahmefällen auf Datenübermittlungsvorgänge sowie im ­System gespeicherte (Meta-)Daten zugreifen können. Ein Zugriff ist insbesondere dann erforderlich, wenn im Rahmen des technischen Supports durch die Bundesnotarkammer oder ein beauftragtes Unternehmen technische Störungen zu beheben sind. Darüber hinaus kann es weitere Fälle geben, in denen die vorübergehende Öffnung von Sicherheitsmechanismen erforderlich ist, namentlich bei im Interesse der Funktionsfähigkeit des Videokommunikationssystems erforderlichen Wartungsvorgängen insbesondere an diesen Sicherheitsmechanismen. Die Bundesnotarkammer soll in solchen Fällen verpflichtet sein sicherzustellen, dass die Zuverlässigkeit der mit dem technischen Betrieb des Videokommunikationssystems befassten Personen gewährleistet ist, insbesondere, wenn für diese die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der mittels des Videokommunikationssystems erfolgenden Datenübermittlung oder der in dem ­System gespeicherten Daten besteht. Als mögliche Maßnahmen kommen neben der Prüfung der Zuverlässigkeit organisatorische Maßnahmen wie beispielsweise Zugangsbeschränkungen für Mitarbeitergruppen oder die Kontrolle bestimmter Tätigkeiten in Betracht, damit die technische Zugriffsmöglichkeit durch Mitarbeitende oder durch beauftragte Unternehmen nicht missbraucht wird. In diesem Zusammenhang werden automatisierte Prozesse zur Dokumentation und Mitteilung umzusetzen sein. Zugleich müssen innerhalb der Bundesnotarkammer geeignete Berichtslinien bestehen, um einen Überblick über Situationen zu ermöglichen, in denen Zugriffe technisch möglich gewesen wären. Die Einzelheiten sind auch insoweit in dem Funktions- und Sicherheitskonzept nach Absatz 2 näher zu bestimmen.

Zu Absatz 2

Absatz 2 orientiert sich an § 61 Absatz 2 NotAktVV. Nach Satz 1 ist die Bundesnotarkammer zur Erstellung und zur Umsetzung eines Funktions- und Sicherheitskonzepts für das Videokommunikationssystem verpflichtet. Hierbei sollen die BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-3 berücksichtigt werden.

In dem Funktions- und Sicherheitskonzept sind nach Satz 2 die technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die den Datenschutz, die Daten- und Informationssicherheit sowie die Umsetzung der Vorgaben dieser ­Verordnung, insbesondere die in den Absätzen 1 und 3 enthaltenen Anforderungen, nach dem Stand der Technik gewährleisten. Zur Gewährleistung der Daten- und Informationssicherheit gehören auch hinreichende Maßnahmen zur sicheren Nutzung des Videokommunikationssystems. In diesem Zusammenhang soll die Ausgestaltung des Systems an den Mindeststandards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik für Videokonferenzdienste orientiert werden, soweit dem die besonderen Erfordernisse einer Beurkundungsverhandlung nicht entgegenstehen.

Nach Satz 3 sollen in dem Funktions- und Sicherheitskonzept zudem die Mindestanforderungen an die zur Nutzung des Videokommunikationssystems erforderliche technische Ausstattung festgelegt werden, um eine Beurkundungsverhandlung im Einklang mit den beurkundungsrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten. Insbesondere kann die Teilnahme an einer notariellen Beurkundungsverhandlung mittels Videokommunikation davon abhängig gemacht werden, dass die Nutzer für die Videokommunikation einen Computer, ein Laptop oder ein Tablet nutzen. Eine Teilnahme am Online-Verfahren mittels eines Smartphones dürfte jedenfalls nach dem gegenwärtigen Stand der Technik auszuschließen sein. Die technischen Mindestanforderungen hinsichtlich der Internetverbindung, der Kamera und des Mikrofons sollten durch die Bundesnotarkammer möglichst niederschwellig ausgestaltet werden, um vielen Bürgern eine Teilnahme an den notariellen Online-Verfahren zu ermöglichen. In jedem Fall ist sicherzustellen, dass eine Beurkundungsverhandlung im Einklang mit dem beurkundungsrechtlichen Rechtsrahmen durchgeführt werden kann.

Das Funktions- und Sicherheitskonzept soll nach Satz 4 regelmäßig zu überarbeiten und an den jeweiligen Stand der Technik anzupassen sein. Das Zeitintervall zwischen den regelmäßigen Überprüfungen ist risikoangemessen anhand der für die Datensicherheit relevanten Umstände zu bemessen.

Zu Absatz 3

Nach Absatz 3 hat die Bundesnotarkammer in dem Funktions- und Sicherheitskonzept auch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, um die Betriebsbereitschaft des Videokommunikationssystems zur Vornahme von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation zu gewährleisten. Hierzu gehört auch die Einbindung eines Business Continuity Management, wobei die Bundesnotarkammer die BSI-Standards 200-4 angemessen berücksichtigen soll.

Bei schwerwiegenden Fehlfunktionen muss die Bundesnotarkammer unverzüglich die erforderlichen Maßnahmen zu deren Behebung veranlassen. Dies betrifft insbesondere Systemstörungen, die dazu führen, dass das Videokommunikationssystem für einen längeren Zeitraum nicht für Urkundstätigkeiten genutzt werden kann. Dies ergibt sich bereits aus der Aufgabenzuweisung nach § 78 Absatz 1 Satz 2 Nummer 10 und § 78p BNotO n. F., wonach die Bundesnotarkammer das Videokommunikationssystem zu betreiben hat. Im Fall von technischen Einschränkungen, die nur einzelne Funktionen des Videokommunikationssystems oder einzelne Benutzergruppen betreffen, ist es erforderlich, aber auch ausreichend, wenn die Bundesnotarkammer innerhalb einer angemessenen Zeit die erforderlichen Maßnahmen zu deren Behebung veranlasst. Es obliegt der Bundesnotarkammer, bei der Behebung technischer Fehlfunktionen und anderer Nutzungseinschränkungen Prioritäten zu setzen. Die Bundesnotarkammer soll vorrangig solche Fehlfunktionen beseitigen, die für die notariellen Urkundstätigkeiten von besonderer Bedeutung sind. Zugleich kann die Bundesnotarkammer berücksichtigen, mit welchem Aufwand die Beseitigung voraussichtlich verbunden sein wird, um ein effektives und effizientes Störungsmanagement zu gewährleisten.

Um die Funktionsfähigkeit des Systems sicherzustellen, hat die Bundesnotarkammer außerdem vorbeugende Maßnahmen gegen einen möglichen Missbrauch zu ergreifen. Hierzu kann sie nach Satz 2 unter anderem maximale Dateigrößen, einen maximalen Datenumfang pro Beurkundungsvorgang sowie eine Obergrenze für das Anlegen neuer Vorgänge durch einen Nutzer während eines bestimmten Zeitrahmens festlegen, um eine Überlastung des Videokommunikationssystems durch gezielte Angriffe zu vermeiden. Die Bundesnotarkammer kann zur Erreichung dieses Ziels weitere Nutzungsbeschränkungen vorsehen, die in dem Funktions- und Sicherheitskonzept näher zu bestimmen sind. Diese Nutzungsbeschränkungen müssen nicht öffentlich gemacht werden, wenn ihre Veröffentlichung einer effektiven Missbrauchsvorbeugung entgegensteht.

Um eine Überlastung des Videokommunikationssystems zu vermeiden und dessen Funktionsfähigkeit sicherzustellen, kann die Bundesnotarkammer zudem eine maximale Teilnehmerzahl für mittels Videokommunikation durchgeführte Beurkundungsverhandlungen festlegen. Bei einer solchen Festlegung muss sie die Auswirkungen auf das mit dieser Verordnung verfolgte Ziel, Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation im Einklang mit den beurkundungsrechtlichen Verfahrensanforderungen zu ermöglichen, angemessen berücksichtigen. Die Bundesnotarkammer hat hierbei einen Gestaltungsspielraum. Im Einzelfall bleibt es der Amtsperson überlassen, auf der Grundlage der konkreten Umstände zu prüfen, ob sie die Erfüllung ihrer Amtspflichten gemäß § 16a Absatz 2 BeurkG n. F. mittels Videokommunikation im Einzelfall gewährleisten kann. Im Rahmen dieser Prüfung kann die Amtsperson unter anderem berücksichtigen, ob und inwieweit die eigene technische Ausstattung über die von der Bundesnotarkammer gemäß § 15 Absatz 2 Satz 3 NotViKoV festgelegten Ausstattungsstandards hinausgeht. Da die einzelfallbezogene Prüfung der Amtsperson obliegt, kann sich die Bundesnotarkammer darauf beschränken, eine absolute Obergrenze der Teilnehmerzahl festzulegen.

Zu Absatz 4

Absatz 4 trifft im Rahmen der gemeinsamen datenschutzrechtlichen Verantwortung der Bundesnotarkammer und der mit einem Vorgang befassten Amtsperson eine Zuweisung der insoweit den Verantwortlichen obliegenden Aufgaben. Dabei soll die mit einem Vorgang befasste Amtsperson für die in dem betreffenden Vorgang zusammengefassten Daten verantwortlich sein (Nummer 2), während die Bundesnotarkammer verantwortlich sein soll für die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit sowie die mittels des Videokommunikationssystems verarbeiteten Daten, soweit nicht nach Nummer 2 eine befasste Amtsperson verantwortlich ist (Nummer 1).

Die Erfüllung der Rechte der Betroffenen erfolgt durch den jeweiligen Verantwortlichen. Aufgrund der Festlegung der Aufgaben der Verantwortlichen im Sinne des Artikel 26 Absatz 1 Satz 2 DS-GVO bedarf es keiner gesonderten Vereinbarung zwischen Bundesnotarkammer und der jeweils befassten Amtsperson.

Mit Blick auf die mittels des Systems verarbeiteten Daten ist die Bundesnotarkammer danach insbesondere verantwortlich für Nutzerdaten. Für in einem Vorgang zusammengefasste Daten ist sie demgegenüber nur verantwortlich, wenn nicht eine Amtsperson mit dem betreffenden Vorgang befasst ist. Dies kann etwa der Fall sein, wenn das System den Nutzern ermöglicht, einen Vorgang anzulegen und sich auszutauschen, bevor eine Amtsperson hiermit befasst wird. Auch erscheint es denkbar, dass es das System den Nutzern ermöglichten könnte, die Amtsperson zu wechseln, ohne einen neuen Vorgang anlegen zu müssen. Auch in diesem Fall wäre unter Umständen vorübergehend keine Amtsperson mit dem betreffenden Vorgang befasst, so dass die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit für die in dem Vorgang zusammengefassten Daten bei der Bundesnotarkammer läge.

Zu Absatz 5

Nach Absatz 5 sollen diejenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bundesnotarkammer und von dieser beauftragte Unternehmen, die mit dem technischen Betrieb des Videokommunikationssystems befasst sind, die Befugnis haben, auf die mittels des Videokommunikationssystems übermittelten Daten und die in dem System gespeicherten Daten zuzugreifen, wenn dies zur Durchführung von Wartungsarbeiten oder zur Beseitigung von Störungen des technischen Systems erforderlich ist. Wie in der Begründung zu Absatz 1 Nummer 3 näher ausgeführt, kann es in bestimmten Ausnahmefällen notwendig werden, dass diese Personen auf mittels des Videokommunikationssystems übermittelten Daten sowie im System gespeicherte (Meta-)Daten zugreifen können. Aufgrund der datenschutzrechtlichen Befugnis in Absatz 5 muss nicht systemseitig ausgeschlossen werden, dass ein für die Störungsanalyse oder für Wartungsarbeiten notwendiger Zugriff auf bestimmte Inhalte des Videokommunikationssystems erfolgt. Ergänzt wird diese Regelung durch Absatz 1 Nummer 3, wonach die Bundesnotarkammer zur Gewährleistung der Zuverlässigkeit des fraglichen Personenkreises verpflichtet ist.

Die mit dem DiRUG geschaffenen gesetzlichen Grundlagen für das Videokommunikationssystem treten mit Wirkung vom 1. August 2022 in Kraft. § 16 NotViKoV sieht daher vor, dass die NotViKoV ebenfalls zu diesem Zeitpunkt in Kraft tritt.