Consus Real Estate AG – Einladung zur Hauptversammlung

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats jeweils für das Geschäftsjahr 2019

Diese Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

ab dem Tag der Einberufung der Hauptversammlung zugänglich. Sie werden auch während der Hauptversammlung über die genannte Internetadresse zugänglich sein und in der Hauptversammlung erläutert.

Der vom Vorstand aufgestellte Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019 ist vom Aufsichtsrat gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) gebilligt worden; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Zugleich hat der Aufsichtsrat den Konzernabschluss gebilligt. Einer Beschlussfassung der Hauptversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses oder zur Billigung des Konzernabschlusses nach § 173 AktG bedarf es deshalb nicht.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgenden Beschluss zu fassen:

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die Consus Real Estate AG insgesamt 161.331.507 auf den Namen lautenden Stückaktien ausgegeben, die 161.331.507 Stimmen gewähren. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien, so dass die Zahl der stimmberechtigten Aktien derzeit 161.331.507 Stück beträgt.

Virtuelle Hauptversammlung und ausübbare Aktionärsrechte

Vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie hat der Gesetzgeber das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ (BGBl. I 2020, S. 570; „PandemieG“) erlassen und in § 1 des PandemieG unter anderem für die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft wie der Consus Real Estate AG vorübergehende Erleichterungen vorgesehen.

Entsprechend den Vorgaben des PandemieG hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die Hauptversammlung der Gesellschaft in diesem Jahr ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) in Form einer virtuellen Hauptversammlung abzuhalten.

Dies bedeutet für die diesjährige Hauptversammlung insbesondere Folgendes:

Soweit nachstehend nicht anders ausgeführt, bestehen über die vorstehend genannten Rechte (einschl. der Vorgaben für die Art und Weise ihrer Ausübung) keine weiteren versammlungsbezogenen ausübbaren Aktionärsrechte; insbesondere besteht während der Hauptversammlung keine Möglichkeit zu Wortmeldungen oder zur Stellung von Anträgen zur Tagesordnung oder zur Geschäftsordnung.

Anmeldung zur Hauptversammlung

Zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte sind nach der Satzung unserer Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich entweder elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

oder mit dem im Anmeldebogen enthaltenen Formular oder in sonstiger Textform in deutscher oder englischer Sprache unter der nachfolgend genannten Anmeldeadresse bei der Gesellschaft angemeldet haben:

Der Anmeldebogen mit dem Anmeldeformular sowie die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

werden den Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung per Post übersandt. Die Anmeldung muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des

unter der genannten Anmeldeadresse zugehen.

Für die Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und damit für die Ausübung der Aktionärsrechte ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend. Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sog. Technical Record Date) ist der Ablauf, d. h. 24:00 Uhr, des 8. Oktober 2020. Dies bedeutet, dass Löschungen und Neueintragungen im Aktienregister in den sechs Tagen vor der Hauptversammlung und am Tag der Hauptversammlung, d. h. in der Zeit vom 9. Oktober 2020 bis einschließlich dem 15. Oktober 2020 nicht stattfinden. Bitte beachten Sie, dass die Aktien auch nach dem Technical Record Date nicht gesperrt oder blockiert werden. Aktionäre können daher auch nach dem Technical Record Date weiterhin frei über ihre Aktien verfügen.

Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton

Für unsere Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung, einschließlich der Beantwortung der eingereichten Fragen während der Hauptversammlung und der Abstimmungen, in Bild und Ton live im Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

übertragen. Die persönlichen Zugangsdaten erhalten die Aktionäre mit dem personalisierten Einladungsschreiben zur Hauptversammlung zugeschickt. Aktionäre oder Bevollmächtigte können unter Verwendung der persönlichen Zugangsdaten auf die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung zugreifen.

Die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung ermöglicht keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 S. 2 AktG.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen eingetragenen Aktionärsbestände berechtigt, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben.

Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt entweder elektronisch, d. h. unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

oder schriftlich, d. h. postalisch, per Fax oder per E-Mail an die oben genannte Anmeldeadresse der Gesellschaft.

Für die Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl ist der am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend.

Erfolgt die Abgabe der Briefwahl-Stimme elektronisch, d. h. unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

kann die Briefwahl-Stimme

über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

abgegeben werden. Die elektronischen Briefwahl-Stimmen, die bis zu diesem Zeitpunkt abgegeben wurden, gehen in die Abstimmung mit ein, die im Anschluss erfolgt.

Eine schriftlich, d. h. postalisch, per Fax oder per E-Mail, abgegebene Briefwahl-Stimme muss jedoch spätestens bis zum

bei der oben genannten Anmeldeadresse der Gesellschaft eingegangen sein. Ein Formular zur schriftlichen Stimmabgabe im Wege der Briefwahl wird dem Einladungsschreiben beigefügt und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

heruntergeladen werden. Es kann zudem unter der oben genannten Anmeldeadresse der Gesellschaft postalisch, per Fax oder per E-Mail angefordert werden.

Elektronisch und schriftlich bereits abgegebene Stimmen können

über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

geändert oder widerrufen werden. Eine Änderung oder ein Widerruf auf schriftlichem Weg muss bis zum 14. Oktober 2020, 24:00 Uhr (Eingang bei der Gesellschaft), an die oben genannte Anmeldeadresse der Gesellschaft übermittelt worden sein.

Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl stellt keine Teilnahme an der Hauptversammlung im Rechtssinne dar.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts und sonstiger ausübbarer Aktionärsrechte durch Bevollmächtigte

Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen oder andere ihnen nach § 135 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich der Briefwahl bedienen, wenn der betreffende Aktienbestand ordnungsgemäß angemeldet ist.

Stimmberechtigte Aktionäre, die ihr Stimmrecht oder die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte nicht persönlich ausüben möchten, können diese Rechte durch einen Bevollmächtigten, einen von § 135 AktG erfassten Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder durch eine Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, ausüben lassen, der sich seinerseits der Briefwahl oder eines durch die Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters bedient.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Stimmberechtigte Aktionäre können einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d. h. unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

oder schriftlich, d. h. postalisch, per Fax oder per E-Mail an die oben genannte Anmeldeadresse der Gesellschaft bevollmächtigen. Auch der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht kann auf den vorgenannten Übermittlungswegen unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Eines gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung bedarf es dann nicht mehr.

Aktionäre, die schriftlich einen Vertreter durch Erklärung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft bevollmächtigen möchten (d. h. postalisch, per Fax oder per E-Mail an die oben genannte Anmeldeadresse der Gesellschaft), werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht die Formulare zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür bereithält. Die Formulare zur schriftlichen Erteilung einer Vollmacht werden dem Einladungsschreiben beigefügt und können auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter

heruntergeladen sowie unter der oben genannten Anmeldeadresse postalisch, per Fax oder per E-Mail angefordert werden.

Wird die Vollmacht nicht unmittelbar gegenüber der Gesellschaft, sondern gegenüber dem Vertreter erteilt (sog. Innenvollmacht), bedürfen die Erteilung der Vollmacht, der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sowie grundsätzlich auch der Widerruf der Vollmacht der Textform. Der Nachweis einer im Innenverhältnis erteilten Bevollmächtigung kann durch Übermittlung des Nachweises per Post, per Fax oder per E-Mail an die oben genannte Anmeldeadresse der Gesellschaft geführt werden.

Auch für die Erteilung einer Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Vertreter werden die Aktionäre gebeten, die Formulare zu verwenden, welche die Gesellschaft hierfür bereithält.

Bei der Bevollmächtigung eines von § 135 AktG erfassten Intermediärs, eines Stimmrechtsberaters, einer Aktionärsvereinigung oder einer Person, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbietet, sowie für den Widerruf und den Nachweis einer solchen Bevollmächtigung können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Ein Intermediär darf das Stimmrecht für Namensaktien, die ihm nicht gehören, als deren Inhaber er aber im Aktienregister eingetragen ist, nur auf Grund einer Ermächtigung ausüben.

Erfolgt die Bevollmächtigung unmittelbar gegenüber der Gesellschaft elektronisch, d. h. unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

kann die Bevollmächtigung

unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

erteilt werden.

Eine schriftlich, d. h. postalisch, per Fax oder per E-Mail, unmittelbar gegenüber der Gesellschaft erteilte oder der Nachweis einer gegenüber dem Vertreter erteilten Bevollmächtigung müssen aus organisatorischen Gründen jedoch spätestens bis zum

bei der oben genannten Anmeldeadresse der Gesellschaft eingegangen sein.

Weitere Informationen zur Vollmachtserteilung finden sich in den Unterlagen, die den Aktionären übersandt werden.

Verfahren für die Ausübung des Stimmrechts durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Die Gesellschaft bietet ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären und deren Bevollmächtigten an, von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt.

Die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind entweder elektronisch, d. h. unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

oder schriftlich, d. h. postalisch, per Fax oder per E-Mail zu erteilen.

Die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice und das Formular zur schriftlichen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden dem Einladungsschreiben beigefügt. Das Formular kann zudem unter der oben genannten Anmeldeadresse der Gesellschaft postalisch, per Fax oder per E-Mail angefordert werden. Ferner steht ein neutrales Formular zusammen mit weiteren Informationen zur schriftlichen Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf der Internetseite der Gesellschaft unter

zum Herunterladen bereit.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter elektronisch bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen

über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

übermitteln. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden dann im Anschluss an die förmliche Beendigung der Möglichkeit zur Stimmrechtsausübung (d. h. hier der Möglichkeit zur Abgabe von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) die ihnen erteilten Weisungen umsetzen.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter schriftlich bevollmächtigen möchten, können Vollmachten nebst Weisungen bis zum

postalisch, per Fax oder per E-Mail an die oben genannte Anmeldeadresse der Gesellschaft übermitteln. Gleiches gilt für die Änderung und den Widerruf erteilter Vollmacht und Weisungen, die auf diesem Weg erfolgen sollen.

Auf elektronischem Weg, d. h. über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter der Internetadresse

sind Änderungen und der Widerruf von bereits – elektronisch und schriftlich – erteilten Vollmachten nebst Weisungen

möglich.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können nicht mit der Stellung von Anträgen oder der Erklärung von Widersprüchen beauftragt werden.

Fragemöglichkeit

Nach dem PandemieG genügt es im Fall einer virtuellen Hauptversammlung, den Aktionären und ihren Bevollmächtigten eine Fragemöglichkeit im Wege elektronischer Kommunikation einzuräumen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet.

Entsprechend diesen gesetzlichen Vorgaben hat der Vorstand entschieden, dass ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, also bis spätestens

Fragen über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter

bei der Gesellschaft einreichen können. Entscheidend für die Fristeinhaltung ist der Eingang der Frage(n) bei der Gesellschaft.

Die Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt während der Hauptversammlung.

Weitere Einzelheiten zur Fragemöglichkeit finden sich nachstehend unter 10.3.

Widerspruch gegen Beschlussfassungen der Hauptversammlung

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, haben das Recht, gegen einen Beschluss der Hauptversammlung in deutscher Sprache im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter

während der Hauptversammlung Widerspruch zu Protokoll zu erklären.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127, § 131 Abs. 1 AktG teils in Verbindung mit dem PandemieG sowie Informationen zum Datenschutz

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil (5 %) des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von EUR 500.000,00 (dies entspricht 500.000 Stückaktien) erreichen, können unter Nachweis der erforderlichen Haltezeit nach § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand zu richten und muss der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 20. September 2020 (24:00 Uhr) zugehen. Wir bitten, derartige Verlangen an folgende Adresse zu übersenden:

Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unverzüglich über die Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich gemacht.

Über den im Rahmen einer zulässigen Tagesordnungsergänzung bekannt gemachten Beschlussvorschlag wird während der Hauptversammlung abgestimmt werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie zur Geschäftsordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes nicht gegeben.

Sollten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten gleichwohl im Vorfeld der Hauptversammlung Gegenanträge ankündigen, werden diese angekündigten Gegenanträge, auch wenn über sie während der Hauptversammlung mangels Antragsstellung in der Hauptversammlung nicht abgestimmt werden kann, entsprechend § 126 Abs. 1 AktG von der Gesellschaft veröffentlicht, wenn sie spätestens bis zum Ablauf des 30. September 2020 (24:00 Uhr) an die nachstehende Adresse übersendet werden. Anderweitig adressierte angekündigte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer zugänglich zu machenden Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

veröffentlicht.

Für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl des Abschlussprüfers gemäß § 127 AktG gelten die vorstehenden Ausführungen einschließlich der Frist für die Zugänglichmachung des Wahlvorschlags (Zugang spätestens bis zum Ablauf des 30. September 2020 (24:00 Uhr)) sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss. Der Vorstand der Consus Real Estate AG braucht den Wahlvorschlag nach § 127 Satz 3 i.V.m. § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person bzw. – beim Vorschlag einer juristischen Person zum Abschlussprüfer – Firma und Sitz enthält.

Entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der Hauptversammlung in Übereinstimmung mit der Konzeption des COVID-19-Gesetzes nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt.

Fragemöglichkeit gemäß § 131 AktG in Verbindung mit § 1 Abs. 2 Satz 1 Ziffer 3, Satz 2 PandemieG

Bei einer Hauptversammlung, die gemäß § 1 Abs. 2 PandemieG ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfindet, können die angemeldeten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten Fragen über Angelegenheiten der Gesellschaft an die Verwaltung im Wege elektronischer Kommunikation stellen, soweit deren Beantwortung zur sachgemäßen Erledigung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Fragemöglichkeit erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Da der hiermit einberufenen Hauptversammlung u. a. der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht vorgelegt werden, erstreckt sich die Fragemöglichkeit auch auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Die Fragen sind in Übereinstimmung mit § 1 Abs. 2 Satz 2 PandemieG bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung (12. Oktober 2020, 24:00 Uhr, Eingang bei der Gesellschaft) in Textform in deutscher Sprache im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice der Gesellschaft unter

einzureichen.

Die Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt während der Hauptversammlung.

Darüber hinaus gelten die allgemeinen Auskunftsverweigerungsrechte gemäß § 131 Abs. 3 AktG. Das gilt insbesondere insoweit, als die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet wäre, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen oder soweit sich der Vorstand durch die Erteilung der Auskunft strafbar machen würde.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre, Aktionärsvertreter

Die Gesellschaft verarbeitet als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 („Datenschutz-Grundverordnung“; nachfolgend „DS-GVO“) personenbezogene Daten: Kontaktdaten (z. B. Anschrift, E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls den Namen des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters), persönliche Daten (z. B. Name, Geburtsdatum), Informationen über die Aktien (z. B. Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien) und Verwaltungsdaten (z. B. Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft wird gesetzlich vertreten durch ihren Vorstand Theodorus Simon Gorens.

Die Kontaktdaten der Gesellschaft als Verantwortliche lauten:

Soweit die personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären und Aktionärsvertretern im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben werden, übermittelt die depotführende Bank oder ein in den Anmeldevorgang eingebundener Dritter die personenbezogenen Daten der Aktionäre oder Aktionärsvertreter an die Gesellschaft.

Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung nach Maßgabe des Aktiengesetzes durchzuführen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für die Abwicklung der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Gesellschaft die Verantwortliche.

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre werden zum Zwecke der Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung der Hauptversammlung verarbeitet, insbesondere zur Führung des Aktienregisters, zur Kommunikation mit den Aktionären und zur Erstellung der Niederschrift über den Verlauf der Hauptversammlung sowie der Erfüllung aktiengesetzlicher Pflichten der Gesellschaft nach Durchführung der Hauptversammlung verarbeitet. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO.

Die personenbezogenen Daten werden ferner zu statistischen Zwecken verarbeitet, z. B. zur Darstellung der Entwicklung der Aktionärsstruktur oder der Handelsvolumina. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und Abs. 4 DS-GVO.

Personenbezogene Daten werden durch die Gesellschaft grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten Dritte, welche zum Zweck der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, von der Gesellschaft solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Sie verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Bei solchen Dritten handelt es sich z. B. um Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa Hauptversammlungsagenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer.

Die Gesellschaft speichert – vorbehaltlich nach der Hauptversammlung in Kraft tretender gesetzlicher Vorschriften – die personenbezogenen Daten aufgrund gegenwärtiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für einen Zeitraum von zehn Jahren, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung stattfand. Im Einzelfall kann es zu einer längeren Speicherung der personenbezogenen Daten kommen, wenn die weitere Verarbeitung der Daten noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung notwendig ist.

Hinsichtlich der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte im Rahmen einer Bekanntmachung von Aktionärsverlangen auf Ergänzung der Tagesordnung sowie von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären wird auf die Erläuterungen in den vorstehenden Abschnitten 10.1 und 10.2 verwiesen.

Den Aktionären, Aktionärsvertretern stehen die Rechte nach Kapitel III der DS-GVO zu, namentlich ein Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DS-GVO, das Recht, nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten oder nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO die unverzügliche Löschung der personenbezogenen Daten zu verlangen, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen und das Recht, nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO die personenbezogenen Daten in einem den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Zudem steht den Aktionären, Aktionärsvertretern gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht, insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde, die am Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort des Aktionärs oder Aktionärsvertreters zuständig ist, oder des Bundeslandes, in dem der mutmaßliche Verstoß begangen wurde, zu.

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter: