Einladung zur außerordentlichen VVDE-Mitgliederversammlung 2022

Versicherungsverband Deutscher Eisenbahnen – Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit

Köln

An alle
Mitgliedsunternehmen

VVDE-Rundschreiben 09/​2022

Einladung zur außerordentlichen VVDE-Mitgliederversammlung 2022
am 18.10.2022

Bitte beachten Sie die Anmeldefrist: 04.10.2022

Sehr geehrte Damen und Herren,

den VVDE hat am 15.07.2022 unerwartet und plötzlich die Mitteilung erreicht, dass der Wirtschaftsprüfer der Vorjahre, die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der bisher als Abschlussprüfer fest vorgesehen war, die Abschlussprüfung 2022 aus Kapazitätsgründen nicht durchführen kann.

Die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft war bereits bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als Abschlussprüfer 2022 für den VVDE gemeldet worden. Laut BaFin ist aktuell eine ganze Reihe von Versicherungsunternehmen betroffen, da die BDO AG eine Vielzahl von Versicherungsmandaten betreut hat. Das Problem betrifft somit nicht nur den VVDE.

Hintergrund ist eine gravierende Abwanderung von Personal aus dem Versicherungsbereich bei der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu einer anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Diese ungewöhnliche und bislang in dieser Form sehr einzigartige Angelegenheit wird auch seit Ende August detailliert in der Fachpresse thematisiert.

Beim VVDE haben Vorstand und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats umgehend reagiert und bereits am 22.07.2022 die Abschlussprüfung im Bundesanzeiger ausgeschrieben und einen neuen Wirtschaftsprüfer gesucht.

Auf der diesjährigen ordentlichen Mitgliederversammlung in Hamburg hatten wir bereits darüber informiert, dass mit Inkrafttreten des Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetz erstmals seit 2022 bei Versicherungsunternehmen die Mitgliederversammlung für die Bestellung des Abschlussprüfers zuständig ist. Das bedeutet leider, dass durch die Mitgliederversammlung ein neuer Wirtschaftsprüfer gewählt werden muss.

Wir laden Sie vor diesem Hintergrund hiermit zur außerordentlichen

VVDE-Mitgliederversammlung
am 18. Oktober 2022 von 11:30 – 12:30 Uhr
in die Geschäftsstelle des VVDE
Butzweilerhofallee 4, 50829 Köln

ein.

Die Tagesordnung mit Erläuterungen (Anlage 2) ist beigefügt.

Es wird an diesem Tag ausschließlich ein neuer Wirtschaftsprüfer gewählt. Wir haben bisher keine anderen Tagesordnungspunkte vorgesehen.

Zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung sind nur VVDE-Mitglieder bzw. Bevollmächtigte von VVDE-Mitgliedern berechtigt. Um nach näherer Maßgabe der folgenden Ausführungen an der Mitgliederversammlung teilzunehmen und in ihr das Stimmrecht ausüben zu können, müssen die Mitglieder ihre Teilnahme spätestens zum 04.10.2022 schriftlich angemeldet haben. Das gilt auch dann, wenn das VVDE-Mitglied sich durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen möchte.

Die Vollmacht kann auch noch nach diesem Zeitpunkt erteilt werden. Die Anmeldung ist an folgende Adresse zu richten:

VVDE Versicherungsverband Deutscher Eisenbahnen VVaG
Butzweilerhofallee 4, 50829 Köln

Gerne können Sie uns das Formblatt (Anmeldung und ggf. Vollmachtserteilung auch per Mail zurücksenden (info@vvde.de).

Wir sind uns darüber bewusst, dass eine zweite Mitgliederversammlung, in der lediglich der Tagesordnungspunkt „Wirtschaftsprüfer“ behandelt wird, zusätzliche Reisetätigkeit und Aufwand für Sie als Mitgliedsunternehmen darstellt.

Vor diesem Hintergrund möchten wir für Ihre Planung auf Folgendes hinweisen und können Folgendes anbieten:

Da am Tag der Mitgliederversammlung ebenfalls eine VVDE-Vorstandssitzung in Köln geplant ist, haben Sie Möglichkeit, Ihr Stimmrecht auf Gremienmitglieder zu übertragen.

Bitte teilen Sie uns Ihre Teilnahme /​ Nichtteilnahme an der Mitgliederversammlung sowie eine von Ihnen möglicherweise beabsichtigte Übertragung der Stimmrechtsausübung in der Versammlung schon vorab unter Verwendung des beigefügten Formblatts (Anlage 3) mit, und zwar spätestens

bis zum 04. Oktober 2022.

Für den Fall Ihrer Teilnahme bitten wir Sie, im oberen Formblatt-Abschnitt namentlich anzugeben, welche laut Gesetz oder Gesellschaftsvertrag vertretungsberechtigte/​n Person/​en Ihres Unternehmens teilnehmen wird/​werden und wer – bei mehreren Teilnehmern – das Stimmrecht für Ihr Unternehmen ausüben wird. Grundsätzlich genügt, auch wenn die gesetzliche oder gesellschaftsvertragliche Vertretung Ihres Unternehmens aus mehreren Personen besteht, die Anwesenheit einer dieser Personen.

Wenn von den gesetzlich oder gesellschaftsvertraglich vertretungsberechtigten Personen Ihres Unternehmens alle verhindert sein sollten, ist das Stimmrecht übertragbar auf eine/​n Bevollmächtigte/​n (§ 28 Abs. 2 VVDE-Satzung).

Bei Stimmrechtsübertragung bitten wir Sie, die beigefügte Vollmacht vollständig auszufüllen, rechtsverbindlich zu unterschreiben und anschließend innerhalb der Anmeldefrist dem VVDE zu übersenden.

(Laut Satzung müssen Vollmachten vor der Versammlung dem Vorstand eingereicht werden und bleiben bei den Akten des VVDE; § 28 Abs. 3 VVDE-Satzung).

Die Ihrem Unternehmen in diesem Jahr zustehende Stimmenanzahl bitten wir im unteren Formblatt-Abschnitt anzugeben und vorab Folgendes zu beachten:

Bitte achten Sie unbedingt darauf, die Anmeldungen und Vollmachten vollständig auszufüllen, rechtsverbindlich zu unterschreiben und fristgerecht einzureichen.

Für Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

VVDE VERSICHERUNGSVERBAND
DEUTSCHER EISENBAHNEN VVaG

Anlagen:

1. Tagesordnung
2. Tagesordnung mit Erläuterungen
3. Formular „Anmeldung/​Vollmacht“

ANLAGE 1:

Tagesordnung
für die außerordentliche Mitgliederversammlung des
VVDE Versicherungsverband Deutscher Eisenbahnen
Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG)
am 18. Oktober 2022 in Köln

ANLAGE 2:

Tagesordnung
für die außerordentliche Mitgliederversammlung des
VVDE Versicherungsverband Deutscher Eisenbahnen
Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit (VVaG)
am 18. Oktober 2022 in Köln

Erläuterungen

Am 15.07.2022 erhielt der VVDE die schriftliche Mitteilung der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, dass diese für die Abschlussprüfung 2022 des VVDE nicht zur Verfügung steht. Hintergrund sind Kapazitätsgründe aufgrund der Abwanderung eines Großteils der Versicherungsprüfer bei der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die auch bereits in der Fachpresse thematisiert wurde.

Vor diesem Hintergrund erfolgte eine öffentliche Ausschreibung der Abschlussprüfung 2022 und Folgejahre (Veröffentlichung am 22.07.2022 im Bundesanzeiger).

Der Prüfungsausschuss des VVDE, bestehend aus den Aufsichtsratsmitgliedern Joachim Berends, Dr. Alexander Pischon und Harald Wrede, hat die abgegebenen Angebote gesichtet und bewertet. Der Aufsichtsrat hat sich dem Vorschlag des Prüfungsausschusses einstimmig angeschlossen.

Der Aufsichtsrat schlägt der Mitgliederversammlung vor, die GPP Wirtschaftsprüfung für die Assekuranz GmbH zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2022 zu bestellen.

Die genannte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat sich im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung dem Prüfungsausschuss fachlich und wirtschaftlich sehr positiv dargestellt und konnte auf entsprechende Referenzkunden verweisen.

Der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats hat sich davon überzeugt, dass keine Tatsachen gemäß § 319 Abs. 2 und Abs. 3 HGB vorliegen, die die GPP Wirtschaftsprüfung für die Assekuranz GmbH von der Abschlussprüfung gesetzlich ausschließen. Ein Mitglied des Prüfungsausschusses wird der Mitgliederversammlung die Empfehlung der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft weitergehend erläutern.

Vor diesem Hintergrund schlägt der Aufsichtsrat der Mitgliederversammlung folgende Beschlussfassung vor:

Die Mitgliederversammlung beschließt,

ANLAGE 3:

Rücksendefrist: 04.10.2022

(VVDE-Mitgliedsunternehmen)

ANMELDUNG
Außerordentliche VVDE-Mitgliederversammlung 18.10.2022

An der außerordentlichen VVDE-Mitgliederversammlung am 18.10.2022 werde/​n ich/​wir als die nach Gesetz oder/​und Gesellschaftsvertrag vertretungsberechtigte/​n Person/​en des vorbezeichneten VVDE-Mitgliedsunternehmens teilnehmen, nämlich:

VOLLMACHT
für die außerordentliche VVDE-Mitgliederversammlung 18. Oktober 2022

Da mir/​uns (gesetzlich oder/​und gesellschaftsvertraglich vertretungsberechtigte Person/​en) die Teilnahme an der außerordentlichen VVDE-Mitgliederversammlung am 18. Oktober 2022 nicht möglich ist, wird von mir/​uns gemäß § 28 Absatz 2 der Satzung hiermit Vollmacht zur Ausübung des Stimmrechts für mein/​unser Unternehmen an eine andere Person erteilt, nämlich an:

Frau /​ Herr

…………………………………………………………………………………………………………
(Vor- und Zuname)

Telefonnummer:

……………………………………………………………………………………………………….

Bevollmächtigter ist in folgendem Unternehmen tätig

………………………………………………………………………………………………………..

Position im Unternehmen

……………………………………………………………………………………………………….

Das Stimmrecht für das von mir /​ uns geleitete o. g. VVDE-Mitgliedsunternehmen umfasst gemäß § 28 Absatz 1 der Satzung in Verbindung mit den für dieses Unternehmen dem VVDE satzungsgemäß gemeldeten Umsatzerlösen aus dem Jahr 2020 die Anzahl von:

Stimmen (in Worten:                )

DATUM /​ RECHTSVERBINDLICHE UNTERSCHRIFT /​ FIRMENSTEMPEL