HAHN-Immobilien-Beteiligungs AG-Hauptversammlung

Bergisch Gladbach

ISIN: DE000A2BPK00/WKN: A2BPK0

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft ein zur ordentlichen Hauptversammlung

am Mittwoch, den 31. Mai 2017, um 14.00 Uhr
(Einlass und Imbiss ab 13.00 Uhr)

im Kardinal Schulte Haus, Raum K3,
Overather Straße 51–53, 51429 Bergisch Gladbach (Bensberg).

Tagesordnung

Voraussetzungen zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 15 Abs. (1) der Satzung in Verbindung mit § 123 Abs. 2 und 3 sowie § 67 Abs. 2 des Aktiengesetzes (AktG) diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich zur Hauptversammlung anmelden und für die die angemeldeten Aktien im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind.

Die Anmeldung muss in Textform erstellt sein, in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft spätestens bis zum 24. Mai 2017, 24.00 Uhr (MESZ), unter der nachfolgend genannten Adresse zugehen:

Nach dem rechtzeitigen Zugang ihrer Anmeldung bei der Gesellschaft werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung an die Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen. Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts. Die Einberufung zur Hauptversammlung einschließlich der Tagesordnung sowie Unterlagen zur Anmeldung bzw. Vollmachterteilung wird die Gesellschaft unaufgefordert allen Aktionären übersenden, die spätestens zu Beginn des 14. Tages vor dem Tag der Hauptversammlung als Aktionär im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind. Die vorgenannten Unterlagen stehen auch im Internet unter der Adresse www.hahnag.de im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung.

Kreditinstitute sowie Aktionärsvereinigungen und andere, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Personen oder Institutionen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben; Näheres hierzu regelt § 135 AktG.

Hinweise zum Umschreibestopp im Aktienregister

Da die Aktien der Gesellschaft Namensaktien sind, gilt im Verhältnis zur Gesellschaft gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist.

Für das Recht zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden im Zeitraum nach Ablauf der Anmeldefrist – 24. Mai 2017, 24.00 Uhr (MESZ) – bis zum Ablauf des Tages der Hauptversammlung keine Ein- und Austragungen im Aktienregister vorgenommen (Umschreibestopp). Damit wird der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand zum Ablauf der Anmeldefrist entsprechen.

Durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung werden Aktien nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können also auch nach erfolgter Anmeldung und ungeachtet des Umschreibestopps über ihre Aktien weiter frei verfügen.

Verfahren der Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Das Stimmrecht kann in der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden, z.B. auch durch ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung. Auch in Fällen der Bestellung eines Bevollmächtigten muss sich der Aktionär rechtzeitig zur Hauptversammlung anmelden. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft einen oder mehrere von diesen zurückweisen.

Bevollmächtigung einer dritten Person

Wenn die Erteilung der Vollmacht nicht dem Anwendungsbereich des § 135 AktG unterliegt, hat die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG in Textform (§ 126b BGB) zu erfolgen. Der Anwendungsbereich des § 135 AktG betrifft die Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder anderen, mit diesen nach aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellten Personen oder Institutionen, für die in der Regel Besonderheiten gelten; wenn die Absicht besteht, ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere, mit diesen gemäß aktienrechtlichen Bestimmungen gleichgestellte Person oder Institution zu bevollmächtigen, erscheint es mithin empfehlenswert, dass sich Vollmachtgeber und Bevollmächtigte rechtzeitig abstimmen.

Aktionäre können für die Vollmachterteilung den ihnen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandten „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2017“ benutzen. Möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht ausstellen. Ein entsprechendes Vollmachtformular steht auch im Internet unter der Adresse www.hahnag.de im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung. Die Gesellschaft bietet den Aktionären für die Übermittlung des Nachweises der Bestellung eines Bevollmächtigten folgende Kontaktdaten an:

Stimmrechtsausübung durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, bereits vor der Hauptversammlung von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Wenn ein Aktionär die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchte, muss er diesen zu jedem Tagesordnungspunkt, über den abgestimmt wird, Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Ohne solche Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Der jeweilige Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Für die Vollmacht- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können die Aktionäre den „Anmeldebogen zur Hauptversammlung 2017“ benutzen, der den mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung übersandt wird. Einzelheiten und Formulare zur Vollmacht- und Weisungserteilung können außerdem kostenfrei bei der Gesellschaft angefordert werden und stehen auch im Internet unter der Adresse www.hahnag.de im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zum Abruf zur Verfügung. Im Falle der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter muss die Stimmrechtsvollmacht mit den Weisungen zur Abstimmung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten bis spätestens am 30. Mai 2017 (Eingangsdatum) bei

eingehen, anderenfalls können diese aus abwicklungstechnischen Gründen keine Berücksichtigung mehr finden. Das im vorstehenden Abschnitt dargestellte Erfordernis zur Anmeldung ist daneben einzuhalten.

Den in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären bieten wir an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung noch mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.

Rechte der Aktionäre, eine Ergänzung der Tagesordnung zu verlangen (§ 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG)

Aktionäre können unter bestimmten Voraussetzungen verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung einer Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden (vgl. § 122 Abs. 2 und Abs. 1 AktG sowie § 70 AktG). Ein solches Verlangen ist schriftlich und ausschließlich an den Vorstand zu richten; es muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Versammlung (wobei der Tag der Versammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also bis spätestens 6. Mai 2017, 24.00 Uhr (MESZ), unter folgender Anschrift zugehen:

Rechte der Aktionäre zur Ankündigung von Anträgen und Wahlvorschlägen (§ 126 Abs. 1 und § 127 AktG)

Eventuelle (Gegen-)Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären im Sinne von §§ 126 Abs. 1, 127 AktG sind an folgende Adresse zu übersenden:

Rechtzeitig eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge, d.h. solche, die der Gesellschaft bis spätestens 16. Mai 2017, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen, werden gemäß den gesetzlichen Vorschriften im Internet unter der Adresse www.hahnag.de im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“, zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats zu Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden ebenfalls auf dieser Internetseite veröffentlicht.

Unterlagen

Ab dem Zeitpunkt der Einladung zur Hauptversammlung sind in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Buddestraße 14, 51429 Bergisch Gladbach, zur Einsichtnahme der Aktionäre die Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung (Jahresabschluss und Lagebericht, Konzernabschluss und Konzernlagebericht, Bericht des Aufsichtsrats) und der Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns aus dem Geschäftsjahr 2016 zu Punkt 2 der Tagesordnung ausgelegt. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen erteilt. Sie werden auch in der Hauptversammlung zur Einsichtnahme ausliegen.

Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktionären sowie weitere Informationen stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Adresse www.hahnag.de im Bereich „Investor Relations“, Untermenü „Hauptversammlung“.