HypoSmart AG – Einberufung zur außerordentlichen Hauptversammlung

Die RedaktionFreitag, 25.08.20234 Min Lesezeit13

geralt (CC0), Pixabay

Hamburg

Einberufung zur außerordentlichen Hauptversammlung

Die HypoSmart AG mit dem Sitz in Hamburg („Gesellschaft“) wird am Freitag den
29.09.2023 um 10.00 Uhr eine außerordentliche Hauptversammlung in den
Räumlichkeiten des

Notars Dr. Jan-Thomas Oskierski,
Neuer Wall 43, 20354 Hamburg, abhalten.

I.	Informationen über fehlerhaften Beschluss zum Tagesordnungspunkt 7 der Hauptversammlung vom 19. Juni 2023

	Am 19. Juni 2023 um 11:08 Uhr fand eine ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft statt. Zu dieser wurde mit Einberufung im elektronischen Bundesanzeiger vom 25. Mai 2023 eingeladen. Dem Einladungstext war unter Tagesordnungspunkt 7. folgendes zu entnehmen:
	„Erweiterung der Satzung der HypoSmart AG § 16 (Hauptversammlung) Abs. 3: Die Einberufung einer ordentlichen Hauptversammlung ist gemäß § 118a AktG auch Online möglich“.
	Die Beschlussfassung der Hauptversammlung vom 19. Juni 2023 zum Tagesordnungspunkt 7 erfolgte einstimmig. Der im Bundesanzeiger vom 25. Mai 2023 veröffentlichte Beschlusswortlaut zum Tagesordnungspunkt 7 war für eine entsprechende Änderung der Satzung zu unbestimmt und wurde auch nicht gemäß § 130 AktG notariell beurkundet. Es wird daher zu einer neuen außerordentlichen Hauptversammlung einberufen, in der der Beschluss zu Tagesordnungspunkt 7 vom 19. Juni 2023 neu gefasst werden soll.

II.	TAGESORDNUNG

Beschlussfassung über eine Satzungsänderung zur Ermöglichung einer virtuellen Hauptversammlung gemäß § 118a AktG

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zur Änderung der Satzung der Gesellschaft zu fassen:

Der § 17 der Satzung wird um folgenden Absatz 3. zu ergänzt:

„3.

Der Vorstand ist ermächtigt, für bis zum Ablauf des 29. September 2028 stattfindende Hauptversammlungen vorzusehen, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung).“

III.	Weitere Angaben und Hinweise

1.	Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind und sich spätestens bis zum 22. September 2023, 24:00 Uhr, schriftlich oder in Textform (§ 126b BGB) bei der Gesellschaft unter der folgenden Adresse angemeldet haben: HypoSmart AG Wellingsbütteler Landstraße 61, 22337 Hamburg Fax: +49 40 / 33 46 91 299 E-Mail: h.bohm@hyposmart.de Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt gemäß § 67 Abs. 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für das Teilnahmerecht sowie für die Anzahl der einem Teilnahmeberechtigten in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich. Aus arbeitstechnischen Gründen werden allerdings im Zeitraum vom Ablauf des 22. September 2023 (technisch maßgeblicher Bestandsstichtag, sogenannter „Technical Record Date“) bis zum Schluss der Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen (sogenannter „Umschreibestopp“). Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand nach der letzten Umschreibung am 22. September 2023. Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht blockiert. Aktionäre können daher über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung weiter frei verfügen. Zum Zeitpunkt der Einladung zur Hauptversammlung hat die Gesellschaft Stück 50.000 stimmberechtige und auf den Namen lautende Stückaktien ausstehend.
2.	Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten Die Aktionäre können sich in der Hauptversammlung und bei der Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigte, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl vertreten lassen. Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind eine fristgerechte Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 Aktiengesetz grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB), wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 Aktiengesetz (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten. Die Vollmachtserklärung muss vollständig sein und darf ausschließlich mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen. Die Bevollmächtigung kann nachgewiesen werden durch Vorweisen der Vollmacht in der Hauptversammlung oder durch die vorherige Übermittlung des Nachweises per Post, E-Mail oder Telefax an die folgende Adresse, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse: HypoSmart AG Wellingsbütteler Landstraße 61, 22337 Hamburg Fax: +49 40 / 33 46 91 299 E-Mail: h.bohm@hyposmart.de Dasselbe gilt für einen eventuellen Widerruf der Vollmacht. Bitte beachten Sie, dass zwar das Recht eines jeden Aktionärs besteht, mehr als eine Person zu bevollmächtigen, dass die Gesellschaft jedoch berechtigt ist, im Falle von mehreren bevollmächtigten Personen eine oder mehrere von diesen zurückzuweisen.
3.	Anträge von Aktionären Anträge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 AktG sind an folgende Adresse auf dem Postweg, per Telefax oder per E-Mail zu übersenden: HypoSmart AG Wellingsbütteler Landstraße 61, 22337 Hamburg Fax: +49 40 / 33 46 91 299 E-Mail: h.bohm@hyposmart.de
4.	Information zum Datenschutz für Aktionäre Die HypoSmart AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse) und Informationen über Ihre Aktien (z.B. Anzahl der Aktien). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die HypoSmart AG ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich nicht zur Hauptversammlung anmelden. Für die Datenverarbeitung ist die HypoSmart AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten: HypoSmart AG Wellingsbütteler Landstraße 61, 22337 Hamburg Fax: +49 40 / 33 46 91 299 E-Mail: h.bohm@hyposmart.de Personenbezogene Daten, die Sie betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der HypoSmart AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer). Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die oben genannten Daten werden nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich. Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen, und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an h.bohm@hyposmart.de Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.