In Deutschland regelt das Genossenschaftsgesetz (GenG) die Rechte und Pflichten von Genossenschaften und ihren Organen, zu denen auch der Vorstand gehört. Laut § 41 GenG muss jede Genossenschaft eine Mitgliederliste führen. In dieser Mitgliederliste sind Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort jedes Mitglieds einzutragen. Bei juristischen Personen und Personengesellschaften sind der Name, der Sitz und das Registergericht sowie die Nummer, unter der die juristische Person oder die Personengesellschaft ins Handelsregister eingetragen ist, anzugeben.
Während es klar geregelt ist, dass eine Mitgliederliste geführt werden muss, gibt es im GenG keine explizite Regelung dazu, dass der Vorstand diese Liste ständig bereithalten muss. Allerdings hat der Vorstand die Geschäftsführung der Genossenschaft zu leiten, was impliziert, dass er in der Regel Zugriff auf relevante Unterlagen wie die Mitgliederliste haben sollte, insbesondere wenn dies für geschäftliche oder organisatorische Zwecke notwendig ist.
Das Genossenschaftsgesetz (GenG) schreibt vor, dass jede Genossenschaft eine Mitgliederliste führen muss. Allerdings sind im Gesetz keine expliziten Vorgaben dazu enthalten, wo genau diese Liste physisch geführt oder aufbewahrt werden muss.
In der Praxis sollte jedoch beachtet werden, dass die Liste für die Organe der Genossenschaft und, je nach den im GenG oder in der Satzung festgelegten Regelungen, auch für die Mitglieder zugänglich sein muss. Dies kann in der Praxis bedeuten, dass es sinnvoll ist, die Liste am Sitz der Genossenschaft oder zumindest in Deutschland aufzubewahren, um den Zugriff zu erleichtern und etwaige rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Im Zeitalter der Digitalisierung ist aber auch eine Führung der Mitgliederliste im Ausland denkbar, wenn ale datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehaltwen werden-
Ferner können sich aus anderen rechtlichen Bestimmungen, insbesondere dem Handels- und Gesellschaftsrecht, Anforderungen an die Aufbewahrung geschäftsrelevanter Unterlagen in Deutschland ergeben.
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