ÖKO-TEST AG
Frankfurt am Main
Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der am
Montag, den 19. August 2019, um 10.00 Uhr im
Ökohaus, Saal im Ka Eins, Kasseler Straße 1a, 60486 Frankfurt am Main,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
eingeladen.
| I. |
Tagesordnung |
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ÖKO-TEST AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2018 Die vorgenannten Unterlagen liegen von der Einberufung an in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Kasseler Str. 1a, 60486 Frankfurt am Main, zur Einsicht durch die Aktionäre aus. Auf Verlangen wird jedem Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift der Unterlagen erteilt. Ferner werden die Unterlagen in der Hauptversammlung zugänglich sein. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 S. 1 AktG festgestellt. Nach den gesetzlichen Bestimmungen erfolgt daher zu diesem Punkt der Tagesordnung keine Beschlussfassung der Hauptversammlung. Der Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2018 weist einen Bilanzverlust in Höhe von EUR 5.636.997,16 aus. Nach den gesetzlichen Bestimmungen ist der Bilanzverlust auf neue Rechnung vorzutragen. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung über die Verwendung des Bilanzverlusts ist daher nicht vorgesehen. Im Rahmen der Vorstandsrede wird auch über die laufende Geschäftsentwicklung sowie die von der Gesellschaft verfolgte Unternehmensstrategie berichtet werden. |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, über die Entlastung der im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Vorstandsmitglieder wie folgt zu beschließen:
Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung gesondert über die Entlastung eines jeden einzelnen Mitglieds des Vorstands abstimmen zu lassen (Einzelentlastung). |
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2018 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2018 zu erteilen. Es ist beabsichtigt, die Hauptversammlung gesondert über die Entlastung eines jeden einzelnen Mitglieds des Aufsichtsrats abstimmen zu lassen (Einzelentlastung). |
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind. Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, ausüben lassen.
Etwaige Anträge nach §§ 126, 127 AktG übersenden Sie bitte der Gesellschaft unter der Anschrift ÖKO-TEST AG, z. Hd. des Vorstands, Kasseler Straße 1a, 60486 Frankfurt am Main, Deutschland per Post, per Telefax unter der Nummer
+49 (0) 69 / 9 77 77 – 139 oder per E-Mail unter investor@oekotest.de.
Frankfurt am Main, im Juli 2019
ÖKO-TEST AG
Der Vorstand
| II. |
Informationen zum Datenschutz Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (Daten) und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. Aus diesem Grund möchten wir Sie mit den nachfolgenden Hinweisen über die Verarbeitung Ihrer Daten durch die ÖKO-TEST AG (Gesellschaft) und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zustehenden Rechte informieren. |
| 1. |
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist: ÖKO-TEST AG Den verantwortlichen Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft erreichen Sie bei Fragen zu diesen Datenschutzinformationen per Post oder per E-Mail unter folgender Adresse: ÖKO-TEST AG |
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| 2. |
Welche Daten verarbeiten wir und woher erhalten wir diese? Wir verarbeiten Ihre folgenden Daten:
Bei unseren Aktien handelt es sich um sog. Namensaktien. Betreffend Namensaktien regelt § 67 AktG, dass diese stets unter Angabe des Namens, des Geburtsdatums, der Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl oder der Aktiennummer in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Sie als Aktionär trifft dabei die gesetzliche Pflicht, uns diese Angaben mitzuteilen. Neben den Daten, die im Aktienregister unserer Gesellschaft gespeichert oder auf Aktienurkunden der Gesellschaft angegeben sind, verarbeiten wir Daten, die Sie im Rahmen der Teilnahme an der Hauptversammlung angeben. |
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| 3. |
Für welche Zwecke und aufgrund welcher Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Wir verarbeiten Ihre Daten unter Beachtung der Vorschriften der DSGVO, des BDSG, des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften. Bei der Verwendung Ihrer Daten halten wir uns an die im AktG vorgeschriebenen Zwecke. Diese umfassen die Führung des Aktienregisters, die Kommunikation mit den Aktionären und verschiedene Vorgänge im Rahmen der Abwicklung von Hauptversammlungen. Die Verarbeitung der Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfolgt zu dem Zweck, die Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten) zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist hierbei das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Ergänzend erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Auch in diesen Fällen bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO die maßgebliche Rechtsgrundlage. Wir verarbeiten Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Bevor wir Ihre Daten auf dieser Rechtsgrundlage verarbeiten, prüfen wir in jedem Einzelfall, ob unsere Interessen im Rahmen einer Abwägung gegenüber Ihren Interessen tatsächlich überwiegen. Um Fälle unseres überwiegenden Interesses handelt es sich beispielsweise, falls wir Analysen und Statistiken erstellen (z.B. eine Übersicht über die größten Aktionäre) oder falls wir bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre oder Gruppen von Aktionären aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausnehmen müssen, um Rechtsvorschriften bestimmter Länder nicht zu verletzen. Ein berechtigtes Interesse unsererseits liegt ferner vor, wenn wir illegale Aktivitäten, Betrug oder ähnliche Bedrohungen verhindern oder aufdecken wollen, um uns vor Schäden schützen zu können. Sie können nähere Informationen zu einer solchen Interessenabwägung bei unserem Datenschutzbeauftragen unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse erhalten. Sofern wir Ihre Daten für einen zuvor nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie darüber zuvor im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen informieren und, sofern erforderlich, Ihre Einwilligung einholen. |
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| 4. |
An welche Empfänger werden Ihre Daten von uns ggf. weitergegeben bzw. gegenüber welchen Empfängern werden sie offengelegt? Wir setzen für die technische Wartung unseres Aktienregisters IT-Dienstleister ein, die bei der Verarbeitung Ihrer Daten nach unserer Weisung agieren. Ferner setzen wir zur Durchführung der Hauptversammlungen externe Dienstleister ein, die für die technische Infrastruktur, die Dokumentation der Hauptversammlung sowie ggf. weitere Maßnahmen verantwortlich sind. Soweit solche Dienstleister in Berührung mit Ihren Daten kommen, agieren sie nach unserer Weisung. Weiterhin können andere Aktionäre und Hauptversammlungsteilnehmer Ihre im Teilnehmerverzeichnis enthaltenen Daten während der Versammlung und ggf. bis zu zwei Jahre danach einsehen. Sofern ein Aktionär verlangt, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt werden, machen wir diese Gegenstände bei Vorliegen der erforderlichen Voraussetzungen unter Angabe des Namens des Aktionärs gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften bekannt. Auch Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären machen wir ggf. gemäß den aktienrechtlichen Vorschriften unter Angabe des Namens des Aktionärs auf unserer Internetpräsenz zugänglich, sofern die Voraussetzungen vorliegen. Schließlich kann uns die Verpflichtung treffen, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, insbesondere Behörden, zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten zugänglich zu machen. |
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| 5. |
Wie lange speichern wir Ihre Daten? Wir löschen oder anonymisieren Ihre Daten, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und soweit keine gesetzlichen Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten – insbesondere nach dem AktG, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften – uns zu einer weiteren Speicherung der Daten verpflichten. Die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten werden entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Speicherdauer gespeichert. Die im Aktienregister erfassten Daten werden von uns während der Haltedauer gespeichert und nach vollständiger Veräußerung Ihrer Anteile auf Grundlage der handels- und steuerrechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten regelmäßig noch mindestens zehn Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahren wir Ihre Daten nur in Einzelfällen auf, wenn das im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen oder durch unser Unternehmen geltend gemacht werden, oder zur Wahrung unserer oben genannten berechtigten Interessen erforderlich ist. Auf Basis der gesetzlichen Verjährungsrechtsgrundlagen kann dies zu einer Speicherung von drei bis dreißig Jahren führen. Bitte wenden Sie sich bei weiteren Fragen zur Speicherdauer an unseren Datenschutzbeauftragten. |
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| 6. |
Wie schützen wir Ihre Daten? Wir unterhalten angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten vor unbeabsichtigter, unrechtmäßiger oder unbefugter Zerstörung, Verlust, Veränderung, Offenlegung oder Verwendung zu schützen. |
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| 7. |
Welche Rechte stehen Ihnen nach dem Datenschutzrecht zu? Sie haben nach den anwendbaren Gesetzen ein Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich Informationen wie z.B. die Herkunft und Kategorien der Daten, die Zwecke der Verarbeitung, die Empfänger (oder Kategorien davon) und die jeweilige Aufbewahrungsfrist. Darüber hinaus können Sie Berichtigung und unter bestimmten Umständen Löschung Ihrer Daten verlangen. Ferner kann Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Widerspruchsrecht bei Datenverarbeitung zur Wahrnehmung berechtigter Interessen Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten verarbeiten, sind Sie dazu berechtigt, dieser Verarbeitung zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Verarbeitung entgegenstehen. In diesem Fall werden wir die Verarbeitung beenden, sofern uns nicht der Nachweis gelingt, dass zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Sämtliche dieser Rechte können Sie unter der in Ziffer 1 aufgeführten Adresse unseres Datenschutzbeauftragten geltend machen. Sie haben darüber hinaus das Recht, sich über unseren Umgang mit Ihren Daten bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit |
Stand der Informationen in dieser Datenschutzerklärung: Juli 2019
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